プロジェクトのWBSの作成方法は3つあります。
一番オーソドックスなのは過去の類似プロジェクトのWBSの使いまわしです。8割同じであれば、2割追加したり交換するだけで済みます。
二つ目はトップダウン型のアプローチです。WBSの上位項目から徐々に詳細化していく作成方法です。利用者が目的を達成するために何がそろっていなくてはならないかを考えます。それらを最終成果物として、次に構成するコンポーネントや部品を考えます。次にそれらのパーツをどのように調達するのか、または開発するのかを考えます。上位のものから下位のものへと扱いやすいチャンクになるまで詳細化していきます。
最後の三つ目は、ボトムアップ型のアプローチです。こちらは小さなものから、グルーピングしながら大きな単位に集約していく方法です。
私がするのは、粒度は気にせず、成果物から、その構成要素やパーツ等、思いつくままに抽出していきます。その後、似たエレメントや似た粒度のものをクラスタリングしていきます。そして上位の概念でキーワードを付けていきます。ある程度構造化できたところで、全体のつながりや、上位から下位への流れをチェックして終了です。
どのアプローチを使ってもいいですが、ポイントは関係者全員で作成することです。多くの目でチェックすることで抜け漏れが防げるだけでなく、プロジェクトチームのエンゲージメントも高めることができます。