マレーシア会社は、会議を開催することによって重要な事項を議論し、決めることができる。会議の種類は、株主総会、取締役会、債権者集会、管理職会議などがある。そのうち、マレーシア会社がよく開催する会議は取締役会である。
会社の取締役会は会社の経営を担当するため、定期的に会議を開催して意思決定を行い、社内管理を監督し、会社の発展方向を決める。取締役会の決議は書面で行うこともできるが、取締役会では、取締役たちは集まって議論をしたり、様々な意見を交換したり、会社事業に関する事項を審議・解決したり、会社の現状を更新・了解したり、協力して考えたりすることができる。会社は緊急な事項について決議を必要とする場合、定期的な取締役会の間に臨時取締役会を開催することができる。
- 取締役会の招集通知
取締役又は秘書役は、取締役の要請に応じて取締役会を招集する権利を有する。取締役会の招集通知はマレーシア国内にいる取締役全員に送る必要がある。招集通知の内容には、取締役会の日時、場所、議題の内容、スケジュールが含まれる。
- 取締役会の開催方法
取締役会は、以下のいずれかの方法で開催することができる。
(1) 対面会議：定足数以上の取締役たちに指定された場所、日時で会議に参加させる方法。
(2) ビデオ会議又は電話会議：オーディオ、ビジュアル、又はオーディオ・ビジュアルの方式で、異なる場所にいる取締役をオンラインで接続して会議に参加させる方法。当該方法のデメリットは、ネットワークの不安定性により会議がうまく進まない可能性があることである。
- 取締役会の流れ
取締役会の流れは以下の通りである。
(1) 取締役会の構成員はニーズに応じて取締役会の日時及び場所を決める。
(2) 会社秘書役は議長と協議した後、取締役会の議題及びスケジュールを取締役会に関する資料と合わせて取締役会の構成員に送る。全ての取締役会の構成員は会議前の7日までに書面通知を受け取る必要がある。取締役会の構成員の書面による同意がない限り、会議の招集通知の義務は免除できない。
(3) 通常、定款には取締役会の定足数が取締役会によって決められると定めている。明確に定められていない場合、定足数は取締役の過半数となる。定款に定足数が定められておらず、かつ、取締役会も定足数を定めていない場合、取締役会に通常出席する取締役の人数を定足数とする。
(4) 取締役は取締役会の議長を選出し、その任期を定める権利を有する。議長が選出されない場合、又は議長が会議開始時間から15分以内に出席しない場合、取締役会に出席している取締役のうちの1人は議長となる。
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