電磁的方法用フォーマットは本記事の下部にあります。
令和2年7月8日
会員各位
矢口小学校PTA会長 塩澤 正徳
令和2年度 定期総会 の ご案内
夏至の候、会員の皆様にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃よりPTA活動に、ご理解、ご協力を頂き、誠にありがとうございます。
さて、今般の新型コロナウイルス感染拡大により会員の皆様におかれましても、多大な影響が生じていることと存じます。心からお見舞いを申し上げます。さて、当PTAは、安心安全に十分に配慮しながらも一刻も早く活動を再開すべく、定期総会を開催することといたしました。ただ、参集のご不安がある会員様もおられることかと存じますので、本総会に限った特別措置として、書面及び電磁的方法での参画も認めることといたしました。また、会則第14条1項によれば定期総会への議案提出は常任委員会での承認を経て行うべきところではありますが、今般の特別な環境下で常任委員の決定が難しかったこと等を鑑み、6月13日(土)に開催いたしました第4回役員会での承認をもって添付の議案を提出することをご了承いただきたく存じます。
末筆ながら、皆様のご健康を心からお祈り申し上げます。
記
○日 時 令和2年7月20日(月)午後3時より
○場 所 矢口小学校 2階 多目的室
○議 題 第1号議案 令和元年度 矢口小学校PTA 事業報告 承認の件
第2号議案 令和元年度 矢口小学校PTA 会計報告 承認の件
第3号議案 令和2年度 矢口小学校PTA 事業計画案 承認の件
第4号議案 令和2年度 矢口小学校PTA 予算案 承認の件
新型コロナウイルス感染拡大の状況により、内容を変更する可能性があり、その場合は改めて周知いたします。
以上
※開催にあたっては十分な空間の確保や換気により感染防止に配慮してまいります。正確な来場人数把握のため、来場にて出席いただける方は所定の期限までに来場出欠票のご提出をお願いします。ご連絡なき来場の場合、来場での出席をお断りすることがございます。また、検温、マスク着用等十分な配慮をお願いいたします。添付の会議資料はご持参ください。
※総会に書面または電磁的方法で参画される場合には、以下をよくお読みになり、所定の手続きを行ってください。
※総会に欠席される場合には、委任状を提出ください。
●書面及び電磁的方法での出席、表決について
矢口小学校PTA会則(以下「会則」という。)第10条から第17条には会議についての規定がありますが、本定期総会に限り、来場での出席の他、書面または電磁的方法による意思表明も有効とみなします。
●書面による表決の具体的方法について
本案内に添付する書面表決書(以下「書面表決書」という。)を、所定の期限までに担任の先生へ提出することを要件とします。書面表決書以外を使用した場合、または、期限を過ぎてのご提出については出席、表決のいずれも認めません。
●電磁的方法での表決の具体的方法について
記載必須事項(各議案に対する賛否、会員様・お子様のお名前およびお子様の学年・クラス)を、所定の期限までに当PTAが指定するメールアドレス(添付QRコードを読み取ってください)までメールを送信することを要件といたします。議案への賛否が判別不能な場合、記載必須事項に不足がある場合、または、期限を過ぎての受信については出席、表決のいずれも認めません。なお、受領連絡または不備発生時の役員会からの訂正ご依頼連絡は致しません
●電磁的方法での委任について
会則第11条にある「委任状」について、本定期総会に限り、電磁的方法での提出を認めます。記載必須事項(議決を委託する旨、会員様・お子様のお名前およびお子様の学年・クラス)を、既定の期限までに当PTAが指定するメールアドレスにメールを送信することを要件といたします。委任の意思が判別不能な場合、記載必須事項に不足がある場合、または、期限を過ぎての受信については委任を認めません。書面表決書と委任状の内容両方を電磁的方法により提出した場合、書面表決書を優先します。
●電磁的方法での来場出欠の申請について
来場の有無を電磁的方法で申請する場合は、本案内に添付される来場出欠票と同様の内容を、所定の期限までに当PTAが指定するメールアドレスまでメールを送信してください。
●出席及び表決に疑義が発生した場合の取扱について
疑義が発生したものについては、役員会において協議し取扱を決定します。なお、議事に入る前の定足数の確認の際に、疑義がある旨をご報告します。
●書面及び電磁的方法での表決における意見質問への回答について
議事録への掲載及び総会終了後の会員への書面での配布にて公示いたします。
====以下、提出フォーマット====
PTA役員会宛
( 年 組)児童氏名:( )※兄弟姉妹が在籍している場合は一番下のお子さんの名前を記入ください会員氏名:( )
■来場出欠票
定期総会会場へ来場での ( 参加をします / 参加はしません(委任等、別の表決方法を含む) )
※参加もしくは不参加のいずれかを残して不要なものは削除してください。
来場で参加される方は以下の記載は不要です。
来場で参加されない方は以下のいずれかの( )に レ チェックを入れて下さい。
( )書面表決書(書面で議決権を行使する場合)
第1号議案 令和元年度 矢口小学校PTA 事業報告 承認の件 ( 賛成 ・ 反対 )
第2号議案 令和元年度 矢口小学校PTA 会計報告 承認の件 ( 賛成 ・ 反対 )
第3号議案 令和2年度 矢口小学校PTA 事業計画案 承認の件 ( 賛成 ・ 反対 )
第4号議案 令和2年度 矢口小学校PTA 予算案 承認の件 ( 賛成 ・ 反対 )
議案に対するご意見があれば記入ください:( )
※賛成もしくは反対のいずれかを残して不要なものは削除してください。
( )委任状(議決権を他の者に託す場合)
令和2年度PTA定期総会における表決を( )に委任いたします。
委任者名が空欄の場合は、会長への委任とみなします。書面表決書と委任状の両方に記入した場合、書面表決書を優先します。
====以上、提出フォーマット====
提出期限:令和2年7月11日(土)まで