職場で必要なスキル3 OCRソフトを利用して書類のテキストデータ化

　印刷された書類をＷＯＲＤやＥＸＣＥＬ等パソコンに打ち込まなくてはならないことってありますよね。そういう時に印刷された文字をスキャナーで読み込みパソコンに文字として取り込めるソフトがあります。ＯＣＲソフトです。　

　ＯＣＲソフトにも色々あり認識率にも差があるようです。ＯＣＲソフトでＴＥＸＴに変換すると原稿の品質にもよりますがところどころ変換を間違えるので修正が必要です。その場合の裏技として、”置換”で間違えをまとめて修正すると効率的に修正入力できます。

　原稿に汚れがあると何らかの文字に変換してしまいますので原稿はきれいな方が良い。スキャナのガラス板はきれいに拭いておくことが必要です。さらなる裏技として画像ソフトを使用し原稿の汚れをきれいにしているとそのうち超裏技を思いつきます。この超裏技を使うと表の認識率が極端に向上します。我ながら寂しいブログですので、コメントを投稿していただいた方に超裏技をお教えいたします。

　オフィスでスキャナの使い方を知らなかった人にこのテクニックを教えたら何でもかんでも電子データ化してアウトプットが増えました。そうするとこちらに跳ね返ってくるので知らない同僚には教えない方が得策でしょう。私は皆に何でも教えてしまうが、他の人は自分にメリットのないことは絶対やらないようだ。ＯＣＲソフトを買おうと提案したらＯＣＲとは何だと言う上司もいた。

　フリーＯＣＲソフトもあります。ＳｍａｒｔＯＣＲ　Ｌｉｔｅです。http://ocr.rossa.cc/

　その後、勤務先の公共パソコンにＯＣＲソフトが入っているのに気がついた。ＯＣＲソフト”いきなり®PDF to Data 7”は優れ物でＰＤＦ形式でスキャンした表をあっという間にＥｘｃｅｌファイルに変換した。ページ数も多かったが全ページ同じ数のシートに保存出来た。認識率はさほど良くないがソフトの価格が安いようだ。

　今日、Microsoft Office 2003のツール”の中にある「Microsoft Office Document Imaging」というソフトにＯＣＲ機能があることに気づいた。複数ページ毎、Ｗｏｒｄにまとめてテキスト出力してくれる。認識率はかなり良い。

　もう一つ「Microsoft Office Document Imaging」は複数ページのイメージから1ページづつ分解できるのも便利だ。

　最近（2010年6月）、スキャナのＯＣＲソフトをリリースしたとＥＰＳＯＮからメールがあった。危うく見落とすところでした。使ってみると変換しない部分もあるが、割合具合が良い。ＥＰＳＯＮのＨＰからダウンロードできます。

　再就職後のオフィスは誰もＯＣＲと言う言葉も知らないようだ。このテクニックは他人に教えず自分だけの特技としておこう。

重要→　あなたはGHQにより洗脳されたままです。

 

職場で必要なスキル2 複合機を使い書類の保存 ＯＣＲ 文字化け 罫線の消し方

　最近のコピー機やプリンタは複合機となっていてスキャン機能があり、電子データとして保存ができます。

　ほとんどの方はご存知でしょうけれど私の同僚は全員この機能を知らなかった。知らなくても紙の書類を使えば良いので以前と同じ仕事のやり方は出来る。

　しかし、電子データ化しておくと便利なことが多々あります。紙書類の電子ファイル化も応用の範囲になり思いつかない人が多い。

　大量の書類を連続して読み取り１つのファイルにセーブし、ページコピーや分割が出来る画像ソフトで後から１ページづつに分割しファイル名を変えて保存することも出来ます。

　オフィスのコピー機にスキャンボタンがあれば、複合機のＵＲＬを確認しスキャンデータの格納方法を聞くだけでわかる。これはスキルと言うより職場では常識の範疇でしょう。

ＯＣＲハイテクニック

ＯＣＲは罫線があると文字化けするので罫線を消す必要がある、罫線を消す方法はビットマットで読み取り、ペイントで読み取り罫線に白をながせば表の罫線が一瞬で消えます。この方法はノウハウで教えたくないぐらい便利です。

重要→　あなたはGHQにより洗脳されたままです。