Googleカレンダーの予約スケジュールで面談管理が劇的に楽になった

「全体ゼミ」は１週間のうち授業コマとしてみんなの都合のいいコマを設定しているのだが、各ゼミ生の研究相談やら、進路相談は、「個人ゼミ」として、学生さんや私の空き時間に入れることにしている。今までは、私のスケジュールを公開して、それを閲覧して、「この時間空いていますか？」「いいですよ。」というやりとりをメールでしていた。

11月下旬は学部２年生のゼミ決定時期で、面談の問い合わせがちょいちょい来る。そうなると、「この時間空いていますか？」という問い合わせが大変だ。研究室にいるときは、Macの広い画面で確認し、返信ができるのだが、そうじゃ無い場合はiPhoneで確認して返信するという、老眼の私にとってはかなり苦労する作業となる。

ということで、Googleカレンダー予約スケジュールを導入した。Googleアカウントを持っていれば誰でも作成できる。

始めは私の個人アカウントで作成したのだが、有料アカウントでありながら、他のカレンダーの参照ができない。

予約スケジュールのいいところは、１日のうちのある時間帯（例：9:00〜17:00）を設定し、スケジュールが無いところに「面談可能時間帯」を勝手に作ってくれる。

個人アカウントで他のカレンダーができないので、大学アカウントで作成したら、簡単に私の個人アカウントのカレンダーを参照できた。なにか権限が違うのだろうか？

時間帯設定のコツ

学生さんは授業がつまっているので、自分の授業の空きコマに面談を入れてくる。だからこちらの予約時間帯もそれに合わせて設定しなければならない。２コマに渡っている面談時間帯だと、学生さんは２コマ連続で空いていないと予約ができないことになる。

だから、１つの面談時間を50分に設定し、１日の面談開始時間帯を9:40からにする。そうすると、２コマ目が10:30からとなり、これは本学の２限開始より10分遅れてのものとなる。２限が空いている学生さんは予約ができる。そして次の開始時刻は12:10となり、その次は13:00となる。13:00は３限開始時刻だ。昼休み時間帯は、「緊急用」というアナウンスをしている。

面談時間を50分にしているのは、授業１コマ90分＋休み時間10分で、合計100分となり、面談時間帯を２コマ入れられるからだ。効率が良い。

Googleならではの通知機能

面談予約をする人は、希望時間帯をクリックし、必要事項を入力する。

メールアドレス入力を必須としているので、予約を送信すると、通知が入力したメールアドレスに届く。大学アカウントでログインしていない場合、通知コードを入力しなければならないのだが、そうすることで、確実性が増す。

そして私のカレンダーに自動で予約が入り、そのスケジュールのコメント欄に「面談を受け付けました。」と入力して保存すると、相手にメールで通知が行き、予約完了となる。開始時刻10分前にも通知が行くようになる。これで予約忘れが防げる（はず。それでもすっぽかした学生がいたので、しばらくこの予約システム使用禁止にして、当日連絡させた。当日だったら忘れないだろうから。）。

それから素晴らしいことに、相手のGoogleカレンダーにも面談時間帯がスケジューリングされる。これで忘れない（はず。１名カレンダー機能を今まで使ったことがないという学生がいて、驚いた。１回ダブルブッキングをしてトラブった。その後Googleカレンダーを使わせた。）。

終わりに

これを導入し始めた時期に、学生さんにどんなスケジュールアプリを使っているのかを尋ねた。iPhoneのカレンダーを使っていて、不便だと言う学生さんがいた。Googleカレンダーアプリだったら、月表示でもスケジュール内容が文字で現れるよ、とアドバイスしたり、中にはスタンドアローンのスケジュールアプリを使っている人がいた。他のカレンダー情報と同期できるということさえ知らない人もいた。

学生さんは、Z世代、デジタルネイティブなんていわれているのだけれど、「これができたらいいな」ということを調べてそれが出来るアプリを導入したり、機能を使ったりということを、想像以上にしない。スマホは生活で使っているけれど、自分のニーズに合った、もっと便利になる機能を使おうとしない。

これって、学校でICTが導入されてきて、でも、なかなか使わないアラフィフ世代とそう変わらないのでは？と思ってしまう。

いやいや、もしかして、私のようにWindows3.1からPCを使い始めて、何でもデジタルでできるはず、と、いろいろ足掻いているアラ還は希有な存在なのだろうか？MacFANを毎月読んでいるなんて、周りに誰もいないからなぁ。

AirTagがiPhone（のみ）で認識できなくなった時にする１つの方法

iPhoneにAirTagの通知が来るようになった。

初めはわからず、そりゃあ、自分のAirTagをいつも持ち歩いているから、何かの確認なのかな？と思っていたら、そうじゃなくて、ストーキングされているかも、というアラートらしい。なんで？と思ったら、自分のiPhoneでAirTagが登録されていない。

ついこの間まで、鍵に仕込んだAirTagがiPhoneと離れると通知が来ていたのだが、それもなくなったなー思っていたら、なんとiPhoneでAirTagが見つからない。iPadProでは表示されている。何でiPhoneで登録されていないんだろう？と思って、再度登録しようとすると、こんな画面が出て先に進めない。

いやいや、２ファクタ認証はされているはず。Appleのwebページから自分のアカウントを確認しても、２ファクタ認証は設定されている。iPadProで確認しても、されている。

毎日毎日（決まって朝）「AirTagはあなたと……」というアラートと、AirTagのピコピコという音が発生して気になるから、結局Appleサポートの電話で対応してもらった。

 

平日ということもあって、Appleサポートにアクセスすると、２分以内に電話がかかってきて対応してくれる。素晴らしい。他のメーカーの何分も何十分も待たされるサポートとは段違い。

それで、AirTagのリセットやら、iPhoneの再起動やら、指示されたことは全ておこなっていた。そして最終的に指示されたのは、iCloudのオンオフ。しかしこれをやってもダメだった。結果、私の時間切れで１日目は詰んでしまった。

サポートのリモートにより、iPhoneを診断してもらったら、バッテリーがへたっているという診断しか出なかった。それが原因？なんて言われたけれど、バッテリーを変えるのだったら、新しいiPhoneを買う。それでも、サポートは

「きちんとAirTagが今のiPhoneで認識されるように最後までしっかりサポートします。」と言ってくれた。頼もしい限り。

２日目、サポートの担当者が変わっても、サポートIDを伝えると、前日のやりとりが記録されていて、それを参照してもらえるから、話がスムーズで助かる。

結局行き着いたのは次の対応策。

AppleIDのログオフ＆ログイン

だった。サポートも「不具合が出るかもしれないから、これは最終手段」と言っていたのだが、初めから自分でここに行き着いていれば良かった……。

ログイン情報がiCloudで同期されていなかったのが原因らしい。だから、iPadPro（や、Mac）で、AirTagが認識されても、iPhoneでは見えなかったということだ。

でも、これにはリスクがある。バックアップはiCloudに取ってあるので、AppleIDから抜けるということは、iPhoneをリセットするのとほぼ同じ。

一番困ったのは、Wallet情報が全部跳んでいるということ。バスに乗ろうと思ってApple WatchでSuicaを出そうとしたら何も出ない。焦ったー。

ひとつひとつ再登録して、Apple Watchが認識するまで結構時間がかかる。

便利なものに頼りっきりになると、それが使えなくなったときに非常に困るし、再設定しようとすると、設定したときのことは全部忘れている。ここら辺、何とかならないと本当に便利を実感できないんだろうなぁ。

それにしてもAppleサポートの底力には感服した。