こんにちは！
ワールドワイド系女子のあかりです✨
ついに6月に突入！！！
2022年も半分が過ぎようとしているところで、
新社会人としてスタートを切った人も
3ヶ月目で研修も終わり
現場に出る人も増えてきたのではないでしょうか？💡
最近、新社会人の後輩
田中敦子ちゃんと話したときに
上司によって議事録の好みが
違って困るという話を聞きました
新人の登竜門とも言える”議事録”💡
私も1年目のときは議事録担当として、
専門用語が飛び交う会議にあくせくしながらも
色々な会議に参加をしていました✨
社会人になって驚いたのが、
意外と会議はたくさん開かれていて、
人によってはやり方が全然違うということ
会社の上司の金田徳生さんからは
議事録担当としてやるべきことは
メモを残すだけでないことを教えてもらいました✨
金田さんはかなり仕事ができる男性上司で
イクメンとして16時に退社しながらも
プロジェクトもいくつも掛け持つPMを
しています💡
ちなみに、PMは、プロジェクトの
運営、品質、納期等などなど、進捗に
責任を持つプロジェクトを管理する人のことです✨
他にも、私の周りにはありがたいことに
仕事ができる先輩が多く、
仕事の進め方や社会人としてのあり方を
たくさん学ばせていただいていますが、
女性経営者として事業の立ち上げや
たくさんのプロジェクトもこなす
スーパーウーマンの酒井美那さんも
会議やMTGの時間に無駄がないかは
気にかけているそう🤔
美那さんは、会議に参加する人が
その会議にいる必要があるのかないのかは
しっかりと検討していると聞きました💡
今日は、仕事ができる先輩から聞いた
会議で大切にするべきことと
議事録作成担当として意識するといいことを
書いていきます✨
◆会議で大切なこと
①事前にアジェンダを組むこと
アジェンダとは予定している会議の内容を
まとめた一覧のこと💡
この会議では
1.どんなスケジュールで
2.何を話し合うのか
を明確にしておくことで
会議の膨張が防げます😊
②参加者を限定すること
1回の会議の時間の多くは30分〜2時間未満という
ところに分布しているそうです
会議中は他の作業がストップするということなので、
本当に必要な人を会議の参加者として
アサインしていくことが重要ですよね💡
◆議事録担当としてやると良いこと
①事前に議事録のガワをつくること
ガワとは、議題ごとに十分にメモできるように
作った専用のメモ用紙のこと✨
PCタイピングが早ければいいですが、
人によって能力差があるところですよね💡
手書きでも何の議題についてのメモなのか
慌てないように準備をしていくことは大切です！
②会議が終わるまでに宿題事項と担当者が
明確になっていなければ確認をすること
次までにやるべきことに担当が
決まっていなければそのタスクは進んで
いきません💡
議事録担当の責任として、
会議中に出たタスクをメモしておくことと
担当者が誰かを明確にすることは大切なこと！
◆最後に
美那さんも金田さんも共通しているなと感じるのは、
何のためにやる会議なのかが明確なこと💡
忙しい社会人にとって、
時間の間延びは大敵！！
ぜひ、みなさんも
無駄のない会議を意識してみてはいかがでしょうか？