テレワークのススメ３「テレワークを阻害するもの１」

本記事からいよいよ本題です。

表題の件、皆様はどのように思われますか？

本記事では３つに分けてお話ししてみたいと思います。

毎日会社に行く理由は？

表題、もっと平たく言うならば、

「なぜ毎日会社に行くのだろう」

というギモンになります。

「会社に行かないと、総務の〇〇ちゃんや営業の◇◇君に会えないから」

これは、立派な理由です。

筆者は個人的には良く分かりますが

仕事に絞って考えてみましょう。

「会社に行かなければ給料がもらえないから」

ちょっと飛躍しているようですね。

その間があるはずです。

「会社に行かないと仕事ができないから」

近づいてきました。もう少し掘り下げましょう。

なぜ会社に行かなければ仕事ができないのでしょう。

「仕事に必要な資料や書類が会社にしかないから」

つまり？

「資料や書類を見るために会社に行く」

どうやら根源的な理由はこれ、のようです。

ということは、逆に言えば、

「仕事に必要な書類や資料が社外から見ることができれば

会社に行かなくても仕事が続けられる」、

ということなのです。

いきなり結論めいた申し上げ方になりますが、

そういうことなんです。

テレワークを阻害する最大の要因は、「会社に紙の資料があること」。

会社に紙媒体で資料が存在しているから、会社に行く、のです。

もっと言えば、多くの方々の日々は、

「紙媒体に縛られて仕事をしている」ということになります。

でもこれは、文化的背景からやむを得ないことではあります。

古くから、様々な連絡は紙媒体を主流に行われていました。

業務連絡、回覧、指示、辞令、通達、会議資料、などなどなど、、、

会議ともなれば対象者分の紙資料を用意し、

ステープル留めをして、予め出席者の席に並べておく、ということが

極めて当たり前の日常でした。

逆に、資料がないと「あれ？資料は（怒）」と、担当者は怒られました。

それから時は流れ、「情報化社会」なんて言葉が使われて久しく、

経営資源のひとつに「情報」が加えられることになり、

「情報」の大切さが認知されるようになりました。

それに伴い、様々なインフラが整ってきました。

紙媒体はデータで保管されるようになり、

連絡はメールで行われるようになり、

スマホが各社員に貸与されるようになりました。

お蔭で電話連絡は個人個人に直接行われるようになり

かなり自由度が上がってきましたが、

「テレワーク」を実践するにはまだもう一歩、前進が必要でした。

共通データの保管と閲覧

重要な資料は、二つ穴が開けられ、会社のキャビネットに綴じられています。

場合によっては、そのキャビネットには鍵がかけられ、

だれでもいつでも閲覧することはできませんでした。

それから社内サーバーが設定されるようになり、

（インターネットに対比して、「イントラネット」と呼ばれていました。

今ではそれすら死語に近いようですが）

比較的重要な資料も共有データとして保管できるようになります。

そして閲覧権限の設定によって、キャビネットのカギのような運用もできるように

なります。

ここまでくればあと一歩です。

商品資料や説明書、概要書、企画書、提案書（ひな形や過去の実績）、等々、

詰まるところ、

キャビネットの中に分厚い２つ穴のファイルに綴じられた何万枚という紙は、

スキャニングによって電子データとなって、共通の保管場所にデータとして

入れておくことで、誰でもいつでも、どこにいても見られるようになります。

というわけで、まずは一つ目の要因がわかりました。

まずは、「紙媒体からの脱却」を考えてみましょう。

これは手軽で、確実で、簡単に始められる方法です。

具体的な方法は、あとの記事で記載させていただきます。

要因の一つ目、紙媒体からの脱却は比較的簡単にクリアできそうですが、

実は２つ目、３つ目の要因の方が根が深く、ハードルとして高いもの

なのです。

でもテレワークを実践するためには最低限超えなければならない

ハードルですので、次からの記事もぜひご覧ください。

追記

尚、繰り返しになりますが、本シリーズの冒頭でも述べましたように、

すべての部署や業種でこれが適用するのは難しい場合もあります。

特に、経理、財務、法務関連の方々にとっては、

紙媒体から脱却することは「極めて困難」なケースがあります。

それは「外部から紙媒体が来る」から、です。

これはまた、あとのエントリーで書きたいと思います。