「ススメ」の「阻害要因２」として記載しました内容への
対応策です。
皆様は本シリーズをここまでお読み頂いておられるわけですので、
基本的に「電子データに合わせた仕事のスタイル」への移行は既にお済み、
と思います。
さらに前記事により、
紙媒体からの脱却についても一定のご理解を頂けた、
というのを前提にさせて頂いて、
ここでは
「そのスタイルをテレワークで実行するために」について
お話ししたいと思います。
【１】まずはメールです。
皆様は社用で日常的に「何」をお使いでしょうか。
（１）outlook.jpもしくはoutlook.comなど（Microsoft）、
（２）yahoo.jp、など（フリーメール）
（３）gmail.com（Google）
（４）nifty、ocn、so-net、biglove、など月額発生するプロバイダー提供系
（５）法人の独自ドメイン
（「ドメイン」というのは、メールアドレスの「＠」の直後の文字のことです。
大抵ここに社名に準じる文字列が使用されます）
テレワークを考えると、（１）～（４）を使用されている場合は、
ノープロブレムです。
メールについては何も問題なく、今日からでもテレワーク可能でしょう。
（１）～（４）に該当される方々は、
以下を飛ばして次のエントリーにお進みください。
（本当は一気に書いてしまいたかったのですが、少し長くなりそうなので
メール関連で一旦公開させていただきます）
（５）に該当される方々は、少々面倒、かもしれません。
本来は会社で使用するのは（５）が良いのです。
メールを送受信する際に使用されるメールサーバーが
セキュリティが担保された状態にあるからです。
平たく申しますと、外部から盗み見されにくい状態にあるということです。
業務で使用するメールですから、色々な機密事項も連絡されるでしょう。
その内容が外部から見られる危険性がほぼゼロになることを、
ドメインの管理会社が保証してくれている状態にあります。
この場合、メールの送受信を行う際に使用するメールサーバーも、
セキュリティが保証された安全な場所にあるわけですが、
問題はその場所、なのです。
安全な場所にあるために、
社外からアクセスすることは原則としてできません。
つまり本人であっても、自分宛のメールを社外からは見ることが
できないのです。
家の鍵を失くしてしまったら、本当に住人なのに簡単に家に入れない
のと同じようなイメージです。
この鍵のことをファイヤーウォールと申しますのですが、
メールサーバーがファイヤーウォールに守られているので、
今度はそれが邪魔してしまう、ということなのです。
自社独自のドメインで運用されておられる会社さんは
多分技術系のサポート担当がおられると推測し、
その際もご担当者がサクサクとご対応されるのではないかと思いますが
もし
独自ドメインを使っているけど、そんな技術担当はいない、
という会社さんの場合は、
少し強引なやり方ですが、テレワーク用のメールアドレスとして
無料で取得できるgoogleのgmailを取得されることをお勧めします。
googleの場合、メール以外にも様々な機能が提供されており、
その際のアカウント（使用者というくらいの意味です）は、
取得したgmailアドレスをIDとして使うことができます。
少し以前は、（４）で挙げました、
月額が発生するプロバイダーが管理しているメールでないと、
セキュリティが不安、ということがありましたが、
現在は、outlookでもgmailでも、セキュリティ的には遜色ないと
思います。
これまで、筆者の知る限りではメールの内容が盗み見された、等の
事象は起きていないと思います。
何しろバックボーンがMicrosoftとかyahooとかGoogleです。
そのような事象が起きれば、各社の評判がガタ落ちになりますので、
各社ともメンツをかけてセキュリティは保全してくれています。
何しろ無料ですし、手軽ですので、
ここも割り切って、活用されることをお勧めいたします。
それでは、次のエントリーにお進みください。
次は「クラウドにデータを保存する」です。
簡単だし。