「テレワークのススメ」で記載しました一番目の阻害要因、
「紙文書」と、「紙からの脱却」に取り組んでみましょう。
紙文書は本当に長い期間、人類とともに歩んできました。
その役割は、単なる記録からその時代その時代の伝達や通達、
悠久の時を超えて太古に思いを馳せる学者や文学者たちへメッセージ、
書籍、書物、近代では雑誌、機関紙、フリーペーパーなどなど、
形と用途を変えながら進化してきました。
まさに、人類の歴史を支えてきたと言っても過言ではないでしょう。
現代でも紙媒体は様々な場面で便利に活用されています。
スマホはタテ画面で使われることが多いですが、
パソコンは大抵の場合、ヨコ向き画面です。
そのくせ、多くのビジネス文書は縦長で作成されますので、
パソコンの画面では見づらい、のです。
データで送られてきても一度印刷して紙媒体で確認する、
という行為も極めて日常的に行われます。
書類としての手ごたえや、内容の一覧性は紙媒体に勝るものはないでしょう。
歴史も長く、利便性の高い紙媒体を「阻害要因」と呼ぶのは
誠に心苦しいのですが、
ことテレワークという立場からは阻害しているのは事実なわけで
ここは割り切って参りましょう。
【１】紙媒体を電子化しましょう
紙媒体をスキャナーでスキャンしてデータファイルにします。
・・・何をいまさらな感じですが、
紙媒体からの脱却の大部分はこれに尽きるのです。
作業が面倒で煩雑だったり、
ファイルの仕訳が面倒だったり等々
作業自体の面倒さや煩雑さがネックに
感じられるかもしれませんが、
最近は便利な機器が増えてきました。
大型の複合機をお使いの方々は簡単です。
そもそも基本機能にスキャナーは含まれていますし、
ネットワーク対応も完了していますので、データの蓄積先も自動的です。
さらに自動原稿送り装置が装着されている機種ならば、
あっという間に書類の束がスキャンされます。
最近は、大型の複合機でなくてもプリンター、それもインクジェットプリンター
の進化形にもスキャナーが標準装備されている機種が増えてきました。
さらに自動原稿送り装置も標準搭載されている機種もありますので、
大型の複合機の代わりにお使いいただくことも可能でしょう。
しかも価格は１万円代からあります。
最大用紙がA4まで、とか
印刷速度が大型のものに比べて遅い、
という実用上のデメリットもありますが、用途としては十分です。
「インクジェット複合機＿自動原稿送り装置」
で検索していただくと色々出てきます。
プリンターはもう良いのがあるんだよねーという場合は、
スキャナーの単機能機の進化形の選択肢もあります。
ドキュメントスキャナーというカテゴリーの商品です。
「ドキュメントスキャナー」で検索いただくと、これも色々出てきます。
お勧めは、富士通の「ScanSnap」という商品です。
いきなり個別の製品名となっており恐縮ですが、
この商品の歴史の長さ（PFUという会社時代から含め）と
信頼性（世界シェアNo.1をキープ）は、現在もダントツですので
自信を持ってお勧めしたいと思います。
等々の便利なツールを駆使して、早速手元の紙媒体をスキャンして
参りますが、その際の注意点があります。
１）やみくもに手あたり次第にスキャンしないこと
大切なポイントなのですが「スキャンすること」が目的ではありません。
「関係者内で共有したい資料を、
誰でもいつでもどこからでも閲覧できるようにする」のが目的です。
従って、この資料はこの先誰も見ないだろう、と明らかに思われる資料は
スキャン対象から除外しましょう。
多すぎるデータは暴力的に効率を低下させるものです。
２）資料として明らかに古いものはスキャンしないこと
少し以前は、「３か月の間、見なかった資料は捨てても良い」
と言われていました。
現在はもっと短いかもしれません。
データとして保管しなければならない資料は別ですが
日常的にやりとりしている資料はどんどんアップデートされますので
共有する資料としてはあまり役に立たないことが多いものです。
３）スキャン作業はなるべくみんなでやりましょう
このような作業が発生した際、専任者を決めるではなく、
関係者全員でスキャン作業をいたしましょう。
よく「ナレッジの共有」という文言で言われたりしますが、
それぞれの人は、個別にナレッジを持っているものです。
個人の持つ知的財産は、関係者内で共有されるべきで、
「関係者」はたくさんいて当然、であります。
極力全員参加で共有作業をするのが望ましいのです。
【２】既存の電子データを共有しましょう
紙媒体の資料は、上記の方法で電子データ化して参りますが
昨今すでに電子データになっているものも数多くあることでしょう。
外部から入手した画像、資料のPDF（Adobe)、
議事録を作成したWORD（Microsoft）文書、
日常一番多く使われるに違いないExcel（Microsoft）データ、
提案や企画などに使用されたPowerepoint（Microsoft）データなどなど、
既に様々な電子データが存在しているはずです。
それらのデータが、それぞれの方々のパソコンの「マイドキュメント」に
保存されていないでしょうか。
それぞれの方々のマイドキュメントデータは、「共有」されないので、
資産として活用されにくい状況にあります。
理由はひとつだけ、「マイドキュメントに保存されているから」です。
これを、共有サーバーに保存するだけで、資産として活用され、
ナレッジとして共有することができます。
【３】電子メールの添付ファイルも忘れずに共有
忘れがちなのがこれ、です。
メールを使用していると、日常的に普通にメッセージにデータファイルが
添付されてやりとりされます。
そのデータが結構重要なものだったりしますが、メールアプリに入っていると
共有されないものになってしまいます。
人によっては、メールアプリを
個人のデータベースとして便利に利用しますが、これは極めて
自己中心的な使い方と言わざるを得ません。
会社の情報は、会社で共有されるべきで、個人で囲い込んでしまうことは
本来許されません。
ここは、大いに強調したいところです。
メールの添付ファイルも忘れずに共有サーバーに保存するように
関係者内指示しましょう。
尚、スキャンデータが増えてくると必ず陥るのが書類の迷子状態、です。
「はて、どこに保存したかな」が、わからなくなってしまいます。
紙媒体であれば、付箋を付けておく等の対処ができますが、
電子データの場合はどれもこれも同じような外見になってしまうので、
あとで見分けがつかないことになってしまうのです。
これも対処法がありますので、のちのエントリーでお話したいと思います。
それと、これも重要なお話ですが、
「紙媒体はゼロにはならない」ということです。
近年、「ペーパーレス」という言葉がよく使われます。
文字の通り、「紙を使わない運用」という意味なのですが、
現実は、「ゼロ」にはなりません。
外部から紙媒体がまだまだどんどん入ってくるから、です。
日本中、世界中すべての会社、団体で、
一斉に紙媒体を使うことをパタっとやめることができるでしょうか。
将来的には可能かもしれませんが、現時点は難しいでしょう。
この記事で申し上げている「紙媒体からの脱却！」を
真面目に遵守していただくのは筆者としては大変ありがたいことですが、
紙媒体「ゼロ」を目指す必要はありません。
当座目指したいのは、「紙媒体をゼロにする」ではなく、
「紙媒体での保存や運用を極力ゼロにする心がけ」ということで
お考えいただければ幸いです。
それでは次のエントリーで
「データを中心とした仕事のスタイル」についてご紹介して
参ります。
