それではここからは
徐々に具体的なお話をさせていただきたいと思います。
筆者は奥ゆかしい性格ですので
表題を「３日で始める」といたしましたが
その気になって急げば、１日でも可能かもしれません。
この関連の実現のために様々なメーカーから、
実に様々な優秀な製品が発売されています。
どれも大変素晴らしいものばかりですが、
これらを導入しようとすると検討から意見収集まで、
すぐに何か月もかかってしまいます。
本シリーズの冒頭でも書きましたように、
とにかく簡単に確実に早く、テレワークを開始されたい
経営者様向けのお話ですので、
そこに絞ってまいりたいと思います。
ご了承のほどお願いいたします。
それと、このあと記事内にテレワークのための製品や
システムなどの具体名に言及する箇所も出て参りますが、
本文からその「製品」への直リンク設定はいたしません。
これをやると、アフィリエイト臭がぷんぷんしてしまい、
記事の主旨が一気に胡散臭いものになってしまいます。
もしご関心をお持ちの製品やシステム等があれば、
恐れ入りますがGoogle等で検索してご確認いただけますよう
お願いいたします。
【１】テレワークが可能な職種についてまずは記載いたします。
（１）営業職 ◎
商品資料、提案書、見積書作成のための資料、カタログ、社内発注書、
納品指示書、納品仕様書、稟議書、注文書、注文請書、請求書、
などなど、、、
これらは一旦電子化してしまえば、「資料を見るために会社に立ち寄る」
必要がなくなります。
従って直行直帰も可能になります。
特に営業職は本当に多くの資料や伝票が必要であり、本来の仕事である
お客様、お得意様と商談を行う時間に大いに制約を受けてしまっています。
営業職こそ、紙媒体に縛られている筆頭のようなものです。
テレワークを導入することにより、最も多くの恩恵を被るのは営業職だと
言えるでしょう。
営業効率が格段に上がりますので、会社の売上向上にも大いに貢献できる
ことになります。
こう考えてみると、営業職はテレワーク云々関係なく、もっと早い時期に
もっと動きやすい体制を作ってあげるべきだったかもしれませんね。
（２）技術サポート職 ◎
商品資料、技術資料、サポート記録などなど、
営業職同様、基本的にお客様サービスをメインとされていますので、
お客様と会ってなんぼ、のお仕事であります。
それらの職種の方々は、何百ページもの技術資料やサポート資料を
紙媒体で持ちまわっています。
資料が重いのも大きな問題ですが、それらの資料は毎日のように内容が
更新されます。
資料のメンテだけでもとてつもない工数の発生になります。
これが共有資料として統一でき、いつでも最新のものが見られるようになれば
資料メンテのための工数はほぼゼロになりますし、第一超ヘビー級の
紙媒体を持ち歩かない（外出先からスマホやPCで閲覧）で済みますので
効率も大いに向上できるでしょう。
（３）商品開発 〇
技術資料、商品開発企画書、社内提案資料、稟議書、決裁書、
予算計画書、などなど、これらも十分電子化が可能なものばかりです。
ただ、これらの部署の方々は、グループ内での共同作業がままあり、
ニュアンスや雰囲気の統一や合意が必要な場合があります。
それはやはりメールや電子掲示板ではなく、面前でないと進まないことも
あるかもしれませんので、適用は「〇」にしてありますが、
このあたりの状況は会社によって異なるかもしれません。
（４）経営企画、販売企画、宣伝企画 〇
様々な部署や外部スタッフとの折衝などが必要になる可能性があり、
完全なテレワークにはならないかもしれませんので、適応は「〇」にしましたが
これも会社によって差があるかもしれません。
法務、経理、財務関連部門は、テレワークは難しいとされています。
外部からの資料が紙媒体で送られてきたり、
紙媒体での保存が法律で定められていたり、
資料の機密性が高いので、
気軽に電子化したり外部から閲覧したりという対象にし難いことが多い
ため、です。
これらも近い将来は変わっていくでしょう。
テレワークはそのくらい重要な国家プロジェクトなのです。
【２】テレワークのための最低限の条件
テレワークを行うために必要なものを記載します。
（１）一番重要なのは「適当なところで割り切る強さ」です。
きわめて真面目に申し上げています。
慎重に検討を重ね、鳴り物入りでスタートさせた全社的なプロジェクトでも
想定と実践の間には往々にしてかなりのギャップが出てくるものです。
運用を始めてみないとわからない課題がたくさんあるものなのですが
準備を周到に行い、体制を万全に組み、大号令のもとスタートしてしまうと
それらがかえって足かせになって細かな改善ができにくい状況を
作ります。
最初から完璧を目指すのではなく、
当面の課題を少しずつ改善していくためには、
ある程度のところで割り切る必要があります。
どういう状態が、「適当なところ」なのか、の判断は多少難しいかもしれませんが、
経営者様としての強さが求められる場面です。
このようなプロジェクトは、
「小さく生んで大きく育てる」方が、結果うまくいくことが多いのです。
（２）社内の連絡手段
現代は、大抵の方はスマホをお持ちだと思います。
当面は、それを使えば連絡手段は簡単に確保されます。
本来は社用と私用は分けるべきですので、
本音を申し上げれば、一人一台のスマホを貸与することがベストです。
が、予算的な準備も損益の算段も必要になりますので、
当面は、個人所有のスマホの流用も指示として宣言されることで、
すぐにスタートするテレワークとしては用は足りると思われます。
（３）パソコンとネット環境
スマホはほぼパソコンと同等のことができるようになっています。
便利なものです。が
テレワークの業務をスマホだけで完結させることは、
データファイルの取り扱いだけに限っても、大変難しいでしょう。
やはりパソコン、可能ならノートタイプのパソコンが現時点で
一人一台ずつ貸与されていればテレワークは簡単に実現可能です。
社員さんも自宅にインターネット接続環境をお持ちの方が
大半だと思いますので、それも使わせてもらいましょう。
パソコンが無線LANに対応していれば、
最近増えてきた街なかのWi-Fiスポットに接続して、
カフェなどでコーヒーなど飲みながらのテレワークも可能になります。
実際は、会社のメールサーバーとの接続をどうするか、とか
共有フォルダーにどのように接続するのか、など
場合によっては少し面倒な課題はあるのですが
それは現時点は、「割り切る」として。
要は、完璧な状態をド頭から作るのではなく、
できるところからやっていく姿勢が大切、と割り切っていきましょう。
次から、阻害要因に対する対応策についてお話して参ります。
