今日で一区切り

15日から今日まで、勤務先（以下「当社」とします）ではある資格試験の講習会と試験を実施しました。

もともと主催団体があるのですが、当社はその代理として実施できるようになっています。当社の社員は必須、グループ企業にも声がけして参加していただいています。私は主催責任者とグループ企業に対する事務局という立場です。

おととしまで大変だったのは、会場の確保と人数割りでした。

新規研修を１回、更新研修を３回ほど行うのですが、50名程度が入れる会場を確保する必要があります。当社にそんな会議室はないので、親会社の担当部門にお願いして、通常より早く予約できるようにしてもらっていました。

対象者に案内をするときは、第２希望まで書いてもらっていました。第１希望だけですと50名を超える回が出てきてしまうからです。定員を上回ったときは、お客様優先ということで当社の社員を第２希望回にしていました。

ところが、昨年からのコロナ禍。原則としてTeamsを利用したオンラインによる参加で、それができないグループ企業の一部の方のみ会場に、という方式に変更しました。したがって、大きな会場の確保や人数割りの必要はなくなりました。

一方で新たに負荷となったことが３つ。テキストの配布、申請書の配布・回収およびオンライン試験の準備です。

対面式だけのときは、研修の当日、机の上にテキストと申込用紙を置いておくだけですみました。

ところがオンラインになると、まず、テキストを事前に届けなければなりません。自宅から参加する方もいるので、その日に届けるわけにもいきません。１週間くらい前に配布できるよう、人数の確定と注文が早まりました。

申請書を個人あての通知文（ペーパー）に添えて配布したのが去年です。ところが、在宅勤務が長いと提出する機会がなかなかありません。最寄りのコンビニからFAXしてもらったこともありました。

今年は事前にデータをメールで送り、メールで返信してもらうことにしました。ただ、こちらでイチイチ印刷しなければならず、手間は増えてしまいました。

試験は新規研修のみ実施します。前は試験終了後に問題を配布し、その場で解いてもらいました。

オンラインになると、まず、対象者の氏名やメルアドを主催団体に提出。送られてきた試験用のURLやログインID、パスワード、実施要領などを事前に通知しなければなりません。当然、ひとりひとり個別にです。これも新たな手間となっています。

去年、今年と試行錯誤が続きました。失敗も多くありました。しかし、「ありがとうございました」「勉強になりました」との言葉をいただくと、今までの苦労も忘れてしまいます。

今日で一区切りつきました。来週からは予算編成や人事評価などの準備が始まりますが、気持ちを切り替えて臨みます。