■ 今日のおすすめ
『7つの基本で身に付く「エクセル時短術」』
（一木 伸夫著 日本経済新聞出版社 日経文庫ビジュアル）
■ 「Excelの基本」を学ぶ意義はここにある（はじめに）
著者は紹介本の「まえがき」で次のように語っています。『OECDの調査によると、ビジネスパーソンに求められる能力は、「読解力」「数的思考力」「ITを活用した問題解決能力」の3つです。日本は「読解力」「数的思考力」はトップという調査結果が出ています。しかし「ITを活用した問題解決能力」は調査対象国の中で中位です。
つまりIT教育だけを見ると日本は確実に世界の三流国です。IT教育というと「プログラミング」を連想する人が多いと思いますが、教室で特定のプログラミング言語だけを習っても、「ITを活用した問題解決能力」が身に付くとは限りません。むしろ日常的に使っているエクセルをきちっと学び、ビジネスの現場で、自分の頭で考えて活用することが近道です。加えて独学で学んだ曖昧な理解ではなく、基本の「型」を身に付け、その上で自分なりの展開をしていく事が大切です。「形なし」ではなく「型破り」が大切です。「子供たちがこの国に生まれ教育を受けたことを誇れる国にする」そんな思いでこの本を執筆しました』と。
20年近く公認会計士として、監査、会計プログラミング、業務改善コンサルタントに関わってきた著者の思いを重く受け止め、改めてExcelを学ぶことの大切さを痛感した次第です。
そんな思いで、本著を紹介することにしました。9月に続き、又Excelかと思われる方もおられると思いますが、今月の紹介本は、著者が“これを知らない人は『「型」なし』と思ってください”という厳しい指摘をしている著書です。『「型」なし』ではなく『「型」破り（「型」を身に付け更にその上を行く）』になるスタート台として、紹介本を是非読んで頂きたいと思います。
『「型」破り』のスタート台となれる幾つかのExcelの基本を、次項でご紹介したいと思います。
■ これだけは知っておきたいExcelの基本
【仕事でPCを使うときはマウスを使わない】
（覚えるえるべきショートカットキー）
紹介本には33個の「覚えるべきショートカットキー」が掲載されています。「Alt＋Enter」はご存知ですよね。「セル内改行」ですね。「Ctrl＋A」は「全て選択」です。この操作をして「Delete」キーを押すとすべて削除されます。マウスを使う場合は、右クリックでスライドし「範囲を選ぶ」⇒「Delete」キーを押すで、同様の機能を果たせますが、範囲が広かったりすると、ショートカットキーが便利ですね。Excelから離れますが、ノートPCを数日間使わないで、1,000個ぐらい貯まったOutlookの不要メール（デスクトップPCとダブる）もこの「Ctrl＋A」を使うと、一発ですべてを削除できます。話はExcelに戻りますが、この後に出てくるExcelで重要な機能をもつ「絶対参照・複合参照・相対参照」の切り替えは、「F4」キーを操作して行います。絶対参照記号の「＄」を都度入力していると時間が掛ります。「習って慣れる」しかありませんが、時短術の一環として是非覚えて下さい。
【絶対参照と相対参照】
Excelでたった一つの数式で九九の表を作ってみましょう。A列のA2セル～A10セルに数字の1～9を入力してください。1行のB1セル～J1セルに数字の1～9を入力してください。B2からJ10までの範囲が九九表になります。B2セルに数式を入れ、コピペすれば出来上がります。どんな数式を入れたら良いでしょう。「＝A2*B1」「＝$A2*B$1」どちらが正解ですか。「＝$A2*B$1」が正解です。$A2の意味は、「１～９の数字が入っているA列は固定したいが、行は固定したくない」を表します。B$1の意味は、「１～９の数字が入っている1行目は固定したいが、列は固定したくない」を表します。$が付いたものを絶対参照と言います。列だけの絶対参照と行だけの絶対参照を組み合わせると、一つの数式で九九表が出来上がります。
先に記した「F4」キーを押しますと、都度「$A$2」「A$2」「$A2」「A2」と変わっていきます。それぞれを「絶対参照」「複合参照」「複合参照」「相対参照」と呼びます。九九表の場合と多少違った言葉使いをしています。適宜・臨機応変に解釈する必要があります。
いずれにしても、「絶対参照」「相対参照」の概念は、正確な作表をする上で重要な概念です。紹介本などを使い、自ら演習して使い慣れましょう。
【非常に強力な集計ツール「ピポットテーブルの基本」】
「ピポットテーブル」は知らない人が結構いますが、とても便利な集計機能ですので、初めての人は是非覚えて下さい。
紹介本の例は、「3か月間の年月日別・支店別・担当者別の売上集計データー」があり、これで、「縦軸に支店・横軸に月」の合計表を作成します。
簡単な手順で出来上がります。①集計データーの範囲選択をする⇒②挿入タブを開き「ピポットテーブル」クリックする⇒③「ピポットテーブルの作成」作業シートが出てくる⇒④範囲選択を確認し、ピポットテーブルを作成するシートの場所（同一シート上か、新たなシート上か）を選択し「ＯＫ」をクリック⇒⑤「ピポットテーブルのフィールド」画面が出てくる。画面にタイトル（年月日、担当者、支店、売上）が出てくるので、作成する合計表に合せ、担当者を除く3つにチェックを入れ、その上で、タイトルを、行、列、Σ値欄にドラッグ&ドロップを行います。これで基本表が出来上がりました。後は、年月日を月別にグループ化するなどの作業をして完成です。詳細は紹介本をお読みください。
以上「7つの基本」のうち、3つをご紹介しました。残りの4つの基本も大切な基本ですので、紹介本を手に取って、「時短術」を身に付けてください。
■ Excel時短術が生み出すもの（むすび）
スプレッドシート（表計算ソフト）の代表格であるExcelは、表計算ソフトとしては、一番多く使われているのではないでしょうか。Excelを自分で使う場合、或いは、クライアントの使っている現場を見て、「時間のムダ」を、紹介本により身につけた「型」を活用して、解消する事が出来るのではないでしょうか。
最近では、WEBを使った「資料を共有して同時作業を可能にする」メリットを生かそうと、Googleスプレッドシートも良く使われるようになりました。そんな時も、紹介本の「型」を身に付けておけば、Googleスプレッドシートの関数の応用・活用に繋がり、「時間のムダ」を解消することが出来るのではないでしょうか。
【酒井 闊プロフィール】
10年以上に亘り企業経営者（メガバンク関係会社社長、一部上場企業ＣＦＯ）としての経験を積む。その後経営コンサルタントとして独立。
企業経営者として培った叡智と豊富な人脈ならびに日本経営士協会の豊かな人脈を資産として、『私だけが出来るコンサルティング』をモットーに、企業経営の革新・強化を得意分野として活躍中。
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