■ 今日のおすすめ
『ビジネスExcel完全版』（日経PC21総力編集 日経BP社）
■ ビジネスに必要なExcel（はじめに）
皆様は、Excelは得意ですか。私はどちらかというと当面の必要な知識は持っているものの、深い知識は不十分です。いつもExcel知識の必要性を感じていました。「これは身に着けよう」と思い十数冊の雑誌や単行本を買いましたが、目の前の仕事に追われ積読の状態です。
しかしそうも言っておれなくなって来ました。AIを理解するにはExcelのイメージが必要と言われていますし、働き方改革ではありませんが、仕事の生産性を上げるには、Excelによる作業効率の向上が必要と言われています。
そんな中で、紹介本と出合いました。紹介本は皆様もご存知の日経BP社が発行している雑誌「日経PC２１」の過去に発行したものを総まとめにして、単行本にしたものです。「日経PC２１」は創刊してから35年余りになります。その間に積み上げた情報・知見を纏めて一つにした紹介本は、それなりに価値があると思い皆様にご紹介することにしました。勿論これで十分とは言えません。足りない部分を他の本でカバーして行こうと思っています。
紹介本は、「入門Excel」「操作」「関数」「文書・作図」「プログラミング（マクロ、VBA）」の５つの分野に分けて編纂されています。また、演習用のサンプルファイルがダウンロードできますので体で覚えることができます。更には180度開きの本で、ブックホルダーで押さえておく必要もなく読みやすく、演習し易い特徴を持っています。
それでは「入門Excel」「操作」「関数」「文書・作図」「プログラミング（マクロ、VBA）」の分野別に分けて、“知って得する”情報を記してみたいと思います。
■ Excelのこんな機能知っていますか
【知って得する「入門Excel」】
知恵はあちこちに転がっています。「入門」と言って馬鹿にすると、せっかく取得できた知恵が通り過ぎていきます。Excelを開くと、画面の右上に「クイックアクセスツールバー」が有ります。▾の上に▬のあるマークが出てきます。これをクリックすると「ツールバー設定画面」（作業シート）が出てきます。この中から必要な機能をチェックすると「クイックアクセスツールバー」に表示されます。更に「ツールバー画面」の〈その他のコマンド〉を選び「セルの書式設定」も表示できます。この部分はマウスを使って、「ファイル」タブ⇒「オプション」⇒「リボンのユーザー設定」⇒「セルの書式設定」でも出来ます。こうして「クイックアクセスツールバー」に表示された機能を使うと、マウスでやる場合に比し作業量は二分の一になります。積み重ねると大きいですよ。
【正確に「操作」を知って正確性・生産性を上げよう（習って慣れる）】
≪「今日の日付」の入力≫
今日の日付は、『「Ctrl」+「；」キー』でセルに今日の日付が入ります。「数式バー」に、関数の「＝TODAY（）」を入れても今日の日付は入りますが、この場合は画面を開く都度開いた日の日付に更新されますから、用途によって使い分けが必要なことを頭に入れて、使い分ける必要があります。手入力する場合と比べてどうでしょう。2018/9/25と比べると三分の一で済みますね。
≪登録した「リスト」から選んで「セル」に入力≫
ワークシート上の「入力する列をドラッグ」⇒「データ」タブ⇒リボンから「データ入力規制」をクリック⇒「データ入力規制画面」を開く⇒「入力値の種類（A）：」から「リスト」を選択⇒同画面の「元の値（S）：」欄に入力したい文字群を半角カンマで区切って入力する（例；初級,中級,上級）⇒ワークシートのドラッグした列の中の入力セルをクリック⇒入力セルの右にマーク（□の中に▴）が表示されます。そのマークをクリックすると、先に登録した、「入力したい文字群」が表示され、入力したい値を選んでクリックすると、クリックした値がセルに入力されます。
このようにすると、セルに手入力する場合と比べ、上記のステップを最初に設定・登録しておくと作業量は大きく減少します。生産性が大きく上がります。
上述したような、生産性向上ツールが紹介本には多く記載されています。経営者・管理者の皆さん、貴社のExcelの作業は効率的ですか。「現場」「現実」を検証しましょう。
【作業の効率化に使える「Excel関数」】
紹介本では、約480ある関数から、「上位2割の関数で8割の仕事がこなせる」というパレートの法則の考えで、60個を厳選し、機能・使い方等実際に演習できる形で説明しています。専門的な関数（標準偏差、相関関数等）は『「Excel関数」プロ技セレクション（井上 香緒里著 技術評論社）』等をExcel関数の辞書代わりに使い乍ら必要の都度、目的から関数を探し、「習い慣れていく」と良いと思います。
著者は、紹介本に出ている、業務と関連性の高い60個の厳選関数を使っただけで、作業量は十分の一に減ると記しています。紹介本に目を通して頂き、社内の業務の生産性向上のきっかけを探しませんか。
【知っておくと綺麗にできる「文書・作図」】
同じグラフなら、綺麗で見栄えのする円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフが良いですよね。そんなグラフの作り方、調整の仕方が書かれています。こんなに多くのリボンや書式設定が有るのを知りませんでした。「宝の持ち腐れ」でした。
【初めて知るExcelの「プログラミング」機能】
ExcelにはVBA(Visual Basic for Application)というプログラミング言語を使い、Excelでプログラミングができる機能を持っています。VBE（Visual Basic Editor）という画面にプログラムを記述していきます。主にはExcelをコントロールするのに使います。これも覚えておくと作業の効率化を図れます。一例として『Excelの「請求先一覧」を1枚ごとの「請求書」に作り一括印刷する、差し込み印刷プログラム』が記述されています。とても便利な機能です。この様なプログラミング関数は、現在発行されている『Excel VBA ハンドブック（「似た題名」で各社から発行されている）』には、600～700個のプログラミング関数が紹介されています。目的に応じて『ハンドブック』から逆引きして使用することで、簡単に使えます。日常的作業を効率化できるツールです。
■ ビジネスにおけるExcelの価値を見直そう（むすび）
紹介本を読んで痛感しているのは、Excelの機能の深さです。一気にマスターするのは難しいですが、「習い慣れて」行きたいと思っています。
Excelに関する知見は、最初に述べましたように、その必要性は無視できない環境になって来ていることは間違いありません。
経営に係る皆様に同じ認識を持って頂けたらと思っています。
【酒井 闊プロフィール】
10年以上に亘り企業経営者（メガバンク関係会社社長、一部上場企業ＣＦＯ）としての経験を積む。その後経営コンサルタントとして独立。
企業経営者として培った叡智と豊富な人脈ならびに日本経営士協会の豊かな人脈を資産として、『私だけが出来るコンサルティング』をモットーに、企業経営の革新・強化を得意分野として活躍中。
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