「環境型秘書」活用のすすめ

私淑している大和信春先生が生み出して下さった全く新しいコンセプトの秘書です。

大和先生のサイト
http://hri001.fc2web.com/index.html

大和先生によれは、

「秘書の役割は上司が仕事をしやすい環境を作ること」

とし、従来型の一連の業務種目の能力の集合体をもって秘書の能力とする「種目型秘書」とは一線をを画しているとおっしゃいます。


当事務所の環境型秘書、梶原康子さんは、経験約２年。
大和先生のテキスト通りの「環境型秘書」として日々能力を発揮しています。
それは、どんなに感謝しても足らないくらいの働きです。
本当に有り難う。


では「環境型秘書」として実際にどのようなことをしてくれているかと言いますと・・・

・スケジュールはすべて秘書が決めてくれて、私は毎日その通りに動くだけ。
・私が外出をしていても、「仮想同行」という仕事をしてくれていて、出向いている仕事が終了する頃、メールに次のアポイント先への道順と、電車の時間が送られてきます。
・私のお昼ご飯は、すべて準備をしてくれます。
・お客様から預かってきた資料は、そのまま預ければファイリングをしてくれます。
・新しいアポイントの要請には、秘書が対応してくれます。
・新規のお客様との連絡窓口、工程管理もしています。
・お客様との連絡。特に、言付けですむような連絡は、メールではなく秘書が連絡しています。また、お客様も私への言付けを秘書に預けてくれます。
・突然の来客には、私に替わって対応してくれます。
・もちろん、請求業務、入金確認業務をすべて行っています。
・現在は、移転後の事務所のレイアウトについて業者と打ち合わせも行っています。
・事務所に帰ると、自分の机が綺麗に片付いています。
・私のパソコンを使いやすいように管理してくれています。
・その他、あらゆる雑務を「収託」（しゅうたく＝能動的に引き受けること）をしてくれています。

このように、私が業務に専念しやすい環境を作るということに主眼をおき、秘書業務を仕事として誇りをもって行ってくれています。しかも大和先生の原則通り、上司の業務遂行に干渉せず、秘書の立場を超えた行動はせず。

結果、私は、ほぼ完全に、自分でしかできない専門的な仕事、相談業務など属人的な仕事に集中することができ、今まで夜中までやっていた仕事もほとんど無くなり、家には８時前に帰宅しています。

そして・・・以前では考えられない位、たくさんの仕事をこなすことができるようになっています。
「環境型秘書」が適正に稼働すれば、秘書の人件費と社長自らの収益力等の「効果」の比率は、税理士である私自らが数字をみても、大和先生のおっしゃる「3.67倍」に近くなっていると、強く感じます。
つまり大和理論でいえば「雑務収託」が一定レベルを超えて行われれば、秘書の人件費を20万すると、社長はその3.67倍の73.4万円の粗利を稼ぐことが出来るのです。

それは「雑務収託」の効果は、一般的に人が想像する以上にある・・・という証明でしょう。


その昔・・・・、起業家達、特に欧米の起業家は、起業する際に事務を司るパートナーも同時に雇ったというストーリーを映画などで目にします。
日本の企業家も、起業当初、事務所を借り、金庫を買うと同時に「事務員さん」を雇っていたと聞きます。
いつから、秘書のような存在は、イコール「人件費コスト」というネガティブな扱いになり、社長自らが、眠い目をこすりながら、郵送物に封をしたり、ＦＡＸを送ったり、コピーをとったり、ワープロを打ったりするようになったのでしょうか・・・・。
また、秘書の存在がいわば「贅沢」の象徴のようなイメージになってしまったのでしょうか・・・。
全く誤った固定観念に縛られているのです。

社長の「雑務収託」をしてくれる「環境型秘書」がいれば、どのくらいの収益力アップにつながるかも知らずに・・・。


私は今こそ、「秘書」という業務に再び光をあて、
起業当初の社長さんであれば尚のこと、きちんとした環境型秘書業務を行う秘書を雇うべきであると考えます。
これが、社長一人の会社から、組織のある会社へ早く脱皮できるための、重要なファクターであるのです。