紙ベース資料の管理

　なにかと文書は溜まるものです。整理しよう
と思っても、分類してはいけません。後日には
決まって、どのように分類しすれば良いのか、
判断不能な文書が見つかったりして、分類その
ものがあやふやになってしまいます。
　やがて分類が面倒になり、結局その辺に積み
重ねておく状態になる事が多いようです。^^;

　そこで、発生順に（これが肝）収納しても、
文書が簡単に探し出せれば、便利だとは思いま
せんか？私が20年ほど前から行っている方法を

解説します。

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　発生した文書は連番を着けたフォルダに挟み
その番号順に専用BOX に収納します。
　後で検索用のデータのファイルを作ります。
発生順に収納しておけば、時間軸で探せるので
いちいち検索しなくても済む場合があります。

ファイリング手順
　・バーチカルファイルフォルダに収納。留具
　　で挟むものと、袋状になっているフォルダ
　　の二種類があるので、小さなレシートなど
　　には袋フォルダが便利です。ラベルを貼り
　　さえすれば、A4封筒をそのまま使うことも
　　可能です
　・フォルダ上部に出ている耳にラベルを貼り
　　連番と書類名、それによみがな（事例では
　　５ 桁）を付与します。この 5桁の文字は、
　　文書名でソートするためのものです。
　・これを発生順に収納BOX に収納します。
　　ラベルの先頭に「A 」と書かれていますが
　　気にしないでください。
　　収納BOX は持ち出すことがあるので、小型
　　のBOX を使用しています。このBOX が棚に
　　並んでいます。


検索キーワードファイルの作成
　テキストエディタで作成し、データは一つの
文字列として生成します。入力したキーワード
は半角スペースで区切ります。
　・先頭には連番を入力し、文書名のひらがな
　　の先頭の 5文字を入力します。
　・次に文書名を入力します。
　・その次は、思いつく言葉（受け取った人の
　　名前でも可）追加します。半角スペースで
　　区切れば、いくつでもOK。ただし、一行の
　　文字数（半角ベース）は 255文字まで。
　　もし、同じグループの文書としたい場合は
　　同じキーワード、例えば「子供の成績表」
　　とか「改築関連」とかを、追加すればOK。
　　当然、グループを解除したければ、これを
　　削除すれば良いわけです。まあ、あったと
　　しても、さほど邪魔にならないと思います
　　がね。
　・入力が完了後、一覧表をプリントアウトし
　　BOX の先頭にでも挟んでおきます。

文書の取り出し
　最近のものなら時間軸で探せるし、一覧表
見ても探せます。
　また、検索用ファイルをテキストエディタで
思いつく言葉にて検索して、フォルダの番号を
見つけることができます。

　つまり、
　・時間軸で探す。昨日今日受け取った書類の
　　場合はこれ！
　・リストを見て探す。正確な文書名がわから
　　なくても見ると思い出すことがあります。
　・パソコンでキーワード検索して探す。
　と三通りの探す方法があるのです。

　何事も、複数の手段があることが、大事なの
です。

　保管すべき書類などがあると、それを封筒に
入れて保管しがちですが、実際は机の上に積み
重なっているのが現状かと思います。
　このように、封筒の状態のままでもラベルを
貼り、BOX に保管すると整理できます。机の上
や棚が整理できますよ。

　大概のものの管理は、テキストエディタにて
同様にすれば管理可能です。それ用のソフトや
アプリなんて不要です。
　大事なデータはテキストデータですから、OS
が変化してもそのまま使えます。

　あぁ、Mac は、行末記号を変える必要がある
かも？

　実は書籍もこれで管理しようと考えたことが
あります。文書用のラベルに（A ）が書かれて
いますがその名残です。残しておく必要のある
書籍がそれほど多くなかったので、書籍の分は
中止しました。

　なお、これらのデータは、表計算ソフト用の
データにも変換可能です（読み込むだけで良い
ハズ）。

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