最後の発送を終えた

　通信の発送を終えた。わたしにとってはこれが最後の発送の仕事であった。２ヶ月に１度発行されていた「長野県民俗の会通信」。隔月ではあるが、なるべく発行日に発送したいと思えば、気を使う作業だった。今回のように、印刷のあがりが月末日ともなると、１日発送は難しくなる。とはいえ、納品日に直接とりにうかがっていただけに、今後は印刷会社から事務局まで送付するタイムロスが発生することになるから、今まで通りだと発行日に発送は難しくなるだろう。

　今回は新年度になることから、会費の納入状況を会員ごとお知らせを同封した。そもそも入金の知らせがあると、一覧化した入金状況に入金日を入れて管理をしていたわけであるが、そのデータとリンクする形で一人ずつお知らせを印刷できるように通知を作成して、個人ごと通知を印刷にかけていた。一気に印刷させることもでないこともなかったが、無駄にミス印刷をしてもいけないと思い、印刷キーをマクロ化して、一応１枚１枚印刷していたが、実際は一気にかけてもほとんど支障はなかっただろうが、最初にそうやって作ったから直すのも面倒くさくて、ずっとそれを使っていた。封筒の印刷も、振替の払込用紙の印刷も、すべて印刷方式は同じやり方でやっていた。宛名については、当初はシールに印刷して貼り付けることもしていたが、直接封筒に印刷した方が早いことに気がついてからは、ずっと直接印刷で済ませた。もともとわたしが15年近く前にデータ作成してから継続的に事務局を担われた方たちは応用されていたようだ。今後はどうなっていくかは、次期事務局を担っていただく方々が、やりやすいようにやっていただければ良いことだが、こうした会費納入状況の通知がどうなることか…。

　それにしても15年ほど前と今ではだいぶ様子が違う。何といっても今は会費を納入されていない方には会報は発送しないようにしていた。ということは隔月の通信は会費未納でも送付している。会費未納でも同じように発送していれば面倒はないが、会報を発行後、会費が納入されたのを確認してから発送となると、一斉に送れない。したがってそれように記録をとっておかないと送付したのかしてないのか分からなくなってしまう。今回納入状況の通知を作成しながら、あらためて確認していると、そうした事例があって、厄介なことになった。とくにこの１年の間には、会報のほかに「道祖神碑一覧」も発行して、会報と発送が同一時期になったことから、「会報」だけ、あるいは「道祖神碑一覧」だけ送った方もいた。会費未納の方にはどちらも送らないことにしていたが、後者については作業を分担してもらった方、あるいはもともとの本編を発行した際に寄附を頂いていた方には、会費未納でも送付した方もいて、とても複雑な状況になってしまった。ということでいまだ会員であっても会費未納のため未発送の方がいて、会費の納入通知があった時点で「会報」と「道祖神碑一覧」を発送していることから、今後も会費未納者にはこうした作業が伴う。さらに、会費も１年未納だけではない人もいるから、一人一人違うのである。

　会費未納の方には催促するためのコメントを入れたりしているから、作業時間という面では、会費を滞納している人たちに手間がかかっていることは確か。これはことわたしの事務作業に限ったことではなく、お役所の納税担当の方たちは、まさに滞納者に手間暇をかけておられるのだろう。わたしの手間暇の比ではないだろうが、とても厄介なことなのである。そのほか、15年前と大きく異なるのは、「会報」と「通信」とで発送先に若干違いがあること。これは図書館に送付している印刷物で、後者は「不要」という回答をいただいている図書館があることから、こうした送付先の違いが発生した。図書館だけではなく、寄贈団体にも後者は「不要」という団体があった。そもそも会員外のところに多くの手間を要しているような感じだ。また、会費についても郵便振込ではない方が複数おられる。ようは銀行振込でないとできないという方である。諸事情があるのだうが、会員維持のためにはこれも仕方ないこと。事務処理がとても複雑化していることは事実なのである。

　ということで、こうした事務処理から解放される４月以降は、だいぶ自分の時間が取り戻せそうだ。とはいうものの、発送は終わったが、引き継ぎのために本年度を締めなくてはならないのと、こうした複雑化してしまった事務をしっかり引き継ぐためのまとめをしなければならない。