Excel 操作で笑えない笑い話

Word における [Space] キーの使用
　Word では、[Space] キーを4つ以上連続して打って入力する方は、「Word の入力法を知らない人」として笑われます。しかし、半角スペースを空けるために [Shift] + [Space] の操作をすることはたまにあります。

いずれにしても、[Space] キーを4つ以上連続して打つ必要性はないですね。

Word と Excel で異なる [Shift] + [Space] の機能
　上記のように Word では  [Shift] + [Space] は半角スペースを空けるときに使用しますが、Excel では間違って[Shift] + [Space] キーの操作をすると、１行全選択をしたことになります｡つまり、行番号をクリックしたのと同じ範囲指定したことになりますので注意しましょう。
通常 Excel では、フォントや配置など書式の設定に列番号や行番号をクリックしてまとめて指定することはありますが、データの入力ではそのような操作はしませんね。

Excel の列数は、A から XFDまで 16,384 列、また行数は、1,048,576行あります。従い、編集ページから離れた所に何らかのデータ間違って存在すると、とんでもないことが起こります。
そこで、常に編集範囲を明示しておくと、そのような失敗もなくなります。

Excelを使うときは
　ページレイアウトでサイズ・印刷の向き・余白を設定したら、余分な操作だと思っても、「表示」→「標準」→「改ページプレビュー」→「標準」を実行してから使い始めましょう。（この操作で、上図の境界線が表示されます。）
この操作により、１ページよりはみ出たデータが瞬時に分かります。「、」や「－」が一つはみ出しても、印刷時に余分な白紙が排出されるトラブルが発生します。

プリンタ―から白紙が延々と･･･
　笑い話ですが、よく聞くお話です。Excel で１ページ印刷するつもりが、印刷プレビューを見たら 「１/1,630頁」なんて表示されると、えっ？と驚きますよね。

多くの場合、間違って [Shift] + [Space] キーの操作をしてしまい、慌てて修正する際にどこかに何らかのデータや文字列を入力した可能性があります。

データの終わりが何処かを調べるには、[Ctrl] + [End] ですぐに見つかりますが、意外に問題のデータや文字列は簡単に見つからないものです。
そのような場合の緊急避難策は、先に ① 印刷の範囲指定をし、そのままの状態で ②「ページレイアウト」→「印刷範囲」→ 「印刷範囲の設定(S)」とクリックすればＯＫ｡余分なデータが残存していても、プリンタ―から白紙が延々と排出されることは無くなります。

　オーナーにメッセージ

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