会議のあり方

学校には会議と名の付く多くの話し合いがある。
これは会議なのだから、基本的なルールがあり、それは厳格に守られなければならない。
しかし、現実は違う。
定刻に始めるという意識さえ薄い。
私は、よく「会議開始の放送を入れてください。」と言われるがほとんどはしない。
ただし、臨時的な会議は放送するが。
なぜ放送しないかと言えば、一度放送をすれば放送を聞いてメンバーは動くようになるからである。
開始の放送がないということは、会議が始まらないと考える人間もでてくる。
時刻を守らないと言うことは、他人の時間を奪っているのだという感覚をもっていないということだ。
もし、気がついていないとすれば悪習は永遠に続く。

会議を仕切るのは司会者である。
この司会が心得ておくべきことがらをあげてみる。

１　準備は時間をかけるが、会議には時間をかけない。
　現実は全くの逆である。明確な構想やビジョンをもたずして、提案者になって平気な人もいる。
会議に時間を短縮したいなら、準備に時間をかけるべきだ。
原案になしの提案も、会議の常識を無視している。
文書で提案することも常識だ。
さらに、「どうしましょう」なんて提案をすることは問題外である。
提案は、一つの方向性を示すか、ＡかＢから選択するという形にすることが必要だ。

２　会議がどうなりそうか頭にイメージする。
　意見が分かれそうな懸案については、どのように話の流れをつくるのかイメージすることが必要だ。
そこには管理者の方針も尊重し、提案者の意図も考慮に入れて落としどころを考えておく。
みなさんの意見を聞いた上で、決定するというような曖昧なイメージでは話し合いは伸びるだけだ。

３　時間配分を明確にする。
　レジメに配当時間を明記することも必要だろう。
　やたら発言の長い人がいる。
　その内容は長ければ長いほど意味不明になる。
　端的に言えないと言うことは、理解できていないと言うことである。
　それは子どもも大人も同じである。
　通常、会議の持ち時間は一人５分である。
　この常識さえ知らない人がいる。

４　会議の目的と制限時間をはっきり述べる。
　何のための会議なのかを全員が理解している必要があるのに、会場にきてから目的を確認する人もいる。

５　時間を守る。（閉会・開会）
　司会者と参加者一名がいれば会議は始める。
　時間がきたら、そこで打ち切る。
　もっとも、時間内に終わらない司会者に問題があるが。
　時間を守ろうと思ったら司会者は、絶対に復唱しないことである。
　復唱をする司会者は、時間の感覚が薄い。
　あと司会者がまとめをすることがあるが、それも必要ない。
　結論を確認することは必要だが、正確な要約になっていないので話し合いの方向性が分からなくなる。

６　最後に必要なことはユーモアを忘れないこと。

ＳＣＥＮＥ１０９（ｓａｉｔａｎｉ）