見やすい表は能率化の基本
Excel を使った事務作業において、見やすい表は間違いを減らし、事務の効率化を図る基本です。
例えば、以下の左表を右表のように工夫すれば、とても見やすくなります。
住所録や数値の多い表などは、読み違い防止のために紙や定規を使ったり、指でなぞるなど工夫をして読む必要があります。
そんなこと面倒なことをしなくても、初めからそのような工夫(行の着色)をしておけばいいですよね。
1行おきに行の着色する方法(オートフィルの活用)
いろんな方法がありますが、最も簡単で他に応用できる方法をご紹介しましょう。
① 先ず着色したい行(奇数行または偶数行)の一つに好きな着色をします。
② ここでは「オートフィル」の活用で、以下のように2行分の範囲選択をします。
③ 「+」(オートフィルハンドル)をクリックしたまま、2で割り切れる行までドラッグして指を離します。
すると、単に 2 行の同じデータがコピーされて、一瞬驚きますが、焦らないで落ち着いて! オートフィルオプションの中の「書式のみコピー」を選択してください。
如何ですか? 見づらい表がとても見やすくなりましたね。
何行おきになっても、列方向になっても同様の方法が有効に活用できます。
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私も初めてこれができた時に嬉しかった
ことを思い出しました。
仕事でパソコンを使うことが多くなって
きた頃にエクセルやワードの本を買って
勉強したりもしましたが、大学を卒業した新人が教えてくれたものの一つで、実際に活用できた時は嬉しかったですね。
最近は妻の住所録を作った時に活用でき
ましたのでやはりきちんと覚えることの
大切さもあらためて認識できましたよ。
いつもコメントをありがとうございます。
Windows には同じ結果を得るのにいろんな方法があります。
しかし、総じて言えることは、基礎的な方法を確実に覚えておくことが大切です。正統過ぎて難しい方法やマジックのような簡単な裏技もありますが、基礎的な方法は他に応用できるものが多いです。
私の教室は、基礎的な操作技術重要視しつつ、簡単で便利な技もご紹介しています。
パソコンが得意でない殆どの方々は、難しいことを覚えようとして基礎をおろそかにされています。そのため、それほど難しくないことなのに身につかないのです。
覚えたことを忘れないためには、とにかく利用する機会を見つけて繰り返し使うことですね。