資料のペーパーレス化、さらなる推進を

――行財政改革のひとつ、資料のペーパーレス化について取り組み状況は。

企画部長「ペーパーレス化は、用紙や印刷費用の削減だけでなく、事務の効率化や文書等を保管するスペースの縮小に寄与するものだ。本市では、これまで決裁をはじめ、さまざまな事務を紙で行ってきたことから、消耗品や印刷製本に係るコストだけでなく、決裁を他部署へ合議する際の時間的なロスや、最終的に書類を保管するスペースの確保等が大きな課題だ。このようなことから、課題解決に向け、今まで紙で申請していた会議室や公用車の予約、職員の時間外勤務命令簿や服務整理簿等についてパソコン上で申請が行えるようシステム構築を行ってきた。また、庁内における他部署への照会もパソコンを使った照会システムを導入し、大幅なペーパーレス化を図ってきた。このように進めてきたペーパーレス化だが、紙の用枚数を見ると、推計でＡ４サイズに換算した場合、平成26年度が2,475万枚、27年度が2,541万枚、平成28年度が2,611万枚と新規事業の開始などもあり増加傾向にある。このようなことからも、使用量の増加を踏まえるとペーパーレス化のさらなる推進を進めていく必要があると考える。
　このため、現在構築中の文書管理システムにおいては、今後電子決裁機能を追加し、起案文書やそれに伴う資料などを電子化していく予定だ。導入されれば、一層の紙の削減効果が期待できるものと考えている。また、多くの会議等において資料を大量にコピーしたり、資料の修正のためにコピーをやり直したりするなど、紙の増加に拍車をかけている状況があることから、会議時における資料のペーパーレス化を進めることが重要な取り組みであると考え、一部の自治体ではタブレット端末を活用し、用紙の削減と事務負担の軽減による人的コストの削減に成功した例もあり、本市としてもこのような事例を踏まえ、導入について研究を進めていく。なお、導入に当たっては、ペーパーレス用の会議システムの導入や無線ＬＡＮの構築など幾つかの課題が想定されることから、コストパフォーマンスや情報セキュリティー対策などを踏まえた導入におけるメリット、デメリットを十分に勘案しながら、ペーパーレス化の推進についてさらに検討を進めていきたい」

平成２９年１２月８日　同年第４回定例会一般質問より