ひとり社長の経理の基本
【第6回】 2014年5月16日
井ノ上陽一
“この書類、スキャン保存したら違法です！”
9割の社長が知らない「書類整理」のルール
本日のテーマは「書類整理」です。
「かさばった書類を何とかしたい」
「特に使うわけではないけど、捨てられない書類がある」。
こんなお悩みがあるかと思います。
そこで、「スキャナーを使ってデータ化する」という方法が
出てくるのですが、実は
スキャン保存してはいけない書類もあるのです。
スキャン保存できるもの、できないもの
「書類をスキャンして、データで保存したい」という方もいらっしゃるでしょう。
確かに放っておくと、書類はどんどんたまっていきます。
紙の書類をデータにするには、
スキャナーを使います。スキャンすれば
紙も減らせる、つまりペーパーレス化できるわけです。
しかし、経理関係の書類は、
スキャンについて厳しい制限があります。
まず、スキャン保存できるもの、
できないものを見ていきましょう。
【スキャンして保存できないもの】
・金額が3万円以上の契約書・領収書
・決算関係書類（決算書など）
・帳簿（総勘定元帳。事前に申請してあり、
要件を満たしたシステムであればデータ保存可能です）
【条件つきで、スキャンして保存できるもの】
・金額が3万円未満の契約書、領収書
・請求書、注文書など
スキャン保存には、厳しい「条件」があった！
この「条件」がやっかいで、改ざんが
できないようなシステムや
タイムスタンプという作成日を証明するシステムが必要です。
タイムスタンプはお金もかかりますし、オススメできません。
iPhone 等のスマートフォンアプリでスキャン、
デジカメで写真を撮ることも認められていないのです。
このようにスキャン保存は現実的ではありません。
ただ、保存がＮＧなだけで、閲覧するために
スキャンをするのは問題ありませんし、便利です。
例えば、「契約書をスキャンしておいて、
いつでも見られるようにする」といった使い方はできます。
決算書や税務申告書もスキャンしておいて、
電子データとして持っておくといろいろ便利です。
他に、データとして保存しておくと
便利なのは、支払い前の請求書です。
その都度払ってもかまいませんが手間がかかります。
まとめてスキャン（またはカメラで撮る）にしておいて、
スキャンデータを見ながらネットバンクで支払うと便利です。
スキャン保存の一番大きなメリットとは？
ペーパーレス化の真の目的は、書類の検索性を高めること
ＰＣ内で書類を検索して呼び出せば、紙の山、
倉庫、段ボールからとり出す必要もありませんし、
時間も短縮できます。手元にはデータで持っておいて、
紙の資料は段ボールにでも入れて、
奥のほうにしまっておけばいいのです。
決算書をどこかへ提出するときに、
書類をとり出して該当箇所をコピーするよりも、
ＰＣからプリントアウトしたほうが早いでしょう。
去年の決算書を見るときにも、
書類をとり出すよりもＰＣで
ＰＤＦファイルを見たほうが早いですし、
契約書もさっと見ることができると便利です。
ペーパーレス化は単に紙をなくすだけではなく、
書類の検索性を高めることも目的と言えます。
「紙をなくす」だけに着目すると、
かえって非効率になりがちですし、
どんな機器を使うか、データはどう整理するか、
どんな書類をデータ化するかなど
総合的に考えなければいけません。
以前、「領収書はいったんスキャンして、
ＰＣ上で見ながらデータ入力する」という話を聞いたことがあります。
領収書自体は紙で保存しておけば、こうしたことも可能です。
（次回掲載は未定です）
http://diamond.jp/articles/-/52976より
「ひとり社長の経理の基本」の全記事一覧
ひとり社長の経理の基本
本連載は、社長ひとりだけの会社、
つまり「ひとり社長」が知っておくべき
経理の基本をまとめたものです。
「めんどくさい、わからない、不安」と
３拍子そろった経理ですが、本連載では、
経理実務を極限まで簡略化します。それが、
「①集める、②記録する、③チェックする」という
３ステップ経理術。余計な知識は全部省いて、
「ひとり社長なら、ここだけでいい」と
ポイントをおさえ、しっかり解説します！
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出てくるのですが、実は
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【第5回】 “領収書をもらっておけば大丈夫”は通じない！
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本日のテーマは「証拠集め」です。売上にしろ、経費にしろ、
「証拠」がなければ、税務署に怪しまれ、最悪、
税務調査に入られてしまいます。
そのためにも、証拠集めのルールを知っておきましょう。
誤解されがちな「領収書とレシートの使い分け」についても触れていきます。
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9割の社長が知らない「売上」と「経費」のホント
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その重要ポイントは、「売上」と「経費」。
具体的には、「売上と経費の証拠がちゃんと集められているか、
違法性がないか」を見てくるのです。詳しく見ていきましょう。
【第3回】 “経理ってめんどくさいし、わからない”
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[2014年04月30日]
「経理ってめんどくさいし、わからない。
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このお気持ちはすごくわかります。確かに、
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その原因は大きく分けて3つあるのですが、
その中には「税理士や経理担当者」が
原因になっているものもあるのです。見ていきましょう。
【第2回】 “経理はわからないから、税理士に丸投げしよう”
こんな社長に襲いかかる「２つの大損」
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「経理なんてわからないし、お金にならないから、
税理士に全部やってもらおう」。
こうした「経理の丸投げ」を行っている
ひとり社長をたくさん見てきました。
しかし断言します。経理を丸投げしてしまうと、
取り返しのつかない大損をするのです。
詳しく見ていきましょう。
【第1回】 “9割の社長が知らない「経理のホント」”
3ステップ経理術で面白いほどよくわかる！
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社長ひとりだけの会社が増えています。
自由なスタイルで、場所や時間にとらわれず仕事をする
「ひとり社長」。そんなひとり社長にも、
悩みのタネがあるのではないでしょうか？
その1つが経理です。めんどくさい、わからない、
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