結構前の話なのですが、こんなことがありました。
Ａさんが電話をかけてきた。
「Ｂさんが足りない書類を出してくれなくて困っているんです。
Ｃさんに提出してもらうよう催促してもらわなくてはいけなくて、
私は本部から怒られてとても困っているんです。」
私：「それはご迷惑をおかけしてすみませんでした。
Ｂは休んでいるので私からすぐにＣさんに連絡を取って書類を出してもらうように伝えますので、
必要な書類が何か教えていただけますか？」
Ａ：「必要な書類は私にはわかりません。とにかく出してもらうようお願いします。」
私：「必要な書類がわからないのではＣさんに伝えようもありませんが。」
Ａ：「必要な書類は○△のＨＰから全てダウンロードできるはずですからそうしてください。」
私：「○△とは○○の事ですか？」
Ａ：「は？○△は△△の事ですよ・」
私：「じゃあ、そこからダウンロードします。で、本部から足りないと言われている必要な書類は何ですか？」
Ａ：「だからそれは私は知りません。自分で調べて早く出してください。」
***
私はＢが△△に電話をしているのを横で聞いていた。
Ｂ：「何が必要なんでしょうか？」
△△Ｄ「個人情報のためお知らせできません。」
△△Ｅ「必要な書類はＣさん本人に直接送っています。」
***
Ｃ：「いろいろ忙しくて、書類を無くしてしまったのかもしれません。その必要書類とはこれですか？」
私：「いえ、これはどうも違いますね。。」
で、私から△△Ｄと△△Ｅと本部に確認したところ、何がＣさんから出ていない書類なのかわかりました。
Ｂが先に用意して送った書類は正しかったのですが△△の都合で、同時処理をしたいため、次の書類もあわせて出してくれるよう指示したとのことです。
△△Ｂは「あの、失礼ですが、組織によって違うのでお伺いいたしますが、そちらではこういった書類を提出してもらうとき、本部は通さないのですか？
私「いえ、通しますが、本部からこちらに連絡が届くまでに、間に人が入っているため、正しくそちらが何をを求めているか
こちらまで伝わらなかっただけのようです。
よくあることなのかなあ。
でも、円満解決しました。
顔を見て話す事、じっくり聞くこと、ひとつひとつ確認していく事、どれも大切なことです。
