古い橋の図面について 平成２７年９月議会から

 

 

 

２０１５年９月議会定例会で

 

橋の図面で役場に無いものがあるということを聞いたが本当か？　吉田質問

 

古い図面では、全てがキチンと保管されてないものもある。

しかし、業者が保管していたので、今後の修理などは問題ない　回答

 

芽室町の規則ではどうなっているの？

 

重要図面は永久保存です

 

役所の仕事は書類が命　　　しっかり仕事をしてもらいたいものです。

 

 

 

 

 

 

○芽室町公文書等の管理に関する規則

（目的）

第１条　この規則は、公文書が町民の知る権利を具体化するために必要な町民と町の共有財産であることに鑑み、公文書の管理に関する基本的な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を図り、行政の適正かつ効率的な運営がされるようにするとともに、町の有するその諸活動を現在及び将来の町民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

（定義）

第２条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(１)　本庁　芽室町行政組織規則（平成７年規則第11号）第２条第２項に規定する本庁をいう。

(２)　出先機関　芽室町行政組織規則第２条第３項に規定する出先機関をいう。

(３)　公文書　本庁及び出先機関（以下「本庁等」という。）の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、本庁等が管理しているものをいう。

(４)　重要公文書　公文書のうち、町政の重要項目に関わり、将来にわたって町の活動又は歴史を検証する上で重要な資料となるものをいう。

(５)　文書主管課　公文書の管理を主管する課をいう。

(６)　主務課等　公文書に係る事務を主管する本庁の課及び出先機関をいう。

（公文書取扱いの原則）

第３条　本庁等の職員は、この規則の目的を十分に認識し、公文書の作成、整理、保存等を適切に行わなければならない。

（文書管理責任者の配慮）

第４条　町長は、本庁等に、公文書の管理を適正かつ円滑に行うための責任者を置く。

（公文書の区分）

第５条　公文書の区分は、次のとおりとする。

(１)　法規文書

ア　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条第１項により制定するもの

イ　規則　地方自治法第15条第１項の規定により制定するもの

(２)　令達文書

ア　訓令　町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの

イ　訓　町長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの

ウ　達　特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの

エ　指令　申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの

(３)　公示文書　告示、公表等一般の公示を要するもの

(４)　一般文書　前３号に掲げる公文書以外のもの

（到達文書の収受）

第６条　本庁等は、収受した到達文書を、別に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

（公文書の作成）

第７条　本庁等の職員は、本庁等における審議又は検討の経緯その他意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績について、合理的に跡付け、又は検証することができるよう、事案が軽微なものを除き、公文書を作成しなければならない。

（公文書の分類）

第８条　本庁等は、事務事業ごとに適正に公文書を分類しなければならない。

（公文書の保存期間）

第９条　町長は、公文書の区分及び事務の内容に応じた適切な公文書の保存期間を設けなければならない。

２　前項の保存期間は、永年、10年、５年、３年又は１年とし、その基準は別表のとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある公文書については、当該法令等の定めるところによる。

（保存期間の起算日）

第10条　前条の公文書の保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日とする。ただし、これにより難いものの起算日については、別に定める。

（台帳の作成）

第11条　本庁等は、公文書の所在を常に明確にするとともに、公文書の検索を迅速に行うため、主務課等ごとに台帳を作成しなければならない。

（保管）

第12条　本庁等は、処理が完結した事案に係る公文書（以下「完結文書」という。）以外の公文書のうち、決定を要しないものにあっては報告済みのもの、決定を要するもので施行を要しないものにあっては決定済みのもの及び施行を要するものにあっては施行済みのもの並びに保存期間の起算日前までの間における完結文書を主務課等の長（以下「主務課長等」という。）が指定する場所で管理（以下「保管」という。）しなければならない。

（保存）

第13条　本庁等は、完結文書を保存期間の起算日からその廃棄の日までの間、文書主管課長又は主務課長等が指定する場所で管理（以下「保存」という。）しなければならない。

（公文書の廃棄等）

第14条　本庁等は、主務課等が保存する公文書で保存期間の満了したものは主務課等において、文書主管課が保存する公文書で保存期間の満了したものは文書主管課において、別に定める手続を経て廃棄しなければならない。

２　町長は、保存期間が満了した公文書について、重要公文書と認められるものは引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。

（電子情報の管理）

第15条　第３条及び第４条の規定は、本庁等が作成し、又は取得した電磁的記録の管理について準用する。

２　前項に規定するもののほか、電子情報の管理については、別に定める。

（雑則）

第16条　この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。

附　則

この規則は、平成11年４月１日から施行する。

附　則（平成15年規則第50号）

この規則は、公布の日から施行し、平成15年10月１日から適用する。

附　則（平成27年６月11日規則第20号）

この規則は、公布の日から施行する。

別表（第９条関係）

１　永年保存

１　庁中儀式に関する文書で重要なもの ２　条例、規則その他重要な例規文書の公布原議 ３　総合計画等重要な事業計画及び実施に関するもので、将来の参考又は例証となるもの ４　国又は道等の令達文書で特に重要なもの ５　国又は道その他関係官庁との重要な往復文書、報告書等で将来の参考又は例証となるもの ６　職員の進退、賞罰等に関する文書及び履歴書 ７　退職給付金の裁定に関する文書 ８　予算、決算及び出納に関する文書で特に重要なもの ９　議会関係文書で特に重要なもの 10　訴訟、不服申立て等に関する文書（軽易なものを除く。） 11　統計書、試験研究資料等で特に重要なもの 12　貸付金、補助金等に関する文書で特に重要なもの 13　町有財産に関する文書（軽易なものを除く。） 14　町村廃置分合、境界変更、名称変更等に関する文書 15　行政機関、公の施設等の設置及び廃止に関する文書 16　許可、認可、登録その他の行政処分に関する文書で特に重要なもの 17　工事に関する設計書及び図面で特に重要なもの 18　契約その他権利義務に関する文書で特に重要なもの 19　町の沿革に関する文書で将来の参考又は例証となるもの 20　その他永久保存の必要があると認められる文書

２　10年保存

１　工事に関する設計書及び図面で重要なもの ２　許可、認可、登録その他の行政処分に関する文書で重要なもの ３　契約その他権利義務に関する文書で重要なもの ４　予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの ５　統計書、試験研究資料等で重要なもの ６　請願書、陳情書等で重要なもの ７　その他10年保存の必要があると認められる文書

３　５年保存

１　人事に関する文書（職員の進退、賞罰等に関するものを除く。） ２　給与等に関する文書 ３　予算、決算及び出納に関する文書 ４　調査報告書類及び統計資料 ５　許可、認可、登録その他の行政処分に関する文書 ６　往復文書で重要なもの ７　請願書、陳情書等 ８　その他５年保存の必要があると認められる文書

４　３年保存

１　原簿及び台帳の登記又は登録の原因となった文書 ２　往復文書 ３　調査報告書類及び統計資料で軽易なもの ４　請願書、陳情書等で軽易なもの ５　その他３年保存の必要があると認められる文書

５　１年保存

１　往復文書で軽易なもの ２　帳簿、台帳等で別に原議があるもの ３　文書の収受及び発送に関する帳簿類 ４　その他保存の必要があると認められる文書