若者が組織を作り、活動をするにあたって。説明資料をつくることになる。
私も市役所にいたときは、たくさんの説明資料を作った。企画の仕事が長かったので、とりわけ資料をつくることが多かったように思う。おそらく横浜市でワープロが最初に入った職場のひとつが、私の特命係で、机一つを占有するワープロ・印刷機は、実に便利だった。正式文書は、浄書（タイプ）が必要で、最後は、そこが順番待ちで詰まった（だから浄書室はえばっていた）。私は、たまたま浄書室のおねえさんたちと親しかったので、横入りで、やってもらったこともある。それがワープロで自分たちで、きれいな文書になるから、とても便利だった。
それでも、しばらく、ワープロで作った文書は、正式ではなく、浄書室でタイプをしてもらうという運用が行われたが、バカみたいな話なので、すぐになくなった。そのうち、ワープロが普及すると、浄書室の仕事がなくなり、浄書室から、何か仕事がないかと話があったのが印象的だった。いつまでも栄華は続かないというか、常に、自己革新をしないと、置いてきぼりになってしまうということだと思う（ただ、私はタイプの字は、好きである。同じ辞令書でも、タイプのほうが身が引き締まる感じがする）。
さて、当面、月曜日の区民会議で使うための資料を当日、説明をする２年生のなっちゃんが、作ることになった。もちろん、こうした文書は初めてである。その手伝いをして気が付いたこと。
１．内容については、何を伝えたいか、この場で何を伝えたいか明確にする。これが基本である。この部分が明確でないと、時間ばかりかかって、文書はつくれない。いくつかのコツがあるが、
①説明するのは、訳があって説明するのであるから、その訳を再確認すること。ここから何を伝えたいかがより鮮明になる。
②５W１Ｈというのは、よくできている。「いつ（When）、どこで（Where）、だれが（Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」である。テーマによって比重が違ってくるが、 5W1Hに沿って整理し、5W1Hにあたる内容を相手に伝えるようにすると、情報をわかりやすく、もれなく伝達することができる。
２．形式について
①番号をふるというのは、あまりなじみがないようだ。
②ゴシックと明朝体の使い分け
③１テーマ・１枚にするというのも「へえ」という感じである。
④絵を入れたりするのは、違和感がないようだ。
文書などは、実際作りながら出なければ、覚えられないであろう。この資料で月曜日、発表してみて、こうすればよかったと気が付くこともあるだろう。それを踏まえて、次の場面に合わせて修正していけばよい。
調べてみたら、資料のつくり方という本は、たくさん出ていた。そうだろう。田中富雄さんも書いている(『一目で伝わる!公務員の図解で見せる資料のつくり方』’学陽書房)。
ここでは秋田将人（筆名）という人の『見やすい！伝わる！ 公務員の文書・資料のつくり方』（学陽書房）という本には次のようなことが書かれているようだ。なるほど。私が言いたいことは、すべて書かれていると思う。むしろここで気になったのは、筆名ということ。本名だと役所がうるさいということなのだろうか。秋田の人なのだろうか。
第１章 資料作成の鉄則
１ 資料の目的をきちんと意識する
２ テーマ・種類を決める
３ 締切を設定する
４ 読み手を具体的にイメージする
５ 構成を考える
６ 分量を考える
７ １文は短く書く
８ ５Ｗ１Ｈを意識する
９ 基本フォーマットを活用する
１０ 概要版・詳細版に分ける
コラム１ 説明の「時間」は限られている
第２章 わかりやすく資料をつくる
１ 結論から先に書く
２ 資料の構成がわかる見出しを付ける
３ 原則、Ａ４版１枚におさめる
４ 事実と意見は混同しない
５ １ペーパー１テーマとする
６ 箇条書きの階層は３つまで
７ 日付と作成者を明記する
コラム２ 資料にない説明で相手の気を引く
第３章 伝わりやすい文章を書く
１ なるべく短い文章で書く
２ 形式を統一する
３ 簡潔な記述を心がける
４ 具体的な数字を盛り込む
５ 誤解を招く表現は避ける
６ 住民視点で考える
７ 首長視点で考える
８ 議員視点で考える
９ 職員視点で考える
１０ お役所言葉は使わず、言い換える
１１ 敬語は正しく使う
１２ よく使う敬語の例
コラム３ 相手に応じて資料・説明を使い分ける
第４章 説得力のある理由・根拠を明示する
１ データで根拠を示す
２ メリット・デメリットを説明する
３ 判断材料・選択肢を示す
４ 因果関係を説明する
５ 論理的に説明する
６ 現状の問題点を明らかにする
７ 今後想定される課題を提示する
８ 時系列の推移を示す
コラム４ 聞き手の視線に注意する
第５章 見やすい資料をつくる
１ レイアウトを工夫する
２ 文字の大きさ、フォントを変える
３ 下線・太字・斜体でメリハリをつける
４ 情報を盛り込みすぎず、余白を活かす
５ 注釈を付ける
６ 漏れなく、ダブりなく
７ フローチャート
８ ロジックツリー
９ ＰＤＣＡ
１０ ポートフォリオ
１１ グラフ
１２ 数式
１３ 写真・イラスト
コラム５ 複数の資料を説明するときは要注意
