月末締

　月初は前月の〆を行うので若干ばたつく。１箇所いつも請求書の整理がうまくいかない工場があり今回は別件も重なって後輩がひとりうんざりしていた。

　数量はあってます、と上げてきた一覧表は請求書と注文書の番号が合っていない。その面倒さは私もやったからよくわかるが、これでは絶対２～３ヶ月後に全部やりなおすことになる。

　「数だけでなくすべての書類を番号順にそろえて合わせて説明してください。このままだとチェックができないよ。」

　かわいそうだと思いながらやってもらった。これが面倒に見えて一番確実で速い方法なのだ。自分で一覧表を作成しておくか、よほどきちんとしたメモを残さないと、請求書の一部のみ支払とこちらの注文書の一部出荷と得意先は全数受け取っていないとか、とにかく今回は記憶だけで来月まで覚えておける細かさではないと見た。

　だんだん煩雑さの原因がわかってくれば、解決策を考えるようになる。先に手を打ったほうが自分が楽になることもわかってくる。それまでは、面倒に見えるためスキップしがちな手続きを強制という形ででもやってもらうしかない。あとで修正するのはたいへんだから、という理由を言ったところで体験したことがないからわからないだろうし、残念ながら会社にはそれを体験させている余裕はない。

　その後後輩は番号を合わせ、計上を終えた。自分で表もつくって説明してくれた。面倒だったことだろう、よくがんばったね、ありがとう。

資料のチェック

　後輩の上げてきた資料を見るとたいてい１つか２つは気がつき指摘して直してもらう。直してくれればそれでいいのだけれど、続くとどうして気がつかないのかな、と思うときもある。私もよく指摘されたし今でも初稿でＯＫが出ることはほとんどない。上司はずっとそんな思いをしながら見てくれていたんだなということがようやくわかるようになった。親の心子知らずならぬ上司の心部下知らず。

　他人のつくった資料は間違いを見つけやすい。なぜだかわからないがおそらく視点が若干違うのだろう。

　小さい頃から１００点ばかりとってきた人のほうが少ないのだから、資料の第一稿に間違いがあるのは仕方がない。こうしてチームで補いあって完璧にしていくのが会社なのだろう。会社の仕事は時間との勝負でもあるから注意は必要だが慎重になりすぎる必要はない。資料はできるだけ間違いはしたくないという適度な緊張とプライドと、最後はチェックをした上司の責任だという大胆さを持って作成してくれればそれでよい。

＜後日補足＞
指摘して直してもらっていたのは数字の間違い。感覚や嗜好で資料を修正させていたわけではない。