のりひめの過去ばなし31.700人規模のイベント開催！

関根典子です
ビジネス書の出版をめざして過去の棚卸中です
よかったらおつきあいください
てきとうにコメントなどいただければ幸いです。


●７００名規模のイベント開催（2002年）「じっこういいんだより」で盛り上げる

ある日、「ドームでイベントやるか」と社長。
「え　ドームって」
「費用があまり高くないんだよ」
「だって５万人もはいっちゃうじゃないですか～～！」

　会も立ち上がり、運営を盛り上げ次のステップにいくための、
会員が発表するセミナーイベントを考えていたところです。

　いままでは１００人１５０人くらいなら経験済みですが、ちょっと
いくらなんでも東京ドームは・・・？？？

「集客どうすんだ！」と、わたし。面と向かって言えませんが。
いろいろと会場を見ていたら、すてきなイベント会場が竹芝に
あることがわかりました。
　セミナーをして、交流会をして、またセミナーを同じ会場でできる
席の配置がかなり自由な会場です。
最高７９６名収容できるそうです。飲食も業者を主催者が入れればできるとのこと。

　なんとかその会場を社長にすすめ、東京ドームではなくて、
その会場で行うことになりました。
名称は「増販増客コンファランス2002」です。

　今回はスタッフに強力な人が入り、集客も一緒にやってくれるので、
ちょっと安心ですが、未踏の７００名規模。やっぱり心配です。

　頼みの綱はやはり顔見知りのお客様。ひとりひとり確実にしていきたいところです。

　そのために「じっこういいんだより」というメルマガとホームページを
つくりました。
まだいまのようなブログ形式が一般的ではなかった時代。
３ヶ月前からメルマガを出しはじめ、最初は２週に１回、次は十日に１回、
１週間に１回、３日に１回、２日に１回、
最後の４日間はカウントダウンで毎日発行とし、
見込みのお客様にメルマガを出していきます。

　顔見知りのお客様はまずは会員さん、そして見込みのお客様。
イベント用の名刺を作り、名刺交換をした人に「じっこういいんだより」を
出すことにしました。

　初回は７名に送り始め、何度か出しているうちにメルマガでも読者を募集し、
すぐに1000名を超え、最終回20号には1500名ほどになりました。

「じっこういいんだより」の内容は、イベントの内容や準備の状況、
遠方のお客様のためのホテルや観光情報などです。
　堅い内容ではなく、わたしのキャラクターを全面に出したやわらかい内容で
送ります。すべて名前入りで最低３回は名前を入れます。
そういうフリーのメールソフトをみつけて使いました。

　朝からのセミナーイベントで、会費も８千円、会場は竹芝で便利といえば便利
不便といえば少々不便ですし、
　いままでの社長メインというわけではなく、いろいろな人が登場しますから、
集客も不安です。

　ひとりひとり入金を確認しながら刻々と数を把握していきます。
　登場する方が７名ほどいましたので、その方々の準備もあります。
　イベント会場でスペースがかなり自由なので、会場との打ち合わせも必要です。
　一日イベントなので、入場名札や再入場の仕組み、受付のバイトも必要です。
パンフレットも外注とはいえ、記事を集めたりデータをそろえたりします。
どうにもわたしも手一杯になってきました。

　でも、「じっこういいんだより」を発行していると、励ましのメッセージが
きます。
「大変だと思いますが、がんばってください！」「当日手伝います！」
「ちゃんと寝ていますか？」などなど、やさしい言葉がつぎつぎと返ってきます。
眠くても元気百倍です。
集客に苦労しているのを察してくれたお客様がお客様を呼んでくれて、
イベントも格好がつきそうになってきました。

　開催時間が朝から夜までの長時間で、周りに食べるところがないので
困っていたら、会員さんから「当日うちのわかい衆をつれて店だすよ　
カレーとかホットドッグとかドリンクでいい？」といってくれて、
こちらもぎりぎりでなんとかなりました。

　そのうちに、２０代の若い会員さんが手伝いに来てくれるようになりました。
この人はあとからスタッフになってくれましたが、
そのときは自分で仕事をしていて、仕事が終わったあとに終電までのあいだに
手伝ってくれるのです。
　また前日は発表する人たちが来て、資料のパネル貼りやらこまごまと
終わっていない作業をまったくのボランティアで手伝ってくれました。

　メルマガ読者さんも「当日手伝います」といってくれた人がいるので、
手伝える人は８時に正面入り口集合ということにしました。
なにをどう手伝ってもらうのか、頭もよく働かないような状態でしたが。

　そんなこんなで前日をむかえ、朝方になんとか準備がすみました。
夜中の３時半ごろに当日配るアンケートができました。

　そして朝６時すぎに最後のメルマガを出し、
「快晴です！みんなきてくださいね～」とメッセージ。
７時半には搬入口から会場入り８時に正面入り口に出てみると・・・・。

　なんと１５名ほどの人がお手伝いボランティアに！
顔見知りの方も、顔を見たことのない人もいました。
皆さんお金を事前に振り込んでいる人たちです。
頭がくらくらしたのは寝不足のためだけではなかったでしょう。
　そしてこの瞬間、イベントのチーフであることをいきなり自覚しました。
　
　簡単なミーティング。
　ボランティアさんたちの作業は観賞用のパネル貼り、受付のサポート、
アンケートの配布と回収、会場の転換時の誘導。
音楽、カメラ撮影、ビデオ撮影・・・。頼むことは山ほどありました。

　「では、よろしくおねがいします！」といって人がわっと散ったとき
「この瞬間からみんなのイベントになった。」と思いました。
　ボランティアさんたちが集まってくれたおかげで、出演者の当日のフォローを
することができました。
いなかったらどうなっていたんだろうと、今でもどきどきします。
　
　イベントは７００名が来場、なんのトラブルもなく、あっけないほど
滞りなく終わることができました。懇親会はしない予定でしたが、
芝浦から渋谷まで、４０分もかけて移動したにもかかわらず、
５０名ほどの人が移動し、居酒屋で大宴会となりました。

　お手伝いに来てくれた人たちも参加してくれました。
もうみんな友達で同志になっていました。
ほんとうにほんとうにありがたかったです。
　OさんYさんTさんIさんSさんKちゃん　みんなみんな　ほんとうにありがとう～！

　このイベントは、次は半年後に九段会館で、翌年は東京ビッグサイトで、
と会場を変え、バージョンアップして続いてゆきました。
イベントに登場して、会場の人に成功体験を発表する人も毎回増え、
それを聞いた人が、「次は自分も成功してあの舞台で発表したい」とまた頑張り、
大きな動きとなっていきました。


　第２回は九段会館で行いました。
　動画も作ってもらい、和太鼓も呼んでオープニング、
ずいぶんとかっこよくなりました。
　そのときも７００名規模でしたが、なんと台風の日にあたってしまい、
大暴風雨の中、日本全国から無理して多くの方が集まってくれました。

　第３回以降はビッグサイトで行いました。
４つの部屋で同時進行の会員さんによる成功体験セミナーが開催され、
各室一日中発表があり、全体をあわせた講演会も行いました。
かなり本格的な雰囲気になっていきました。
このようにして会員事業もはじまり、統合し、教育システムもでき、
大いに盛り上がってきました。


続きはあした
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明日はのりひめがのみひめに変身！　●ひとり総当り乾杯