私の配属先である、
我がサーキットオフィス(MalelaneCircuitOffice、記事はこちら)は、
当ブログでも度々書いているように、日本で言う市町村教育委員会のような機関です。
基本的に学校を管理・統率するのがCircuitOfficeの役割と言えます。
そのオフィスでは、
当然、学校とのやり取りがされるわけですが、
基本的な書類は、この棚でやり取りを使用します。
配布棚は、写真左から小学校、中高等学校、私立学校と各学校１つずつ割り当てられていて、
学校の管理職や事務員(もしくは教師)が、週に１、２回書類を取りに来ます。
日本でもこのような仕組みを使っている教育委員会もありますし、
私が働いていた市のように、メールカーと呼ばれる車が学校を巡回して運んでいる場合もあります。
サーキットオフィスからのレターは、
Workshopを開催するにも、学校に私のスケジュールを渡すにも、
重要な役割を負っているのですが、これがしょっちゅうなくなるのです。
私の知る限り、３０％くらいの割合で、必要な書類が届きません。
何故このようなことが起こるのでしょうか。
大前提として、
サーキットオフィスには、セキュリティの人が２４時間、複数人必ずいるので、
基本的に外部の人間が侵入して、書類を盗むことは考えにくいです。
セキュリティが盗む可能性もないこともないのですが、
基本的に、書類に機密事項が書いてあることは少なく、盗む価値も正直ありません。
では、どうしてなくなるのか。
まず考えられる理由は、
学校の担当者が、別の学校のものを持っていくケース。
えっ？そんな単純な理由なんですか？
と思った方がおられるでしょうが、それがおそらく一番高いと思われます。
私が来てから、間違って別の学校の棚から
持って行きそうになることを複数回目撃しているので。
次に考えられる理由は、
学校がちゃんと届いているのになくしてしまい、もらっていないと言い張るケース。
これも実は多いです。
私は職業柄、学校(特に、校長室や職員室)に出入りをすることが多いため、
もらっていないと言い張る書類を見つけたことが多々あります。
いわゆるうっかりしていた(?!)パターンです。
いずれにせよ、書類の紛失は、
校長会議でも話題にのぼったくらい重要な問題です。
必要な書類が届かないせいで、
重要なワークショップに参加できない、必要な申請書類を提出できない、
など職務に支障をきたします。
こうしたミスを防ぐ方法としては、
棚は、鍵のかかる部屋(もしくは事務員がいる部屋)に置き、
事務員から直接手渡しでもらうなどして、
だれでも彼でも簡単に書類を持っていけないようにするのが有効だと思うのですが、
サーキットオフィス側にそこまでのやる気は感じません。
学校側が困っているので、
それなりの対処をすべきだと思うのですが、
みなさんいかがでしょうか。
というわけで、
私はできる限り、棚を使わずに、手渡しを心がけています。
(時間はかかりますが、その方が喜ばれるので。)