７月に入りバタバタと走り回っているうちに、もう中旬になりました。この２，３日は梅雨の中休み。家族とプールに行き、じっとり湿った体と頭と心を、カンカン照りの太陽にさらしてきました。
学校では、大卒程度の公務員上級試験の１次結果が出て、提出書類の作成や、面接練習にと慌ただしく動いています。
初級の学生たちは、もう少し時間がありますが、今年は、例年になく、警察官を始め、採用の説明会開催の依頼が各省からたくさん来ています。少子化や、民間企業の求人数の増加などから、公務員の受験者が減少しているからでしょうか。
この半月は、スケジュール手帳に余白がないくらい仕事が立て込んでいました。年齢的にも記憶力が乏しくなっているので、この期間だけでなく、私は必ず手帳に予定などをメモで残すようにしています。
週の初めに、週ごとのページにメモられている予定項目を確認しながら、また今週やることを追加して、急ぎの仕事から片付けていきます。「ＴｏＤｏリスト」、やることリストです。
仕事は、重要なもの、重要でないもの、と、急ぎのもの、急ぎでないもの、の四つの組み合わせでできています。仕事は、優先順位と段取りで行う、とは『秘書検定』の講座などで、私がよく言う言葉なのですが、実際の仕事でも実感しています。
「ＴｏＤｏリスト」は、とにかく期限が決まっている仕事には、最適な「技」です。「重要でないけど、急ぎのもの」です。
私の「ＴｏＤｏリスト」は、ただのリストではなく、スケジュール手帳を利用しているので、時間管理もできてとても便利です。授業の教室や、来客や、外出や、面接練習などなど、あれもこれも書き込んでいるので、手帳なしでは生きていけないぐらいです。
でも、「重要だけれど、急ぎではない」仕事は、毎週のページのトップに書かれていても、つい後回しになってしまいがちなのです。どうも、この手の仕事には「ＴｏＤｏリスト」は不向きのようです。
このブログ「きらめき」は毎週「ＴｏＤｏリスト」のトップに書いてあるのに、３週間が過ぎてしまっているからです。本当は急ぎの仕事なのだけれど。
学生たちにも、４月入学時に手帳を購入させて、日々の行動を自己管理するよう促しています。提出物、宿題、そして最も大事な願書受付の期限や面接の日時など、一生の仕事を決める重要な手続きを、人の手を借りずにやろうとすることが大切です。社会人となるにあたって、自己と時間の管理ができるようになるための、今はリハーサルです。
先月、オープンキャンパスの一環として近くの佐世保中央消防署に見学に行きました。お天気に恵まれ、消防署内の指令室や、屋外に出て各車両の見学とはしご車の試乗もさせていただきました。
消防官の方の説明が始まると、数名の学生が鞄からノートを取り出して、説明の言葉を一生懸命メモしていました。
こちらから、言ったわけではなかったのですが、消防官になりたいと思って参加している人たちにとっては、貴重な体験だったに違いなく、この見たり聞いたりしたことを、決して忘れたくないと思ってメモを取っていたのでしょう。そして、そのような行動は、他との評価が大きく変わってくるのです。
若いときとは違って、決して忘れたくないと思っていることも、時間が経つとつい忘れてしまいます。
そんな時、手帳や「ＴｏＤｏリスト」が役に立つのです。
やるべきことをたくさん抱えていて混乱しそうなときも、１枚の紙に書き出すだけで頭を整理することができます。「ＴｏＤｏリスト（やることリスト）」を作ることは、仕事をラクにすることなのです。
ただ、あまり羅列しすぎて、こんなにできるだろうかと不安の材料にならないようにしなくてはいけません。
たくさんあるとそれだけ燃える人もいるかもしれませんが。
これからの一生の仕事を決める大切な時期に、うっかり忘れや、メモのし忘れ等ないように、ちょっとだけ緊張して「ＴｏＤｏリスト」を作ってみるといいですね。
まだ梅雨明けには時間がかかりそうですが、鮮やかな紫陽花を愛でながら、輝く明日を待っていましょう。
Photo by mizutani
