よいmailの書き方

「この人、気がきいているな」と
思わせる サンキュー・メールの送り方
（ダイヤモンド・オンライン）
2013年03月19日 09時10分

1回目では、「気がきく」人の「社内＆社外マナー」のひとつ、
オフィスでの靴の選び方についてお伝えしました。
2回目の今回は、「メール術」についてです。
日々社内外を飛び交うメールですが、
そこでもほんの小さな心がけで「気がきく」人になれるのです。

あなたは「気がきく」メールを
送ることができていますか？

新社会人は、上司、先輩、同じ部署のメンバーなど、
たくさんの人からさまざまなことを学びながら、
「仕事」を覚えていきます。ですから、

「いつも教えてもらってばかりで申し訳ない」
「自分は一人では何もできなくって情けない」

というような気持ちを持たなくていいのです。

それよりも、今はいろいろ教えてもらうことが多い時期であるとわりきって、
「ありがとう」の気持ちを素直に
伝えていくことを考えてみてはいかがでしょうか？
 
誰にでもできること、それは、
日々職場でお世話になっている人たちに、
とびっきりの笑顔で「ありがとうございます」と
素直に言葉で伝えることです。
ときには、あなたの一言が、職場の風通しをよくすることもあります。
とはいうものの、周りの人はみんな忙しそうにしているし、
職場はとても静か。
感謝の気持ちを伝えたいけれども、
いつどんなときに、どんなふうに伝えれば
いいのかわからないと悩んでしまうこともあるかもしれません。

どうすればいいのでしょうか？

サンキュー・メールを入れるなら
夜がいい？それとも朝がいい？

まずは自分なりの「マイルール」を作りましょう。
たとえば、私が企業で働いていたときのマイルールは次の2つです。

1. 相手と別れるときに、
必ず「ありがとうございました」と言ってから別れる
2. 翌日の朝、始業時間15分前に、
前日お世話になった人に、「サンキュー・メール」を送る

たった2つのシンプルなマイルールです。

よく、「なぜ、始業時間15分前に送るのですか」という質問を受けるのですが、
理由は、朝の時間をお互いが気持ちよく過ごせるからです。
朝出社してパソコンを立ち上げ、メールボックスを見たときに、
一番上にあるサンキュー・メールがパっと目に飛び込んで来たら、
相手は朝からうれしい気持ちのまま仕事をスタートさせることができます。

なぜ、夜遅くのサンキュー・メールではダメなのか。
それは、その後に送られてくるその他のいろいろなメールに混ざってしまい、
埋もれてしまう可能性があるからです。

また、サンキュー・メールを送るほうは、
前の日にお世話になった人の顔を思い浮かべ、
感謝の気持ちを伝えることから
気持ちよく仕事をはじめることができるからです。

相手が喜ぶサンキュー・メール
3つのポイント

では、相手が喜んでくれるサンキュー・メールとは
どのようなものでしょうか。
相手にとって負担にならず、
気持ちよく読んでもらえるためのポイントは次の3つです。

 1 簡潔に
 2 自分の言葉で
 3 ちょっとしたプライベートのメッセージを添える

1の「簡潔に」というのは、
なるべくシンプルに、8～10行ぐらいにまとめて書くということです。
感謝の気持ちを伝えたいあまり、
ついダラダラと長く書いてしまいがちですが、
長いメールをもらうと相手はメールを返さないといけない、
という義務感にかられ、それが負担になってしまいます。

2の「自分の言葉で」というのは、
つたなくても自分の言葉で感謝の気持ちを伝えるということです。
ビジネス文章の書き方のマネをした機械的なメールよりも、
心のこもったメールのほうがうれしいものです。

そして、3の「ちょっとしたプライベートのメッセージを添える」というのは、
時間を一緒に過ごしたときの共通の話題を、
プライベートメッセージとして添えること。
より親近感がわいて、お互いの距離がグンと近くなります。

相手が喜んでくれる、
気のきいたサンキュー・メールを送りたいですね。

（本コラムは、書籍『「気がきく」人がやっている53のこと』の抜粋です）
次回は3月21日更新予定です。

http://diamond.jp/articles/-/33249より