日報を習慣化させる３つのポイント

みなさまの会社は社内日報をつけてますでしょうか？
紙やメールで日報を書いてるけど、気がついたら日報を週末にまとめて書いていたり、書かない人が増えてきて日報という制度がなくなってしまった・・・という経験はありませんでしょうか。

今回はそんな社内日報をどうすることで習慣化できるのかポイントをまとめていきます。

1.日報が部下から上司への一方通行になってませんか？

昔ながらの「日報」というと、部下が１日の業務内容をまとめた報告書を上司に提出するような運用になってしまっている会社がまだまだ多いです。 上司にとっては部下がどのような仕事をしているか確認できますが、それに対するレスポンスがないために、部下にとっては「日報を書かされている」と思う人が多くなっています。 つまり日報を書くことにメリットを感じない人が多くなってしまうため、続かない会社が多く出てきてしまうのです。

2.日報を書くことで社員のモチベーションを上げる仕組み



これまで一方通行だった日報を、全社員で共有できる日報に変えていくことで上司からのレスポンスだけでなく、社員全員からレスポンスをもらうことが出来るようになります。社内SNS 日報システム nanotyBP(ナノティービーピー)では、個人の日報にFacebookのように「いいね！」ボタンがあったり、社員に激励を送るための「ファイト！」ボタンなど気軽にレスポンスを残せる仕組みが用意されています。「いいね！」がたくさん日報につくと、書く人のモチベーションも上がり、もっといい日報を書こう！と思うように考え方が変わってきます。これまでの日報とは違い、誰が自分の日報を見てくれているのか、目で見て分かるようになるため、書かされている日報から、書きたくなる日報に変わってきます。また、社員の日報から大きなトラブルに発展しそうな状況を最小限で食い止めたり、過去に同じような経験をした社員からアドバイスがもらうことができるようになります。日々のサポートとしても活用できるようになってきます。

3.いつでもどこからでも確認・登録できる



経営者層は出張も多いです。ただ外出先に社員全員の日報を持ち込んで確認するということはまずないと思います。つまり、外出すればするほど社員や部下の日報を確認する機会がなくなっていることになります。社内SNS 日報システムの場合は、インターネット上で日報を確認できるため、iPadやiPhoneといったタブレットやスマートフォンを使うことで、いつでも、どこからでも確認することができるようになります。「いいね！」や「ファイト！」ボタンを押すことはスマートフォンでも簡単にできます。タブレットがあれば外出先から日報を書くことも出来るようになります。外出先から日報を書くためにわざわざ会社に戻らなくてもよくなって、ムダな時間をカットすることになります。

ということで、日報を定着させるための３つのポイント。まとめると

１．部下から上司への一方通行にしない
２．モチベーションを上げる仕組みを組み込む
３．スマホ・タブレットでも使えるシステムを導入して、上司はいつでもどこでも確認する

ということになります。


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文責 ： 望月翔太