職員の悩み相談制度（その４・・・提案した面接制度）

はじめに
職員のメンタルヘルス、不詳事故の防止という観点から、課長以上の幹部職員による受け持ち職員に対する面接制度が設けられていたのです。

ところが、ある一人の課長が、白紙の面接記録表を職員に配布し、受け持ち職員に現在の心身の状況や悩みなどを記載させ、この面接記録表を職員から受け取る時、「ここに記載した以外に特に悩み等はないですか？」と質問し、職員は「特にありません」と答え「じゃ、今後もしっかり頑張ってくださいね。」とお願いして面接したことにするという、１件当たり約１０秒で終わる面接をしていたことが判明しました。時には「これだけ？」「ハイ」「了解」ってな具合で終わる面接もあるということなんです。

こういう形ばかりの面接が行われているという実態が明らかになり、私はがっかりしました。

しかし、聴いてみれば、課長の仕事はなかなか忙しく、しかも、６０人の部下職員に年２回も面接しなければならず、「これをしっかりこなして、結果を面接記録表に記録して決裁にあげなさい」というのもなかなか酷な話であることが分かったのです。

形ばかりの制度を作って、できもしない面接制度をしっかりやれというのも、酷な話です。

提案した新面接制度
私は、課長の泣き言を聴いた上で、また、一般職員のこの面接制度に対するシラケムードも確認した上で、その中でもなお、職員の多くが「風通しの良い職場環境を」と望んでいることについて、考えてみたのです。
どうするといいかと・・・

そこで思いついたのが、以前警察の幹部の方にお聞きした悩み相談のスタンスをヒントにした新面接の制度でした。

幹部職員以外の面接官
まず、課長の負担を減らさないとしっかりした面接制度はでき上がらないということと、幹部以外の職員の中にも人格的に優れた職員がいるということに着目して、一般職員の中から面接官を選んで、この方たちに面接官として力添えをいただくことにしました。
面接官を増やせば必然的に各面接官が受け持つ面接対象職員は減るというわけです。

被面接者は自分の好きな面接官と面接できる
今までは、課長以上の幹部が、自己の受け持ち職員に面接する運用としていたから、課長によって面接対象の職員が多いという事態が生じていたわけです。
仕事が忙しいのに・・・・と、やる気がわいて来ない場合もあろうかと思いますし、面接してもらう職員だって気を使っています。
ですから、誰に面接してもらうかは、面接を受ける職員のほうが選べるようにしたいと考えました。一般職員の面接官に面接してもらってもいいですし、直属の上司以外の別の課の幹部に面接をしてもらってもいいわけです。

これなら、自分の上司に関する不満の相談だって気軽にできるだろうというわけです。

面接で相談したことについて全て面接表に記録しなくてよい
面接で相談したことについて、全て幹部に報告するという面接表に記録していたのでは、相談する側も一番重要な深刻な問題は相談できないと思うわけです。よって、面接官との間だけで話すということもあってよいということにしました。面接記録表には面接を受けた職員が希望するところだけ書けば良いとしたのです。上司や周りの職員に知られたくないことは面接記録表に記載しなくていいのです。

面接記録表の記載の多くは面接を受けた側が行う
これは、一人の課長が６０人に面接する際、その手間を省くために、行っていた方法ですが、これをそのまま採用することとしたのです。これは面接官の負担を減らすという目的もありますが、一番の目的は、面接官が助言指導したことがしっかり相手に伝わっているかを確認するため、面接を受けた側に自分の感覚で記載してもらい、面接官は、それを確認することとしたものです。
また、被面接者が面接表を記載するということになれば、前記「上司に報告したくないことについては面接記録表に記載しなくてよい」という事項もしっかり守れると思うのです。

おわりに
主な改正点は以上のとおりです。
しかし、これを提案すると、幹部や本部からクレームが付きました。
そのお話は次回いたします。