連休明けの仕事は主催する勉強会の募集広報

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一番届けたいところに届かないというジレンマに悩んでいます。

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オープンバッジの勉強会に向けて｜ブラックコーヒー

中小規模の大学でなかなか大学改革が進まない所の学長室とか広報の職員、あるいはアドミニストレーションに関わる教職員に告知したいイベントなのですが、日常業務に追われていることが多く、目に留まらないことが多いのです。

大学のマネジメント層という場合とアドミニストレーション部門という場合の違いは何だろうと思いChatGPTに聞いてみました。

1. 大学のアドミニストレーションに関わる教職員

意味: アドミニストレーションに関わる教職員は、大学の運営において日々の管理業務や支援活動に従事する教職員を指します。
役割例:

• 学生の履修管理、進路支援、成績管理などの事務サポート
• 行政手続きや予算管理、書類作成などのバックオフィス業務
• 企画の実施・管理、学内行事のサポートなどの運営支援 特徴: 日々の運営業務を通じ、大学全体が円滑に機能するための基盤を整えることに重点を置いています。

2. マネジメントに関わる教職員

意味: マネジメントに関わる教職員は、大学の目標達成や組織の方向性を決定・指導する役割を持ち、特に組織戦略や意思決定の責任を担う教職員です。
役割例:

• 学部長や研究科長、副学長など、意思決定に関わる立場の教職員
• 各部門のリーダーやプロジェクトマネージャーとして、組織の戦略・方針に基づいた業務推進
• 大学全体のリソース（人材、財源、施設など）の最適配置、リスク管理、成果の評価など 特徴: アドミニストレーションを指揮・管理し、大学のミッションやビジョンを具現化するための方向性をリードする役割に重きを置いています。
  
  つまり、アドミニストレーションは日常的な管理や支援業務に従事する側面が強く、マネジメントはより上位の立場で、大学の目標や方向性に沿って組織を運営し、意思決定を行う側面が強いです。 

ついでに広報はどちらか聞きました。

広報部門は一般的に「アドミニストレーションに関わる教職員」に該当することが多いです。ただし、大学の規模や組織構造、広報部門の役割によっては「マネジメントに関わる教職員」にも関わる場合があります。

アドミニストレーションとしての広報部門

• 広報活動の実施（SNSやウェブサイトの更新、大学のニュース発信、イベントの告知など）
• 学内外のステークホルダーに向けた情報発信
• 入学案内や資料の作成など、広報戦略の実行支援

マネジメントとしての広報部門

• 大学全体のブランディング戦略や広報戦略の策定
• 広報活動が大学のビジョンや目標にどう貢献するかの判断・決定
• 危機管理広報（クライシスマネジメント）の計画・対応

広報部門が大学の戦略的ブランディングや意思決定に深く関与している場合は、マネジメント要素も持つことがありますが、通常の広報活動に従事するスタッフはアドミニストレーション業務が中心です。

今回の勉強会はどちらに向いているかも聞きました。

上記のオープンバッジ勉強会は、アドミニストレーションに関わる教職員とマネジメントに関わる教職員の両方に向けた内容ですが、特にアドミニストレーションの要素が強いと考えられます。

理由

• オープンバッジの運用やデジタル証明書発行に関わる具体的な導入事例や活用方法が中心であるため、日々の管理業務に携わるアドミニストレーション部門のスタッフにとって役立つ内容が多いです。
• 各大学の実際の取り組みやデータサイエンス教育での応用など、具体的な実務レベルの話が多く、運営支援や管理に携わる職員が即座に応用できる知識が提供されます。

一方でマネジメント層にも役立つ内容

• オープンバッジの導入背景として補助金要件や学修歴デジタル化の重要性が説明されるため、戦略的な決定や組織全体の方向性に関わるマネジメント層も重要なポイントを学べます。
• 大学のブランディングや生涯学習の推進にもつながるテーマであり、将来の大学の方向性に関わるマネジメント層にとっても関心の高い内容です。

そのため、この勉強会は特にアドミニストレーションに携わる職員向けですが、マネジメント層にも参加価値のある内容といえます。

ChatGPTの答えは完璧ですね。

ならばと最初の告知が届かないというジレンマも聞いてみました。

こうした忙しい大学職員に効果的に情報を届けるため、以下の方法を検討してみましょう：

1. 視覚に訴える短い告知メール

• タイトルや冒頭に「学長室・広報部門の皆様へ」「中小規模大学のための変革のヒント」というフレーズを入れ、対象者が興味を引きやすい内容にします。
• 長文ではなく、「オープンバッジを導入している他大学の成功事例を学ぶ機会です」といった短い説明文に留め、参加費や日時を箇条書きで簡潔に記載します。

2. 上司や関連部門からの転送依頼

• 学長や部門長に対し、「大学の将来に関わる重要な勉強会として、該当者にご案内いただきたい」といったメールを依頼し、上層部からの転送という形にすることで、注目度を上げます。
• 上層部向けに「補助金要件やデジタル化の重要性にも関連しています」との説明を加えると、大学改革を考える上での価値が伝わりやすくなります。

3. チャットツールや学内ポータルでの通知

• SlackやTeamsなど、職員が日常的に使用するツールでポップアップ通知を設定し、告知を目に留めてもらいます。
• 学内ポータルサイトでイベント情報を目立つ位置に掲載してもらうことも効果的です。特に「補助金獲得や業務効率化のために」といった具体的メリットを前面に出すと目に留まりやすくなります。

4. 「忙しい方向け」録画視聴オプションの提供

• 「当日参加が難しい方のため、録画視聴が可能」といった配慮を告知することで、忙しい職員でも後日視聴できるメリットを伝えます。
• メールに「視聴時間：約30分」など、録画内容がコンパクトであることも記載すると、忙しい方にも参加しやすい印象を与えられます。

5. 簡易なリーフレットの配布

• A4サイズの短いパンフレットやチラシを作成し、学内の郵便や会議資料に挟む方法も検討できます。特に「最新の補助金情報」「導入大学の具体例を学ぶ」といったキャッチフレーズを入れると注目度が上がります。

これらの方法で、日常業務に追われがちな職員の目に留まる可能性を高められると思います。

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明日やってみます、おやすみなさい。