WEB会議／参加者と進行役のポイント

在宅勤務中です。
通勤はありませんが、自宅で狭い机に一日中座って仕事をしているのも疲れます。
静かですので仕事ははかどりますが、同僚との何気ないコミュニケーションに飢えつつあります。

昨日はzoom会議がありました。
うちの組織もだいぶzoom会議に慣れてきましたが、まだまた参加者の中にはまだまだ慣れない人もいます。
そんななか『テレワーク　５０のコツ』という本を見つけて、パラパラと読んでいたら<
web会議の参加者と進行役のポイントが簡潔にまとめられておりましたので、備忘のためアップしておきます。

１．進行役の役目

①会議中の進行だけでなく、会議の設定、議題や目的の事前共有、事後タスクのフォローも行う。
②矢継ぎ早に話すのではなく、ゆっくり話をして、言葉が参加者と被らないようにいつもより一拍多く間を取るようにする。
　　Ｗｅｂ会議では要点を分かりやすく簡潔に伝える能力が求められます。
③身振り手振りを入れる時はカメラに向かって大きめに。
④発言量が平等になるように、みんなに声をかける。
　　時に声の大きな人が発言を独占してしまうことがあります。有意義な会議にするには、多くの参加者の発言を引き出す努力が欠かせません。
⑤「われ関せず」の人がいたら、意図的にあるいはわざと「電波状況を確認する」ことで意識を会議に向けさせるようにする。
⑥グランドルールを設定して、会議の開始前にグランドルールの資料を投影しておく。
　　・発言者以外はマイクをオフにしておきましょう。
　　・声が聞こえない場合は、スピーカーがオフになっていないか確認しましょう。
　　・チヤットは、質問を書きこむ場、合いの手を入れる場などの目的で使用します。

２．Ｗｅｂ会議参加者の留意点
①最初に一言発してマイクテストをしておく。
　　・発言時以外はマイクをオフにしておく。
　　・他の参加者の声が聞こえるかを確認する。
②発言する時はいつもよりゆっくりと話す。
③発言終了後は自分の発言が終わったことを分かるように合図する。
　　・「以上です」　「以上、○○でした」など
④発言する際はまず合図をする。
　　・「○○ですが発言いいでしょうか」や挙手機能で合同を送る。
⑤時差があるので反応を求める場合は少し待つ。
⑥投げかけをする際には指名する。
　　出所　『テレワーク５０のコツ』日本能率協会マネジメントセンター刊

私は少し早口のきらいがありますので、「zoom」に時差があることを忘れて、ついつい早口になってしまいます。
ここは気を付けないといけないなぁ。

また
>④発言量が平等になるように、みんなに声をかける。
>　　時に声の大きな人が発言を独占してしまうことがあります。有意義な会議にするには、多くの参加者の発言を引き出す努力が欠かせません。
これも気を付けたいところですね。
普段のリアル会議でも進行に気を取られて発言に目配り・気配りをしていない人が多いです。
ましてやzoom会議は目の前に参加者がいないので、ついつい目立つ人・声の大きな人ばかりに話を振ってしまいがちです。
しかしサイレント・マジョリティの小さな声を吸い上げることもzoom会議の司会者の大切な役目なのです。



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