ちょっと手伝って欲しいんだけど、と依頼を受け
横浜南部の事務所へ。
事務スタッフ欠員の今、入学式に先生が配る資材の発送が
間に合っていないらしい。
マンパワーってだけなら他のバイトさんに行ってもらうのもアリだけど
どうも前任者からのまともな引き継ぎもないまま
やり方自体に不都合があるそうなので
テコ入れ兼ねてリーダー自ら見参、なんちゃって。
入社してから半年という担当のバイトさんが見せてくれたのは
先生が書いてきている日付の早い順に重ねた注文書と
担当営業ごとに目玉クリップで留めてある教室版下。
ざっと目を通す。日付は一番早くて4/1。
なんだ余裕じゃんと思ったら、納品希望日ではなくて
使用日だった。
うちのやり方と違うところは、版下の管理と注文書の仕様。
繰り返し使う版下はクリアポケットファイルに格納。
ポケットに先生の名前のインデックス。
注文書には納品希望日を書いてもらい、チラシ自体の注文と
ビニール手提げやパンフレットなどの資材は別枠。
まずは注文書に版下と宅配伝票をセットしておくといいですよ、というと
目玉クリップから抜いたところがわかんなくなるから
付箋を貼っていいですかという。そうなるよね。
伝票は印字済みのものはあるが、やはりインデックス整理ができてないから
いちいち全部たぐってみないと目当ての先生のが見つからず。
そして資材の中に入っている「無料体験チケット」の
在庫がなくなったので「カラーコピー用紙に両面印刷して裁断してる」というので
ちょっとびっくり。そんな手間かけなくたって、うちの事務所から在庫回せるよ？
さらに、出荷を始めてみたら程なく、手提げや漢字表などが底をつく。
未処理の注文書をめくりながら受注残を算出。5000とかですけど。
在庫管理は誰が？とバイトさんに聞くと、知らないという。
後で聞いたら、誰もしてないことが判明。
今までよく回っていたなと感心する。
ここの事務局長にすぐ報告して手当てを依頼、すると
本社から手提げは5000入るけど漢字表は3300しか入らないという。
しかも入荷は来週火曜日だって。
そう言いながら事務局長、「やっぱりまだ全然出荷終わってなかったんですね」
だってはなっから足りないんだもん、終わるわけないじゃん。
確か漢字表もうちの事務所から回せるはずと言いつつ作業場に戻る。
あとできることって言ったらチラシ印刷とパンフレット準備くらい。
せっかく月曜はバイトさん一日中出荷作業に当たるはずだったのに。
火曜は彼女が勤務日ではないので、また私がやることになる。
うちのバイトさん拉致ってこようかと画策中。
ここのすぐ裏には、牧場直営のめちゃうまジェラート屋があるので
それで釣っちゃう。
バイトさんが、実際のところ先生たちは使う日の何日前に欲しいものでしょうかと言う。
それって多分先生の生活パターンによって違っていて、
例えば平日は無理だからセット組は土曜にやるんだ、と思ってたり
週末は出かけちゃうから次の月曜にやろう、と思ってたり。
だからこそうちの方では納品希望日を聞いてる。
さらに二種類ある注文書の中の２割くらいが同じ内容のものを重複して注文してる。
担当営業に確認してきてください、と付箋をバンバン貼り付けてバイトさんに渡す。
うちは担当してる人が歴長いから、最初に注文書を受け取った時に
そういう疑問があれば即座に担当営業に回してるけど
入って半年の人にそれをやらせるのは酷だから、最初から営業が確認して
指示出すべきだと思う（けどそこまで言っていいかは悩むな）。
ボスがこことうちの両方を統括して見ることになって一年、
事務スタッフも入れ替わりがあるので
それぞれの既存のやり方を貫くのではなく
お互い良いところを真似し合おうということになっている。
実質的には今日みたいに私が現場確認し
あれこれ提案をあげることになると思う。
無駄に歴長いので威圧的にならないように気をつけないと、とは
思いつつ、なんじゃこりゃ？が多くて顔に出てないか心配。
そして最近やってきた副支社長にも「こいつ便利かも」と思われていて
うちがパイロットでやってる研修準備の外注について
支社全体のスタンダードにするからレクチャーお願いと言われている。
そのために静岡出張、と言われて
わあい、何食べようかなーとしか考えてない。
ただ今日もそうだけど不在にしちゃうと
他のバイトさんにしわ寄せ行くから
なるべく困らないようにして出かけよう、と思う。
すると勢い残業が増えてしまう。
でも例えば嫌な奴と一緒に仕事する負荷を考えたら
そうやって期待されながらの仕事は
電車に乗ったり遅くまで働いたりお昼食べられなかったりしても
そんなに苦じゃない。（お夕飯が弁当になっちゃう家族にはごめん・・）
逆に言えばやっぱり一日の大半を占めている
「仕事」そのものに対する楽しさって大切で
給料のためだけに働き、週末を楽しく過ごすっていう
今のスタイルは考え直したほうがいいんだろうな。
仕事にくっついてる楽しさは、その後ろに
何倍もの辛さがあるっていうのは聞いているけれど
今みたいな仕事のそれとは質量が全く違うものなんだと思う。
事務なんざ誰にでも出来るし、そういう風になってなくちゃならない。
だから私はいつ辞めても後任が困らないように
マニュアル整備に注力してきたのだけど
ここんところ他に時間取られてちゃんとできてない。
もう一度見直そうっと。
横浜南部の事務所へ。
事務スタッフ欠員の今、入学式に先生が配る資材の発送が
間に合っていないらしい。
マンパワーってだけなら他のバイトさんに行ってもらうのもアリだけど
どうも前任者からのまともな引き継ぎもないまま
やり方自体に不都合があるそうなので
テコ入れ兼ねてリーダー自ら見参、なんちゃって。
入社してから半年という担当のバイトさんが見せてくれたのは
先生が書いてきている日付の早い順に重ねた注文書と
担当営業ごとに目玉クリップで留めてある教室版下。
ざっと目を通す。日付は一番早くて4/1。
なんだ余裕じゃんと思ったら、納品希望日ではなくて
使用日だった。
うちのやり方と違うところは、版下の管理と注文書の仕様。
繰り返し使う版下はクリアポケットファイルに格納。
ポケットに先生の名前のインデックス。
注文書には納品希望日を書いてもらい、チラシ自体の注文と
ビニール手提げやパンフレットなどの資材は別枠。
まずは注文書に版下と宅配伝票をセットしておくといいですよ、というと
目玉クリップから抜いたところがわかんなくなるから
付箋を貼っていいですかという。そうなるよね。
伝票は印字済みのものはあるが、やはりインデックス整理ができてないから
いちいち全部たぐってみないと目当ての先生のが見つからず。
そして資材の中に入っている「無料体験チケット」の
在庫がなくなったので「カラーコピー用紙に両面印刷して裁断してる」というので
ちょっとびっくり。そんな手間かけなくたって、うちの事務所から在庫回せるよ？
さらに、出荷を始めてみたら程なく、手提げや漢字表などが底をつく。
未処理の注文書をめくりながら受注残を算出。5000とかですけど。
在庫管理は誰が？とバイトさんに聞くと、知らないという。
後で聞いたら、誰もしてないことが判明。
今までよく回っていたなと感心する。
ここの事務局長にすぐ報告して手当てを依頼、すると
本社から手提げは5000入るけど漢字表は3300しか入らないという。
しかも入荷は来週火曜日だって。
そう言いながら事務局長、「やっぱりまだ全然出荷終わってなかったんですね」
だってはなっから足りないんだもん、終わるわけないじゃん。
確か漢字表もうちの事務所から回せるはずと言いつつ作業場に戻る。
あとできることって言ったらチラシ印刷とパンフレット準備くらい。
せっかく月曜はバイトさん一日中出荷作業に当たるはずだったのに。
火曜は彼女が勤務日ではないので、また私がやることになる。
うちのバイトさん拉致ってこようかと画策中。
ここのすぐ裏には、牧場直営のめちゃうまジェラート屋があるので
それで釣っちゃう。
バイトさんが、実際のところ先生たちは使う日の何日前に欲しいものでしょうかと言う。
それって多分先生の生活パターンによって違っていて、
例えば平日は無理だからセット組は土曜にやるんだ、と思ってたり
週末は出かけちゃうから次の月曜にやろう、と思ってたり。
だからこそうちの方では納品希望日を聞いてる。
さらに二種類ある注文書の中の２割くらいが同じ内容のものを重複して注文してる。
担当営業に確認してきてください、と付箋をバンバン貼り付けてバイトさんに渡す。
うちは担当してる人が歴長いから、最初に注文書を受け取った時に
そういう疑問があれば即座に担当営業に回してるけど
入って半年の人にそれをやらせるのは酷だから、最初から営業が確認して
指示出すべきだと思う（けどそこまで言っていいかは悩むな）。
ボスがこことうちの両方を統括して見ることになって一年、
事務スタッフも入れ替わりがあるので
それぞれの既存のやり方を貫くのではなく
お互い良いところを真似し合おうということになっている。
実質的には今日みたいに私が現場確認し
あれこれ提案をあげることになると思う。
無駄に歴長いので威圧的にならないように気をつけないと、とは
思いつつ、なんじゃこりゃ？が多くて顔に出てないか心配。
そして最近やってきた副支社長にも「こいつ便利かも」と思われていて
うちがパイロットでやってる研修準備の外注について
支社全体のスタンダードにするからレクチャーお願いと言われている。
そのために静岡出張、と言われて
わあい、何食べようかなーとしか考えてない。
ただ今日もそうだけど不在にしちゃうと
他のバイトさんにしわ寄せ行くから
なるべく困らないようにして出かけよう、と思う。
すると勢い残業が増えてしまう。
でも例えば嫌な奴と一緒に仕事する負荷を考えたら
そうやって期待されながらの仕事は
電車に乗ったり遅くまで働いたりお昼食べられなかったりしても
そんなに苦じゃない。（お夕飯が弁当になっちゃう家族にはごめん・・）
逆に言えばやっぱり一日の大半を占めている
「仕事」そのものに対する楽しさって大切で
給料のためだけに働き、週末を楽しく過ごすっていう
今のスタイルは考え直したほうがいいんだろうな。
仕事にくっついてる楽しさは、その後ろに
何倍もの辛さがあるっていうのは聞いているけれど
今みたいな仕事のそれとは質量が全く違うものなんだと思う。
事務なんざ誰にでも出来るし、そういう風になってなくちゃならない。
だから私はいつ辞めても後任が困らないように
マニュアル整備に注力してきたのだけど
ここんところ他に時間取られてちゃんとできてない。
もう一度見直そうっと。