〔はじめに〕これは、臨時に行われた助成金報告についてです。一定期間経過後（５年）の定期報告ではありません。定期報告については、このブログの最後に簡単ですが【追記】しておきます。
事の起こりは、昨年の暮れも押し迫った１２月２９日
会社は休みなのだけど、半分は上司の依頼に付き合って出社。
「そろそろ帰ろう」という雰囲気になったころに郵便が届いたので仕分けをしたら、厚生労働省から封筒が有りました。
『お役所からだら早目に内容を確認しておこう』と考えて開封すると・・・平成２６年に「受動喫煙防止対策助成金」を利用して設置した喫煙室の現状報告書と会社の帳簿などを１月１０日の午前１０時３０分に労働局まで持参してくださいと言う内容のお手紙。
読み進めていくと、「下記の日時に来局いただけない場合は、別添の「希望票」の日程から来局可能な日程を選択していただきＦＡＸにてご連絡ください」と書いてあります。
そこで「希望票」を見ると受付日は「１／１０」「１／１１」「１／１２」「１／１５」となっており、それぞれに日に対して「午前・午後」のどちらかを選んで〇を記入するようになっております。更に、「来局いだだける時間もわかりましたら御記入願います」とも書いてありました。
この時点では指定された「１０日の午前１０時３０分」は諸般の事情で無理なのは確実ですが、いつ行けるのかは未定なので、回答保留。
年が明けて１月５日
勤め先は今日から営業開始。
本当は月初の諸々の処理と、１０日までの定例業務に忙殺されるのだけど、それを見越して休み中に出社して幾つかの業務をこなしていたので、回答を作成することにします。
上司は「1/11でいいんじゃないのか」と言っておりましたが、営業は全員そろってあいさつ回りで外出していますし、運が悪いことに内勤の人間も何名かが外部研修で不在。私が外出したら少ない人数がさらに減ってしまう。
そこで、他部門の会議が行われることから社内に人間が多くいるであろう「1/12の午後１時３０分」で「希望票」を作成して労働局へＦＡＸ。
その後、指定された書類などを準備するために悪戦苦闘
・以前から準備しておいた申請に関する各種書類の綴りを取り出し、目次に書いておいた書類がチャンと有るのかを確認
→後で書く『当座預金の入出金記録票』のコピーを入れておいたので、助成金の受取日が分かった。
→工事業者から発行された『領収証』の原本（何故かコピーも）を入れておいたので、代金を支払った日が分かった。
→どうしてそういう順番にしていたのかが不明な書類が有るので、順番の整理。
・過去の会計帳簿を保管している倉庫から平成２６年度の「総勘定元帳」を発掘。
→「当座預金」勘定のページを開き、「助成金を受け取った」と「業者に工事代金を支払った」箇所に附箋を張り付けておく。
・お手紙には「預金通帳」と書いてあるけれど、受け取りも支払いも当座預金なので・・・銀行から送られてくる『当座預金の入出金記録票』を倉庫から発掘。
→「助成金を受け取った」箇所に附箋を張り付けておく。
・喫煙室から移動（使わなくなっただけ）した備品を倉庫や別の部屋から持ってきて、「チャンと使っていますよ」と言う状態に戻すした後、お手紙に書かれている写真を撮影。
→外観が分かる写真４枚［正面２枚、左右の側面をそれぞれ１枚］
→内部が判る写真を２枚［正面と右側面をそれぞれ１枚］
→分煙用テーブルの写真を２枚［機械本体と型式票をそれぞれ１枚］
→灰皿の写真を１枚（敢えて使用中の状態で）
→電気工事も助成金の対象になっていたので、新設した電源コンセントを１枚
→「警備会社のセンサー等の移設」も助成金の対象となっていたので、喫煙室の外に移設したセンサー等の写真を１枚
→換気装置の写真を２枚［天井に取り付けてある換気装置と、壁に設置してあるスイッチをそれぞれ１枚］
・写真撮影の為に持ってきた備品を元の場所に戻す［後で気付いたのですが、助成金の対象となってい無い備品でした］。
・スマホ等で撮影した写真を提出する場合には「撮影年月日・撮影位置・方向を付記」と書いてあるけれど、どうすればいいのか悩んだので、取り敢えず複合コピー機で写真１３枚を印刷。
１月１１日
チョット時間が出来たので、保留にしていた「撮影年月日・撮影位置・方向を付記」について考える。
結果、写真の右上に①から⑬の番号を記入。
「写真のリスト」と題名を付け、「番号・何を伝えたいための写真なのか・大まかな位置・撮影日時」を記入した表を表紙として作成。
→例えば１枚目の写真については『① 外観 正面［遠景］ 平成３０年１月５日』とした、エクセルの表です。
１月１２日の午前
労働局へ提出する「報告書」に必要事項を記入し、会社代表印の押印を総務担当役員に行ってもらう。
その後、すべての書類を最終確認して、問題らしきものが思い当たらないので念の為に「会社控え」としてｺﾋﾟｰを取る。
最後に『申請当時と現在とでは代表者が異なるから、それがわかるようにしておいた方がいいのかな？』と思い至り、何か変更事項が有る度に保管している「登記簿謄本（登記事項証明書）」の綴りから直近の物を抜出し、偶々、平成２８年に取得して使わなかった事から一緒に保管していた「印鑑証明書」も取り出して、持参する書類に追加。
１月１２日の午後
約束した時間の３０分ほど前に労働局に到着。
緊張したのかちょっとトイレに寄ったけれど、１時２０分に指定された部署で受け付け終了。
途中を省略して・・・
別室（会議室）に連れて行かれて、４つ用意されているテーブルの一番奥（窓側）に座って書類確認。
聞かれたことにだけ適切に返答。
焦ったのは、工事代金が助成金の対象額より多い事に対しての質問が有った時。
『１つのフロアーの中に新たに喫煙室を作ったため、元々あった空調設備（エアコン）が喫煙室専用となってしまいました。その為、新たに天井埋め込み型のエアコンを２台設置しております。これは助成金の対象外なので写真は撮影しておりませんが必要でしたか？』と回答。
それを聞きながら、官の方は助成金申請時に提出した見取り図や設備の写真確認し、「この空調設備ですね。確認できましたので問題ありません」と言う事に。
あと、直前に用意した登記簿と印鑑証明書が思いの外、役に立った感じ。
「会社代表が正しいことがこれで理解できました。」と言ってくださった。
意外にもすんなりと書類確認は終了です。
官の方から「今回、検査院の調査がありまして・・・御社の帳簿を預かる事は出来ますでしょうか」と言って来た。
突然の事なのでビックリもしたし、後ろめたいことは無いけれど帳簿を見られるのは何だか嫌だけれど、応諾。
→後日（２月上旬を予定）、書留で返却してくれる。
だけど、登記簿と印鑑証明書まで提出書類として持って行かれそうなので、『これだけはお返し願えませんか？』と言うと、コピーを取って返してくれた。
最後にこちらから幾つか質問。
Ｑ１
写真はこんなもので良かったですか？
Ａ１
必要な物を全て撮影してくれて助かります。
ここまで詳しく（複数枚）出してくださるところは少ないのです。
Ｑ２
平成２６年に頂いております『助成金交付額確定通知書』には「平成３１年●月■日現在の状況について、平成３１年×月△日までに・・・局長あて報告すること。」と書いてあり、今回と同じ書類が添付されていました。今日この書類を提出することで平成３１年の提出は不要となるのですか？私どもといたしましては平成３１年に提出することはやぶさかではありませんが念の為にお尋ねいたします。
Ａ２
そうですね・・・提出は不要な気も致しますが目的が異なりますので・・・チョットこの場ではわかりませんので、後日ご回答申し上げます。
質問も終わり、書類確認終了と言う事で、官自らの案内でエレベータホールへ。
当初貰った「お手紙」にも書いてありましたが、約２０分で書類確認は終了です
ところで・・・コピーを取りに官が席を外している間、隣のテーブルに座っている方と官とのやりとりを聞くとは無しに聞いていたら・・・
その会社は、申請時には２階と４階の工事が助成金の対象。
なのに２階の写真ノミを持参。
当然、官は「４階はどうなっていますか？」と確認の質問。
「４階ですか？私は聞いておりませんでした。」「４階は別会社が入居しており、入る事は出来ません」と返答。
その後、数回のやりとりで、この別会社が助成金受領時点で４階を占有していたと思うと言ってしまったからさあ大変。
結果がどうなるのかが気になるけれど、こちらは用事は済んでしまったので会議室には戻れません。
◎受動喫煙防止対策助成金について［厚生労働省ＨＰ］
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000049868.html
【追記】2020/2/3
定期報告ですが、助成金の支給決定と一緒に「（別紙14）受動喫煙・・・喫煙室の状況」という名前の用紙を受け取っていた場合、その用紙は使いません。 → 上記の臨時報告の後に書式が変りました。
旧書式が渡されている事業所へは順次、新書式が郵送されます。その新書式の書類は「喫煙専用室等の運用状況に係る現状報告」という名称になっており、注意書のところの１行目には『本報告は、交付対象設備等の設置後、おおむね１年経過するごとに提出すること。』と書かれていますので、毎年の提出が必要となりました。
