こういう大雪みたいな不可抗力でキャンセルの場合、店側よりもこれは客側のモラルによると思う。
まず大雪警報出てますって状況の中で宴会するって事はほとんどないと思うんですよ。
でも、店としては予約が入っている以上、準備をするしかない。
案の定キャンセルになるでしょ?
準備した食材は廃棄ですよ。
まず、幹事としては大雪とかこりゃ宴会とかやってる場合じゃないなって思ったらなるべく早めに、特に今回みたいに金曜日には大雪降る可能性があるってわかった時点で「宴会中止」の決断をして、店側に連絡して上げるのが親切というもの。
それだけで店側は余計な食材を買わずに済むんだから。
もしくは宴会をするにしとても、宴会メニューではなく、通常のメニューからチョイスするとかね。
その位の配慮はしてもいいかなと。
んで、キャンセルした人は、後日改めてお詫びも兼ねてお店に飲みに行く。
何なら宴会のやり直しをする。
そうすると店側も感謝してくれるし、何なら少しサービスしてくれるかもですよ。
一応参考にしてみてください。