経理と名のっていた私は経理じゃない?

よ～く考えると、経理じゃない？

そう気が付く私。

今の私の仕事は
1.　経費精算の原本提出分を確認し、その番号を中国のシェアードサービスに伝える、
2.　原本確認でシェアードサービスが気が付かないと思う、確認が必要なところを知らせる、
3.　支払が済んだものをファイル、済んでないものを翌月再度確認
4.　アメカードからの問い合わせに答える
5.　ハンコ押し
6.　頼まれた書類作成
7.　バイク便、郵便送り　+雑務

私がこれらの仕事をしながら抜け漏れ懸念点をみているけど、
本来、費用使用の決まり、範囲、上限等が書かれた規定があり、出張や接待申請手順と承認内容がきちんとしていたらシェアードサービスが確認すれば完了。

何故、経理じゃないのではというと、そもそも経理部がないと思った。　名ばかり組織ってもんかな。
それは先週、アメカードから「遅延分の精算を早くして欲しい」と繰り返し促されているのだけど、当社は遅延承知で払わないので私もどうにもならない。　「（自分だったら遅延金が発生しないようにするけど、）契約でそうなっているなら契約通りで承ります」と返答。

その後、CAOが「ローカルには全然契約書を見る権限もないのよねぇ」と。。。
私「契約書全部？　法人として契約内容が確認され必要な財務報告ができてないといけないのに中身確認できてなくていいんですか？」と聞いたら
「CFOは見れるかもしれないけど私はみれないのよ」

「もしかしてポイされる運命？」。。。とは言わなかったけど、

ハンコ押ししかしてないけど、財務側として目を通している雰囲気がないし、印紙も誰が貼っているのか？と思うほど。　それに印紙に捨印押した事ない。。。ましてや小口現金（現金精算）無いのに印紙購入の経費精算も見てないし。。。

見てないからなんとも言えないけど。。。見る気もない。。 

経費精算、請求しないでDelete

今日もまた経費精算でへんなものがあった。

済んでいない経費精算申請を整理していると、2013年の未精算の一つがデータから消えていた。　それで、シェアードサービスにどうなったか聞いてみたら「従業員が取り下げた」とそのやり取りのメイルも送ってくれた。

そのメイルには理由が書いてなかったので従業員に直接どうしてかを聞いてみた。
去年9月～10月頃、自分と上司がCFOに呼び出され、「今頃こんな古いのを出されるとまた問題になる、というようなことを言われ、それを納得し取り下げることにした」とのこと。
請求内容は個人の支出ではなく、きちんと仕事目的も記録されている。
それを監査の後にそんな古いものがでてくるとまずい、というのは隠ぺいであって、従業員にそういうことをいうのは強要。　従業員が「自分が悪いから請求取り下げるのは納得してのことだから」というけれど、立場の弱い者にそうするしかない、という印象。

懐から出した額は3万5千円。　これはまだ安いほう。
それにまだまだ古いものがあるし、12月にだって2013年のが出てきたくらい。
それにまだ提出されていない2012年のだってある。 

先日は別の人で26万円も自腹をきってやめていった人もいる。　
この人の場合はCFOから直々に経費精算書類からレシートを取り出され、「これは払わない、これも払わない。。。」と26万円却下されたそうだ。　

私は私の正しいことをしたいので、きちんと聞いたことは記録して残しておく。

だけど、どちらもおかしい。
会社は会社で間違っているけど、この従業員もビジネスマインドってものが全くない。　
ビジネスマインドってのは商法で、ある程度知っとくべき。　会社が違法な事をしたら営業停止ってことだってあり得るし社会的に信頼性を失うってこともあるよね。　ちなみに3万5千円は40代くらい、26万円は60代近く。　営業的仕事なら新聞に目を通していればある程度必要な法律知識だって得られるだろうに。。。

若者君達、こういう大人を見習わないように！　新聞の記事というのは、その事件を読むだけじゃなく、その背景に何が問題なのかってのを理解して読むことが大事。　自分の身の回りに関連している事なら、自分の立場ならどうすることが正しいか、間違っているか、社会人的に考えることが大切。　せっかく稼いだ収入を不当にとられないように気をつけましょう。　そう思います。

引越費用負担しますの後に、却下はないでしょ。。

またまた費用精算。

キャビネットの中に精算したのかしてないのか、システムでもわからない経費精算2013年12月がでてきて社員に確認してみたら、
「それはたぶん前に却下された引っ越し費用50万円だと思うので破棄してください」と返事がかえってきた。

私の見つけたのは10万円くらいだったので、もう一度正確な金額を伝えて調べてもらったら処理が終わってファイルしてもいいものだった。

だけど、その50万円が気になったのでもう少し詳しく聞いてみた。
それは異動で海外から日本へ引越しでかかった引越し代を会社が払うということで、引越し後にかかった費用請求をしたら、今度は払わないということになり、部屋に呼び出され、紙に承諾書のようなものを書かされたのだと。
「いいんです。　自分はそれで納得したから」

従業員の意思を尊重します。　これを議題にあげたらパワハラされても困るし。
だけど、一度負担するといって事象が起こった後に却下するのは労務問題だと思うんだなあぁ。。 

当時の事は知らないけど、全額却下があるのだろうか？

もちろん規定がない。

規程があるのかどうかもわからない。　通常だと総務人事のイントラに行けば就業規則やその関連があるのだけど、全然どこにあるのかわからない。

経費精算担当なので、とりあえず就業規則を見せてもらえるか、と人事に聞いたら2011年のドラフト状態のを渡された？？？　届け出はこれ？？

社員に聞いても「知らない」「どこかにある」という回答。　

ま、人事総務経理以外は通常見ないかもしれないけど、みんながわかるところに保存しいつでも見れる状態にしておくのが会社の義務。　

こんな調子だから、異動の時に引越し費用もどういうことになっているのか不明です。

だけど50万円。
自分持ちと初めからわかっていたら値切るとか頑張れたんだろうにねぇ。

私からしたら、約束したことは守れ、と思うなぁ。  

まだまだ。。。経費精算

経費精算、もりだくさん。

今日はプロセスの見直しの改善をする前に、今ある問題点を中国のシェアードサービスチーム（経費精算担当）と☎で話した。

中国担当者3～4人と私とちっともわかっていないアカウンティング女、ＣＡＯ。

その中で、経費精算申請が承認されないままほったらかしになっているもの、あるいは申請さえしないで滞っているものがあるので、定期的にＲｅｍｉｎｄｅｒをする提案をした。

そしたら、その会議後、ＣＡＯがＣＦＯはそんなことをする必要がない、と言ってたよ、と。
遅れるのは従業員のせいだからＲｅｍｉｎｄｅｒをする必要がないということだ。

この経費精算内容を確認していてわかったのだけど、これらの費用は支払確定時期（水曜日に費用/買掛金）にやっと帳簿に計上され毎週金曜日に支払（買掛金/現金）となり、確定前の費用は未払費用がされていない。　何故しないのかというと、やらなくていいことになっているから、と。。。

ま、どうでもいいけど、それなら、滞っている経費精算は早く進められるよう管理体制をとるべきだけどその対応をしない。

シェアードサービスがこければ有利？に働くのか、こければいい、みたいな方向に動いている感じ。　人の不幸は我が身の幸福かぁ。。

ＣＡＯ曰く、「私は何社もフランスの会社にいたからわかるけど、フランスはこうだから。　それに合わせられないんじゃここにいてもねぇ～」、とパワハラ？と一瞬考え、

だけど私も負けちゃいない。

「フランスもどこも今は共通で会計基準は発生ベースとなっているから未払費用をあげないなら、費用がタイムリーに計上できるようにするのが経理の責任だと思うんだけどな。　それに提出が遅いとか漏れがあるといって従業員が悪いというけど、それを改善する責任は経理にあると思うなぁ。　それに、従業員側の責任と言って管理する必要が無いというのは経理は責任を果たしていないと思うんだよねぇ。　ま、上がやるなっていうんなら、そうするけど。」　と付け加えた。

そしたら、「じゃ自分でＣＦＯに言ってください。」ときた。

ＣＦＯに言っても同じだけど、とりあえずＥ－ｍａｉｌで別の要件を送るついでに
「p.s. 賛成じゃないことを伺いました。　この意図は財務報告の目的があり、また管理の一つとして意見しました。　」 

ほんと、一番コスト意識がないのが経理上層部だと、会社はつぶれると思うんだなぁ。
前年対比で29％の売上増と自慢してたけど。。。正しく計上してから自慢して欲しいかも。

あ～、たかが経費精算。。。

シェアードサービス（委託）に出す前に、プロセス構築するべき、と思います。。。

何が起こっているか、というと

1. アメカードのオンラインデータと紙ベースの不一致、
2.　支払金額が同日（同じ日に100％消込）に処理されないので合計でのトレースもできない、
3.　アメカードでは古いのから消込し、こちら側は何の分、で支払っているのでアイテムごとの照合ができない、
4.　カード使用日がこちらのデータで入ってくるのに対し、アメカードの方は使用日となっていない、
5.　個人で直接支払っている分が不明、
6.　会社から処理が遅れているのをアドバンスで支払ってた過去があるが、どの分を払っているのか不明、
7.　今まで照合したことない、帳簿データもシステム途中で変えているから古いものが遡れない、
8.　カードが解除、再発行を繰り返すからコードも変わる、

などなど、すごいことになっている。

問題を把握するだけで数日かかった感じ。
整理整頓してから外注に出さないと、もっとコストがかかることになるし、もっとひどいことになると思うな。　 

ところが経費精算だけじゃなく、他のにも沢山。
通信システム会社はＩＴに強いかと思ったけど、相当弱い。
会計もＳＯＸも。。。 

消費税が未だに5％で設定されていたので勘定科目照合やってるの？と思ったらやったことが無いようで、差額はマニュアルで直すと。。???
ちなみに8％に変えたつもりだったようだけど、抜け漏れ多発。
何故そんなことが???
だけどリーゾナブルテストをやれば一目瞭然だったのに、今頃？ 

理解に苦しむ。。

いやぁ～、毎日出勤するのに最近「頑張り」が必要。　

 

経費精算の続き。。。

本来、経費精算なんて簡単なもの、で終わるはず。

だけどプロセス設計があまりにも下手で、とんでもないことになっているのが今の会社。。

まず、カードで使った分を使った人が申請するのだけど、古いのから順々に終わらせ、未処理のものを残さないようにする。
そして、経理が定期的に未処理もものが無いかを確認する。

カード会社へは経費精算申請処理が終わった後に支払う、またはカード会社の請求額をまとめて払うという具合。
カード会社への支払は会社が行うもので個人が直接カード会社へ支払うことは無い。

ところが、ここの会社は
処理が遅れたのは従業員なんだから遅延金が発生すれば自分で払い、カードが止められたくなければ自分でその遅れた分を払うのはおかしくないというスタンス。 

未処理のものがどれだけあるか今まで確認せず、また個人が直接カード会社へ支払うものがあったり会社がアドバンスで払うものがあったり、
カード会社の請求額　≠　未処理分（未払費用）　+　処理済み（買掛金）
その上、カード会社は受け取った入金は古いものから消していくので、何を支払ったのかというのでは一致させることが不可能。

今現在の残高からさかのぼって調べるのも困難という始末。

これをきれいにしようとしていたら、それはシェアードサービス（中国）の経費精算担当者にやらせろという命令だ。

これは経費精算担当者の仕事というより財務経理担当者の仕事。
私が指示をして、というけれど、私だってわけがわからないのに、指示なんてできるわけがない。 

ほんと今まで何やってきたんだ？と思うけど、これが外資の実情。

今日麻生さんの発言で
「（結果を）出していないのは、よほど運が悪いか、経営者に能力がないから」というが、
結果を出しているように見える企業は、それは屈折させた結果を出しているのであって、真面目にやっている企業が呑み込まれている影響もある。

現に、プロセスをしっかりさせ将来の無駄を抑えようとしても、目先だけ、自分だけ、今だけ良ければいいという環境だ。　

ほんとあきれる。　もう既に求職モードに入っているので、後は賢く、我慢する。 

コーポレートカード、遅延金は社員が負担

コーポレートカードとは経費精算を会社がクレジットカードと契約し社員に持たせ経費精算をそのカードで行うというもの。

その契約は使った経費が個人の口座から落ちるような契約と会社の銀行口座から落ちるものがある。

個人の口座から直接落ちるようにすると、その請求を早くしようとする為処理が滞りなくできるので会社はこちらの方を選んだ方が利口。

ところが今の会社は会社の口座から落ちるので、その経費精算処理が滞っている。
滞っているのは催促するが、
書類提出されているのに「ああだのこうだの」いちゃもんいって、クレジットカード会社への支払も遅らせている。　その為クレジットカード会社から遅延金が発生しその負担を社員に請求している。 

もっと詳しく言うと、
既に出張申請承認がでて出張から帰った後にその出張申請書に不備があるから、という理由で経費精算されず、またその支払分をカード会社に支払わない。　その為遅延金が発生する状態。　もちろん現金で支払った分も立替分が返金されないものもある。
カード会社からでた遅延金は社員が負担すべきと主張し、精算が止まるのも仕方がないという主張。　私がこの会社に入り1ヵ月たつけど、2013年分を今頃処理。　大バカものがここにもいると思ったくらい。　大バカだから、まだ提出（Ｓｕｂｍｉｔ）されてないデータをみたら、2012年のも未処理のまま。　未払費用も立ててないから、システムに残っている金額にも気が付いていないのがあきれるのだよねぇ。。

請求に誤りがある場合は修正する義務があることを規程しているが、遅延金を請求する事は社員から同意を得ていない。　また遅延金は使った費用の金額に利率がかけられ請求されているので、経費使用が多い人が多く遅延金をチャージされる。
これを社員に請求するのは会社は従業員から利益を得ていると見えるので法律（労働基準第六条）に払拭していないか確認した方がいいのでは、と促すと社員がきちんとしてないから社員が負担するのが当たり前ということ。　コンプライアンスよりも会社のコストを気にしてるので話がかみ合わない。　

どうでもいいけど、出張申請書に承認がでているのに、申請書に不備がある、というのは承認する側の問題。　こんな書類が行ったり来たり時間の無駄だなので承認出す前にきちんとやってくれ、と文句。　　そしたらそれは自分達の責任じゃないと。　じゃ、私が先にレビューしてから承認した方がいい、というとそれは私の仕事じゃない、シェアードサービスの仕事だという。　じゃ、承認する意味が無いのでは？　それは必要なんだと。　意味わからないが、とりあえず納得して終わらせたのだけど、ほんと人間の中身が全然違うって感じがするよ。。。

ほんと、私は絶対管理職になるべき、と思う。

不満

私はこの（↓添付）仕事に応募して仕事についたのだけど、
今やっている仕事は経費精算の原本を回収、滞っているものの回収、中国のＳＳＣへＤａｔａを送信、丸印角印銀行印の申請書作成やＦｉｌｉｎｇ、自働引落の支払申請書作成。。。

経費精算のプロセスが整っていないのでそのプロセスを改善をしないと雑用ばかりなのでその改善をしている。。。

だけど、全く決算報告書を見る事は無いし、勘定科目表すら見られない。。。
はっきり言って募集内容が全く違う内容だ。 

11月4日に入ったから10月決算が見れないのかな、と思ったら11月もこの調子。

とりあえず2012年＆」2013年の払ったかどうかわからない経費精算やそのプロセスを改善する目標を立ててるけど、完成するまで持つかな。。。という感じ。　

ストレス。。。

――――添付――――――――

Job Summary:

This position has responsibility for accounting functions of Japan entity, collaborating with Shared Service Center in Shanghai, assisting to CAO in Japan and reporting to CFO in Japan. The incumbent will support the accuracy and integrity of the Company's overall collection and reporting of financial information. Requirements include assistance with closing of the books, processing of standard financial and operational functions, compliance with various statutory and tax regulations in Japan and assistance with special projects as they arise. The candidate should have experience working in a diverse, changing, and growing business environment. The position calls for someone with a proactive work approach who offers ideas and solutions to problem-solving situations. The candidate should have experience working with cross-functional teams and under multi International environment.  This position is promised to be converted from temporary to permanent position based on her/his performance.

 

Responsibility:

Daily responsibilities include, but are not limited to:

1. Maintain proper day-to-day accounting functions of the entity, including Account Payables, Account Receivables and Cash Management etc.
2. Assist in monthly closing of the accounting books in a timely and accurate manner, in agreement with the published schedules and deadlines.
3. Prepare internal and external financial reports based on accounting information and data according to Company and regulatory policies and procedures.
4. Help implementing local internal controls and procedures as required and reinforce compliance with corporate policies and procedures.
5. Provide support in implementation of the common finance and accounting system and processes.
6. Ensure continued successful implementation of Accounting / Finance system with Shared Service Center model.
7. Interface with external advisors and consultants.
8. Work closely with functional teams in Japan
9. Achieve operational excellence through standardization of policies and processes in coordination with Shared Service Center in Shanghai.
10. Support overall finance and tax compliance in Japan.
11. Work closely with local business support professionals in Japan
12. Work in team setting to implement and execute strong initiatives.
13. Other duties as assigned by management and subject to change per management requirements.

Desired Skills and Experience

1. Knowledge of IFRS, Japan GAAP and tax requirements

2. Proficiency in MS Office. Experience in ERP system – SAP experience is preferable.

3. Must work well in a team

4. Strong interpersonal and communication skills

5. Good organizational skill

6. University degree or equivalent in Accounting

7. Advanced level of English language skills (read, write and spoken)

8. A minimum of 3 years relevant accounting and financial management experience gained within a multi-national company.

仕事中

11月4日から再仕事し始めて3週間。
経理、の仕事というよりアドミという感じ。　経費精算関連さぁ。

だけど紹介予定派遣なので社員になるまでここで頑張るしかない。　社員の道は厳しいよ。。。

会社は外資の通信系。　
今頃2013年の精算をしている、大バカ。。。
あり得ないよね。。
バランスあってんの？？？　　

予算無いの？
規定無いの？
手順無いの？

いやいや、それなりのはあるんだけど、どれも使えない。。。 

就業規定がどこにあるのか周知されてないし、
部下の管理もできない人が管理職だし、

無許可で出張中に大回りをして実家に戻るものもあったり、
週末出勤許可ＯＫがとれているメイルをつけて食事とタクシーの請求をしてくるやつがいるし、
残業タクシーの承認を最高財務責任者がしている。。。
そもそも、最高財務責任者が従業員のタクシー代承認したらマネージェー要らないだろうし、そもそもバジェット管理もできてない。。お金を払う人が費用の承認をしたら管理機能おかしいでしょ。。。

小さい会社なら別だよ。

部署や役職を分けるってことは不正が起こらないようにする意図があるでしょ。。。。

あ、銀行印と実印も一緒にして経理が保管。　財務責任者と金庫を開けられる経理が何かしようと思ったらできちゃうというかんじさ。。

ちなみに法務部があるけど総務がいない。

だから私の仕事はそういうハンコ押しやハンコ申請書を保管したり、雑務が入るんだよ。
それ私の仕事じゃないでしょ。。。。　だけど耐えるよ。

こんな会社だから改善スキルを磨けるんだと思って頑張るしかない。。。社員になるまで。。。

 

 

ＳＭバーがけがらわしい、というのはおかしい。

ＳＭバーの費用を経費で落とすのはよくないけど、ＳＭバーをけがらわしい、言うのはおかしい。
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20141028-00000546-san-pol

法に触れていなければＳＭバーはちゃんとした営業だし、そこで働いている人はちゃんとした職業をやっている。

それに、風俗ってのは必要。

これがあるから多くの人が性欲を満たせて世の中平和に保てる。　 

「けがらわしい」と批判するのはおかしいと思うよ。

それに東電株を全部福島に寄付する、といった宮沢さんはえらいと思った。　
（注：ちゃんと寄附するまで見届ける必要はある）

こういうことができる人はやましいことはしてないと思うよ。
ＳＭバーの費用もちゃんと使った人から返してもらえば問題ない。 
もちろん、闇にかくすとかということじゃなく、同じことが繰り返されないようにすることは必要だけど。