書類の保存について

民間会社だと下記のような形で保存期間が決まっている書類があり、それは認識されている物です。
法定保存文書の保存期間をマスターしましょう！－主な法定保存文書と保存年限一覧－

ところが山際氏は1年で廃棄してしまっていました。

想像を絶する体験…山際前経済再生相のHPプロフィールに疑問、呆れた「記憶力」

「（山際氏の）事務所では1年をめどに資料を廃棄しており、過去の行動を確認できなかった」

一般的には下記のようです。

「1年で資料を処分というのは……。どこの事務所も毎年膨大な量の資料がたまります。だから定期的に整理したり、処理したりしていますが議員が直接名刺交換をするなど、“接点”を持った相手の資料はちゃんと整理し、連絡先などのデータについては、在職期間中は保管しておくものです。良い意味でも、悪い意味でもなにかあるといけませんから」

最低限、活動記録は残すようにして貰わないと本人の記憶が曖昧でかつ証明出来ないと本人が不利なだけでなく周囲の人まで巻き込みます。

話はもう一つの書類廃棄についてです。

下記の件も神戸地裁での管理感覚と最高裁他の感覚のズレと言うか認識の違いなのでしょう。

【独自】「少年Ａ」の全記録、裁判所が廃棄　神戸連続児童殺傷、家裁「運用、適切でなかった」　内規に抵触か

まして、この件に関して書類が段ボール箱でかなり倉庫を占有していたと言われ、何故電磁的記録にしなかったのかと疑問視されています。

国際規格ISOの認証を受けていると文書管理は重要です。

ISOの取得要件にもとづいた文書管理とは？方法や種類も解説！｜ITトレンド

特に差し替えて良い物と差し替えてはいけない物を明確に意識しないと必ず指摘事項になります。

データー等は最新版にしておく必要があります。

反対に規定類は何か書き込んだりしてはいけませんよね。

もし改定なら、その書類の承認者にまた承認して貰うしかありません。

また、紙原紙なのか、電磁的記録なのかを明確にしないとどちらか不明確だと指摘対象ですよね。

こんな事を言ってはなんですが、民間の大企業だと当たり前の慣行が政治家や司法ではなんかルーズと言うのが問題なんですけど。