仕事をしていて、同僚と、あれは言った、これは聞いてない、なんて事で時間を取られることありませんか?
特に、休み時間の間にちょこちょこっと話された事は、授業をしているとすっかり忘れてしまうこともしばしばあります。
そして、お願いしていたことが、「聞いてない」とか、「言ってることが違ってる」と言われてしまいます、その話し合いや、改めて説明する時間は、無駄だと思いませんか？
誰しも、言われた事を完璧に覚えておくことはできません。脳の短期記憶は、優先順位の低い順から忘れてしまうのです。
こんな時間泥棒をないようにするにはどうしたらいいでしょうか。
それは文書を作って渡しておくことです。
ある学校での花壇の割り振りで、異動した最初の年は、文書がありませんでした。
昨年の担任から、「○年生はここ」と聞いたので、耕して、いよいよタネを蒔こうとしたら、「別の先生からそこは違う、うちの学年の場所だ」と言われた事があります。
(この花壇事件は、実は別の学校でもありました。)
こんな揉め事が起こらないように、次の年理科主任だったので、花壇の場所を提案文書で作って出すことにしました。
提案文書があるので、何か植える場所でもめたときには、その文書を見せ、「提案でこうなっています」と言えば揉め事は起こらなくなります。
学校の仕事は、あまりにも膨大すぎて、すべてに文書を作るのは、難しい事はわかります。
でも、自分の公務分掌に関わることや、学年で共通理解を図りたいことなどは、簡単な文書を作っておきましょう。
少なくともメモは取り、それをコピーして配っておくと、後々様々なトラブルや時間泥棒から身を守ることができます。
また、次の年度にまたもめる必要がなくなります。
文書といっても、難しく作る必要はありません。
題名、提案日時、内容、そのくらいのもので充分です。
ものの５分で書いて、印刷し配っておけばいいんです。
相手が少人数や、簡単な内容なら、メモでもいいです。
メモをとりそれをコピーして相手に渡しておく。
もしも違うことが言われたら、そのメモを見せこのようにいましたと話すことができます。
でも、文書にしておけば、来年に生きるし、正式に決まったことと認識されます。
ぜひ面倒くさがらず、文書にしましょう。
その方が、結果的に時間の節約にもなりますよ。
