仕事の行き違いを防ぐために

よく仕事をしていて、あれは言った、これは聞いてない、なんて事はありませんか?

特に、休み時間の間にちょこちょこっと話された事は、授業をしているとすっかり忘れてしまうこともしばしばあります。

そこで、お願いしていたことが、聞いてないとか、言ってることが違ってると言われないようにするにはどうしたらいいでしょうか。

それは文書を作って渡しておくことです。

ある学校での花壇の割り振りで、異動した最初の年は、文書がありませんでした。昨年の担任から、○年生はここと聞いて、耕して、いよいよタネを蒔こうとしたら、別の先生からそこは違う、うちの学年の場所だと言われた事があります。

そんなことがないように、次の年、理科主任だったので、花壇の場所を提案文書で作って出すことにしました。提案文書があるので何か植える場所でもめたときには、その文章出し、提案でこうなっていますと言えばお前事は起こらなくなります。

学校の仕事は、あまりにも膨大すぎて、すべてに文書を作るのは、難しい事はわかります。でも、自分の公務分掌に関わることや、学年で共通理解を図りたいことなどは、簡単な文書を作り、少なくともメモは取り、それをコピーして配っておくと、後々様々なトラブルから身を守ることができます。また、次の年度にまたもめる必要がなくなります。

文書といっても、難しく作る必要はありません。
題名、提案日時、内容、そのくらいのもので充分です。
ものの５分で書いて、印刷し配っておけばいいんです。

相手が少人数や、簡単な内容なら、メモでもいいです。メモをとりそれをコピーして相手に渡しておく。もしも違うことが言われたら、そのメモを見せこのようにいましたと話すことができます。

でも、文書にしておけば、来年に生きるし、正式に決まったことと認識されます、ぜひ面倒くさがらず、文書にしましょう。その方が、結果的に時間の節約にもなりますよ。