ネットワークの規約作り

生涯学習音楽指導員ネットワーク立ち上げに際しての、規約案を考えている。役員同士で次の会議にむけての段取りや、議事内容を、メールにファイルを添付してやりとりしたいのだが aolとyahooの相性が悪いのか、メールがこちらからは送れるのに、向うからは、返信メールが入って来ない。しかたがないので携帯でやりとりしているが、深い内容について、修正できない。どうしたらよいのか、皆、方法を思案中。