いつも、我が家や私の私物を処分したり片付けたりする話ばかりしていますが、オフィスワークをしていたときも、定期的にデスクを片付けていました。
年末に向けて、オフィスのデスクやロッカー内を整理する人もいるかと思いますが、会社の備品って処分していいのかどうか、迷いますよね？
本日は、私の経験から得た、オフィスのデスクを片付けるポイントとメリットを、ダラダラと綴ります（笑）
オフィスのデスクに私物は入れるな
文房具好きな人や、これがあると仕事が捗る！というモノがある人は、オフィスのデスクに私物の文具や小さなインテリアを置いたりしていますよね。
気持ちよく仕事をするため、ストレスを少しでも軽減するため、その他いろいろな理由で、私物をデスクに置いたり入れたりする気持ちは、私もわかります。
また、季節に合わせた雑貨で飾る人もいます。
今なら、ツリーやサンタクロースの小さな置物、年が明けたら干支の置物、という具合に、季節感を演出して楽しむと、単調な仕事もこなせるような気がします。
しかし、長年オフィスワークをしてきて、私が至ったのは
オフィスのデスクに私物は入れるな
という教訓でしたね（笑）
私物を置くデメリット その1（紛失するストレス）
私物を置いたり使ったりするメリットは、それこそ仕事が捗る、ストレスを軽減してくれる、たのしく仕事を熟せるなどがありますが、私の場合はそれ以上にデメリットが多いような気がしましたね。
まず、何よりもストレスに感じていたのが、私物が紛失するということでした。
私物が紛失すると、会社の備品を紛失する以上に、ショックを受けませんか？
私は、ショックで落ち込みます（苦笑）
紛失の原因にもよりますが、最も多い紛失原因は「誰かに貸したら二度と返ってこなかった」でした。
これ、自分のミスは「貸した」ことだけで、他は何も責任がないのですが、借りた人が返しに来てくれない上に、その人がまた違う人に貸したり、紛失したりして、結局自分のところには戻ってこない状況なので、かなりストレスですし、まあストレスの大半は「怒り」です（苦笑）
せっかく、自分が楽しく仕事をしようと持ち込んだ私物を、他の人が奪って（言い方が過激でごめんなさい）なおかつ紛失するなんて、正直いい気はしないですよね。
結局、私物が返ってこないストレスと怒りのストレス、更には貸すべきではなかったという後悔によるストレスで、なんだかいろいろ台無しになることが多かったです。
私物を置くデメリット その2（破損するストレス）
気を付けて使っていれば、感じないストレスかもしれませんが、これまた、自分で気を付けていても、他の人がついうっかり私物を破損してしまうことが、割とあるのですよね。
特に、デスク上に壊れやすい雑貨を、素敵だからとかかわいいからという理由だけで飾っていると、例えば誰かがデスクの近くで転んだり、モノを落としたりして、その雑貨にダイレクトにぶつかって壊された、という経験が私はあるのですよね（苦笑）
でも、そもそも私物をデスクの上に置いていた私に責任があるので、誰も責められないのです。
責めるとしたら、自分ですね。
これ、自分のミスで破損するのなら、まだいいのですが、他の人が原因で破損すると、すごくモヤモヤした気持ちになるのですよ。
しかも、好きな雑貨を破損してしまった悲しさで、テンション下がって仕事をする羽目になります。
私物を置くデメリット その3（思った以上に邪魔）
私物をオフィスで使ったり、デスクに置いたりしていたのは、20代の頃です。
そのころは、仕事に支障がなければいいだろうという意識でしたし、他の人もデスクに私物を飾ったりしていたので、特に悪いことでもないと思っていました。
しかし、仕事が山積みになって資料やらペーパー類やらでデスク上がいっぱいになってくると、置いてある私物の置物が物凄く邪魔。
ヘタしたら、卓上カレンダーでさえ邪魔になっていましたからね。
とにかく、業務によってはデスク上を100%使用しなければいけない場合もあると自覚したときから、デスク上に私物はおろか、上に置く必要のないモノは、備品でも全て撤去しました（笑）
私物を置くデメリット その4（選択肢が増えるストレス）
会社に入ると、筆記用具はひと通り会社が揃えてくれますよね。
しかし、会社の文具はかわいくもかっこよくもないので、かわいい文具や好みの文具にこだわっている人は、私物の文具を持ち込むことも多いです。
これは、割と女性に多いような気がしますが、男性でもこだわりのボールペンやシャープペンを持っている人もいますし、ビジネスで成功する人は、質のいい文具を使っているとよく言われますから、それを実行している男性もいるはず。
ただ、こだわりの私物文具で仕事をしている人は、会社から支給されている文具も、デスクの引き出しに入れていたり、机の上のペン立てに差していたりしませんか？
私は、一時期そのような状況になっていました（笑）
そうすると、何故なのかわかりませんが、場面に応じて使う文具を選択するようになってしまったのですよね。
たとえば、会議のときや何かしらの作業をする場合は、会社の備品を使い、自分のデスクで考えをまとめたり、スケジュールをメモしたりする場合は、私物の文具を使う、といった感じです。
今考えると、ムダなシンキングタイムだったなあ、と思います。
これが、どちらか1つのみ使っていたら、そんなムダな時間や動作は生じなかったでしょうから、もっとスムーズに仕事を進めることができていたかもしれません。
オフィスのデスク片付け 文房具編
完全に私見ではありましたが、オフィスのデスクに私物を持ちこむデメリットをご紹介しました。
総括すると、オフィスに私物を持ち込むのは、やめておく方がいいと思っていますし、30代に入ってから、私は私物の文具や雑貨をデスクに置いたりすることをきっぱりやめたら、私物であるがゆえに生じるストレスがなくなって、仕事も捗りましたし、なにより余裕ができて仕事に追われることが少なくなりました。
そんな私が実行した、オフィスのデスク片付けと整理術を、次にご紹介します。
まず、いちばん悩むのは、前任者が残した文具や資料などの紙類ですよね。
中には、ワンデスクにワンアイテム置いておくように、会社から指示されているモノもあるかと思うので、まずそういうモノは紛失したり、間違って捨ててしまわないように、別にしておきます。
次に、明らかに自分が使わない文具や雑貨を選んで、その中からきれいなモノと少し汚れたり古そうだったりするモノとに分けます。
そして、きれいなモノはそぉ～っと備品を保管している棚や引き出しに戻しましょう（笑）
そんなに使い込んでいなかったら、新品と見分けはつきませんから、とにかく使わないモノはデスクから排除します。
ちょっと使い込んでいて、見るからに誰かが使ったことがわかる状態の文房具は、自分が使わないとはっきりわかっているのなら、これもそぉ～っと捨ててしまいましょう（笑）
会社の備品だから、勝手に捨てたら誰かに咎められそうだと思って、なかなか捨てられないと思いますが、勿体ない妖怪にとりつかれている上司や先輩に見つからなければ、誰もあなたをとがめません（苦笑）
考えてみてください。
仕事中に、誰かが文房具を捨てるかどうかなど、いちいち見ていますか？
見てませんよね（笑）
もちろん、モノをムダにしてはいけないのですが、人が使い倒したモノを我慢して使うのは嫌ですし、前任者が置いていったモノであるのなら、もうお役目御免ということだと思って、思い切って捨てましょう。
私は、この方法で使わない文房具をデスクからなくしましたが、一度も誰かに怒れらたことはありません。
ただし、小さな会社で備品もひとつひとつ大切に使っている場合は、前任者が残した文具を使い切ってあげた方がいいと思いますので、それこそ私物は持ち込まないようにしてほしいです。
オフィスのデスク片付け 紙類編
さて、お次は資料などの紙類です。
中でも、いちばん悩むのが、引き継ぎ書や業務マニュアルの類ですが、もしも情報が古すぎて、現在の業務内容と合わないことが多すぎる場合は、原稿の電子ファイルを探して、内容の更新をした上で、新しく印刷したり、新しい電子ファイルとして保存して、古い引き継ぎ書とマニュアルはシュレッダーにかけてください。
少々面倒ですし、時間を取られる場合もありますが、自分に引き継がれた段階でその内容は自分が責任を担っていいはずですから、気にせず作業を進めていいと思います。
ただし、所属部署の許可が必要な場合もあるようなので、そのあたりはよく知っている人に確認をしてから作業を進めてくださいね。
また、よくわからない資料も、どのように片付けていいか、わからないときがありますよね。
自分がカテゴリー分けできる資料であればいいのですが、前任者が残したモノや他の部署や社員から渡されて、保管しておいて、と言われたモノに関しては、なかなか処分もできないし、どのように保管しておけばいいのかわからなかったりしますよね。
そういうときは、自分が覚えやすいカテゴリーを作って、期限を決めて保管しておき、期限がきたら見直して処分するなり残すなりを判断してください。
また、明らかに新しい資料があると思われる種類の書類は、シュレッダーでOKのはずです。
部署によっては、コピーを保管しておく必要がありますが、単なる会議資料として配られているだけのモノは、保管義務がある部署を確認した上で、自分の部署が該当しないことがはっきりしたら、シュレッダーにかけてしまいましょう。
よく、会議資料を全て保管している人がいますが、自分の業務や部署での保管義務がないのであれば、元の電子ファイルは存在しますし、担当部署に行けば見せてもらえる資料ですので、自分の業務にはほぼ使わない資料は、手元に残す必要はないと思います。
あと、紙類の番外編ですが、他部署から借りてきた貴重な資料などは、もし見る頻度が低いのであれば、一度返しに行ってください。
すぐに資料が見たいという気持ちはわかりますが、自分の業務を見返してみて、そんなに頻繁に見ないのであれば、他の大切な資料を置く場所を占領している可能性もありますから、すぐにあるべき場所へ返してあげてください。
ちなみに、最近であれば、ほとんどの資料は共有ファイルで閲覧可能な場合が多いでしょうから、紙の資料にこだわって手元に置いておく必要は、ないはずですよ。
オフィスのデスク片付け 謎のモノ編
謎のモノがあるデスクって、何でしょう？（笑）
でも、案外多いのですよね。
一番謎が深いのは、空っぽの容器。
お土産にもらったキャンディーやチョコレートの小箱を、大事に保管していた前任者に、何故ごみを残して去ったのか？と問い詰めたくなる代物です（笑）
こういったものは、何も考えず即捨ててください（笑）
これ、今までいろいろな職場で働きましたが、必ずと言っていいほどあるのです。
菓子類の小箱（苦笑）
これって、自分の家や部屋にも言えることですが、明確な使い道が思い浮かばない菓子や食品の空箱は、何も考えずに処分しましょう。
どんなにきれいな細工がされていても、どんなに可愛いイラストが描かれていても、菓子の空箱であるということには変わりがありませんからね。
ましてや、他人の価値観で取っておいた菓子の箱など、私個人としてはごみを押し付けられたも同然なので、捨てることに未練など微塵もありません。
ごみは、さっさと処分して、次の片付けに移りましょう。
謎のモノとして次に多いのが、実は前任者が忘れていった三文判（印鑑）です。
これも、大体の職場でデスクの引き出しに転がっていることが多かったです。
三文判ですので、捨てても問題はないと思うのですが、一応本人が取りに来る可能性も考えて（同じ建物の中での異動であれば、その可能性は高いですし）総務・庶務などに預けるか、上司に預かってもらうのがいいと思います。
ただ、上司が面倒を抱えたくないタイプの人間だと、それはあなたが保管しておいて、と言ってくるので、これも期限を決めておいて、それまでに取りに来なかったら、捨てていいと思います。
よくよく考えたら、三文判なんてすぐに弁償できますしね。
もし、お気に入りの特殊な三文判だったら、大変な騒ぎに発展するかもしれないのですが、そんなことに巻き込まれた経験は一度もないので、捨てて大丈夫だと思います。
二次使用が心配な場合は、焼却するとか、厳重に包んでから捨てればいいです。
空箱や三文判以外にも、謎のモノが多い場合は、明らかにごみだとわかるモノは捨てて、自分では判断できないモノについては、袋や箱にひとまとめにして、邪魔にならないところに保管しておいてください。
もちろん、期限付きで（笑）
そして、期限が来ても思い出さないくらいどうでもいいモノになっていたら、そのときに捨ててください（笑）
デスク上と引き出しの整理術
自分が使いやすいデスクにするために、捨てるモノ、返すモノ、保管するモノ、使うモノを決めたら、保管するモノと使うモノをデスクに納めていきますよ。
まず、デスク上にペン立ては置かない方がいいです。
理由は、ペン立ての中が埃で汚くなるから。
たまに、ペンのインクが漏れて、それはそれは大惨事になることもありますから、インクが入っているペン類は、横向きに保管するのがおススメです。
保管場所は、大体引き出しの一番上が一般的ですが、自分が取り出しやすい引き出しであれば、何段目かはあまり重要視しなくていいと思っています。
次に、ファイル（紙類）の収納ですが、もし一番深い引き出しに背表紙を見せる状態で入れられるのであれば、全て引き出しに収納してください。
取り出し難さは、たしかにありますが、デスクの上に並べていても、他の資料を広げていると結局取り出し難い状況になりますから、それならばいつでも引き出せる場所に収納するほうが作業効率がいいはずです。
もし、ファイルが多すぎて引き出しの中だけで収納できない場合は、いちばん頻繁に取り出すファイルを机の上の右側か左側、とにかくデスクトップやラップトップの後ろにならない場所に収納します。
そして、2番目に使う頻度が高いファイルは、引き出しの手前に、そしてあまり使わないけど保管しておかなければいけないファイルや冊子は、カテゴリー分けをして引き出しの奥や机の上の取り出し難い場所に収納するのが、いちばん効率的に仕事ができる状況を作れると思います。
書類を「未処理」「処理済」のボックスに分けている場合は、特にデスク上にモノを置かない方がいいと思います。
ボックスを設置しているということは、その中の書類が直近で一番大事だということになるかと思うので、さほど重要ではないファイルと混ざらないようにしておかないと、紛失してしまう確率が高くなってしまいますからね。
引き出しの中の整理のコツは、使う頻度順に自分の身体に近い場所へ収納することを意識したらいいです。
これを意識しておくと、実はわざわざ引き出しの中を見なくても、モノが取り出せて便利なのですよね（笑）
しかし、アイテムが重複しているとこれができないので、それぞれ必要なモノは1つだけにしておくのが、いちばんいいと思います。
ところで、職場にロッカーがない場合が、少なからずあるかと思うのですが、そういう場合は、自分のデスクに私物を置く必要が出てきますよね。
通勤に必要なモノであったり、エチケットセットだったりは、必ず皆さん持っていますからね。
でも、私は毎回初めて座るデスクがモノで溢れていたら、ここまで綴ってきた方法や整理術で、引き出しの中に隙間をたくさん作ってきました（笑）
使わない資料や、必要のない文具や雑貨を机から排除すると、収納率が半分くらいになったりします。
収納率が半分になると、私物を入れるスペースも意外と広くなります。
さすがに大きなバッグは無理ですが、そこそこの大きさのショルダーバッグやトートバッグであれば、余裕で引き出しに入れられますから、ロッカーのない職場に就業することになったら、まずデスクの状態を整えて私物を入れる場所を作って下さい。
デスクを片付けて得る評価について
最後に、デスクの上や引き出しの中を片付けて整理整頓することで得る、他者からの評価について綴ります。
まず、私のデスクの引き出しを見た人全員の反応は
「すっごい、きれい～！」
です（笑）
得意げに言わせてもらいますが、引き出しを開けると誰が見ても、すぐに目的のモノが取り出せるようになっています。
一目見ただけで、何がどこにあるかがわかるように、それぞれのアイテムが完全に重ならないように収納しているからです。
これによって、私に対する評価は「きれい好き」か「神経質」のどちらかになります（笑）
次に、デスクの上に必要なモノ以外ない状態を見て、一部の人は「あいつ、仕事してない。暇そうにしている」と思うみたいです。
え、それって、デメリットじゃない？
と思われるかと思いますが、仕事はきちんとしているので、そんな評価は無視していました（笑）
どうも、よく仕事をしている人は、机の上にたくさんのファイルや資料を広げているモノだという先入観があるらしく、一定の年代の、特に男性はそういう目で見る人もいました。
私は昔から、電子ファイルが存在している資料に関しては、わざわざ印刷したモノを机に広げたりしなかったので、仕事をしてないような見た目だったのでしょうね。
ただ、机の上や引き出しの中が整理整頓されていると、仕事の効率が断然上がることは、ずっと実感していましたので、むしろ、余裕をもって仕事をすることができていました。
机の上、引き出しの中に余計なモノがないと、余計なことを考えないし、余計な動作をしなくて済むので、仕事も早く終わったりします。
更に、パソコンを扱う際にも、いろいろな便利技を覚えると、仕事効率が上がりますから、なおのこと仕事が早く終わるようになりましたよね。
だからなのか、しなくていい仕事を振られることも何度かあったので、これでは余計な仕事を押し付けられてしまうと思い、忙しいフリをすることも覚えました（苦笑）
今でこそ言えますが、本当に忙しいとき以外は、仕事のペースをコントロールしていて、たまに配分を間違えてめちゃくちゃ暇になってしまった日もありました（笑）
でも、毎日全力でフルタイムを使うなんてこと、絶対に無理ですからね。
仕事時間にこっそりと余裕を持たせたい人は、是非デスクの上と引き出しの中を片付けて整理整頓してみてください。
本日は、オフィスのデスク片付けと整理術について、私の経験をもとに綴りました。
参考にしていただける内容かは、正直わかりませんが、1つ言えることは、片付けて整理整頓している人を酷評する人は、滅多にいないということです。
よほど、人間性に問題がある人以外は、必ず褒めてくれるし人間的な評価も高くなると思います。
仕事に対しての直接評価にはなりにくい部分ですが、結果としてよい影響はあると思いますから、是非今年の仕事納めまでにデスクを片付けて、来年の仕事がスムーズに始められるようにしてはいかがでしょうか？
年末に向けて、オフィスのデスクやロッカー内を整理する人もいるかと思いますが、会社の備品って処分していいのかどうか、迷いますよね？
本日は、私の経験から得た、オフィスのデスクを片付けるポイントとメリットを、ダラダラと綴ります（笑）
オフィスのデスクに私物は入れるな
文房具好きな人や、これがあると仕事が捗る！というモノがある人は、オフィスのデスクに私物の文具や小さなインテリアを置いたりしていますよね。
気持ちよく仕事をするため、ストレスを少しでも軽減するため、その他いろいろな理由で、私物をデスクに置いたり入れたりする気持ちは、私もわかります。
また、季節に合わせた雑貨で飾る人もいます。
今なら、ツリーやサンタクロースの小さな置物、年が明けたら干支の置物、という具合に、季節感を演出して楽しむと、単調な仕事もこなせるような気がします。
しかし、長年オフィスワークをしてきて、私が至ったのは
オフィスのデスクに私物は入れるな
という教訓でしたね（笑）
私物を置くデメリット その1（紛失するストレス）
私物を置いたり使ったりするメリットは、それこそ仕事が捗る、ストレスを軽減してくれる、たのしく仕事を熟せるなどがありますが、私の場合はそれ以上にデメリットが多いような気がしましたね。
まず、何よりもストレスに感じていたのが、私物が紛失するということでした。
私物が紛失すると、会社の備品を紛失する以上に、ショックを受けませんか？
私は、ショックで落ち込みます（苦笑）
紛失の原因にもよりますが、最も多い紛失原因は「誰かに貸したら二度と返ってこなかった」でした。
これ、自分のミスは「貸した」ことだけで、他は何も責任がないのですが、借りた人が返しに来てくれない上に、その人がまた違う人に貸したり、紛失したりして、結局自分のところには戻ってこない状況なので、かなりストレスですし、まあストレスの大半は「怒り」です（苦笑）
せっかく、自分が楽しく仕事をしようと持ち込んだ私物を、他の人が奪って（言い方が過激でごめんなさい）なおかつ紛失するなんて、正直いい気はしないですよね。
結局、私物が返ってこないストレスと怒りのストレス、更には貸すべきではなかったという後悔によるストレスで、なんだかいろいろ台無しになることが多かったです。
私物を置くデメリット その2（破損するストレス）
気を付けて使っていれば、感じないストレスかもしれませんが、これまた、自分で気を付けていても、他の人がついうっかり私物を破損してしまうことが、割とあるのですよね。
特に、デスク上に壊れやすい雑貨を、素敵だからとかかわいいからという理由だけで飾っていると、例えば誰かがデスクの近くで転んだり、モノを落としたりして、その雑貨にダイレクトにぶつかって壊された、という経験が私はあるのですよね（苦笑）
でも、そもそも私物をデスクの上に置いていた私に責任があるので、誰も責められないのです。
責めるとしたら、自分ですね。
これ、自分のミスで破損するのなら、まだいいのですが、他の人が原因で破損すると、すごくモヤモヤした気持ちになるのですよ。
しかも、好きな雑貨を破損してしまった悲しさで、テンション下がって仕事をする羽目になります。
私物を置くデメリット その3（思った以上に邪魔）
私物をオフィスで使ったり、デスクに置いたりしていたのは、20代の頃です。
そのころは、仕事に支障がなければいいだろうという意識でしたし、他の人もデスクに私物を飾ったりしていたので、特に悪いことでもないと思っていました。
しかし、仕事が山積みになって資料やらペーパー類やらでデスク上がいっぱいになってくると、置いてある私物の置物が物凄く邪魔。
ヘタしたら、卓上カレンダーでさえ邪魔になっていましたからね。
とにかく、業務によってはデスク上を100%使用しなければいけない場合もあると自覚したときから、デスク上に私物はおろか、上に置く必要のないモノは、備品でも全て撤去しました（笑）
私物を置くデメリット その4（選択肢が増えるストレス）
会社に入ると、筆記用具はひと通り会社が揃えてくれますよね。
しかし、会社の文具はかわいくもかっこよくもないので、かわいい文具や好みの文具にこだわっている人は、私物の文具を持ち込むことも多いです。
これは、割と女性に多いような気がしますが、男性でもこだわりのボールペンやシャープペンを持っている人もいますし、ビジネスで成功する人は、質のいい文具を使っているとよく言われますから、それを実行している男性もいるはず。
ただ、こだわりの私物文具で仕事をしている人は、会社から支給されている文具も、デスクの引き出しに入れていたり、机の上のペン立てに差していたりしませんか？
私は、一時期そのような状況になっていました（笑）
そうすると、何故なのかわかりませんが、場面に応じて使う文具を選択するようになってしまったのですよね。
たとえば、会議のときや何かしらの作業をする場合は、会社の備品を使い、自分のデスクで考えをまとめたり、スケジュールをメモしたりする場合は、私物の文具を使う、といった感じです。
今考えると、ムダなシンキングタイムだったなあ、と思います。
これが、どちらか1つのみ使っていたら、そんなムダな時間や動作は生じなかったでしょうから、もっとスムーズに仕事を進めることができていたかもしれません。
オフィスのデスク片付け 文房具編
完全に私見ではありましたが、オフィスのデスクに私物を持ちこむデメリットをご紹介しました。
総括すると、オフィスに私物を持ち込むのは、やめておく方がいいと思っていますし、30代に入ってから、私は私物の文具や雑貨をデスクに置いたりすることをきっぱりやめたら、私物であるがゆえに生じるストレスがなくなって、仕事も捗りましたし、なにより余裕ができて仕事に追われることが少なくなりました。
そんな私が実行した、オフィスのデスク片付けと整理術を、次にご紹介します。
まず、いちばん悩むのは、前任者が残した文具や資料などの紙類ですよね。
中には、ワンデスクにワンアイテム置いておくように、会社から指示されているモノもあるかと思うので、まずそういうモノは紛失したり、間違って捨ててしまわないように、別にしておきます。
次に、明らかに自分が使わない文具や雑貨を選んで、その中からきれいなモノと少し汚れたり古そうだったりするモノとに分けます。
そして、きれいなモノはそぉ～っと備品を保管している棚や引き出しに戻しましょう（笑）
そんなに使い込んでいなかったら、新品と見分けはつきませんから、とにかく使わないモノはデスクから排除します。
ちょっと使い込んでいて、見るからに誰かが使ったことがわかる状態の文房具は、自分が使わないとはっきりわかっているのなら、これもそぉ～っと捨ててしまいましょう（笑）
会社の備品だから、勝手に捨てたら誰かに咎められそうだと思って、なかなか捨てられないと思いますが、勿体ない妖怪にとりつかれている上司や先輩に見つからなければ、誰もあなたをとがめません（苦笑）
考えてみてください。
仕事中に、誰かが文房具を捨てるかどうかなど、いちいち見ていますか？
見てませんよね（笑）
もちろん、モノをムダにしてはいけないのですが、人が使い倒したモノを我慢して使うのは嫌ですし、前任者が置いていったモノであるのなら、もうお役目御免ということだと思って、思い切って捨てましょう。
私は、この方法で使わない文房具をデスクからなくしましたが、一度も誰かに怒れらたことはありません。
ただし、小さな会社で備品もひとつひとつ大切に使っている場合は、前任者が残した文具を使い切ってあげた方がいいと思いますので、それこそ私物は持ち込まないようにしてほしいです。
オフィスのデスク片付け 紙類編
さて、お次は資料などの紙類です。
中でも、いちばん悩むのが、引き継ぎ書や業務マニュアルの類ですが、もしも情報が古すぎて、現在の業務内容と合わないことが多すぎる場合は、原稿の電子ファイルを探して、内容の更新をした上で、新しく印刷したり、新しい電子ファイルとして保存して、古い引き継ぎ書とマニュアルはシュレッダーにかけてください。
少々面倒ですし、時間を取られる場合もありますが、自分に引き継がれた段階でその内容は自分が責任を担っていいはずですから、気にせず作業を進めていいと思います。
ただし、所属部署の許可が必要な場合もあるようなので、そのあたりはよく知っている人に確認をしてから作業を進めてくださいね。
また、よくわからない資料も、どのように片付けていいか、わからないときがありますよね。
自分がカテゴリー分けできる資料であればいいのですが、前任者が残したモノや他の部署や社員から渡されて、保管しておいて、と言われたモノに関しては、なかなか処分もできないし、どのように保管しておけばいいのかわからなかったりしますよね。
そういうときは、自分が覚えやすいカテゴリーを作って、期限を決めて保管しておき、期限がきたら見直して処分するなり残すなりを判断してください。
また、明らかに新しい資料があると思われる種類の書類は、シュレッダーでOKのはずです。
部署によっては、コピーを保管しておく必要がありますが、単なる会議資料として配られているだけのモノは、保管義務がある部署を確認した上で、自分の部署が該当しないことがはっきりしたら、シュレッダーにかけてしまいましょう。
よく、会議資料を全て保管している人がいますが、自分の業務や部署での保管義務がないのであれば、元の電子ファイルは存在しますし、担当部署に行けば見せてもらえる資料ですので、自分の業務にはほぼ使わない資料は、手元に残す必要はないと思います。
あと、紙類の番外編ですが、他部署から借りてきた貴重な資料などは、もし見る頻度が低いのであれば、一度返しに行ってください。
すぐに資料が見たいという気持ちはわかりますが、自分の業務を見返してみて、そんなに頻繁に見ないのであれば、他の大切な資料を置く場所を占領している可能性もありますから、すぐにあるべき場所へ返してあげてください。
ちなみに、最近であれば、ほとんどの資料は共有ファイルで閲覧可能な場合が多いでしょうから、紙の資料にこだわって手元に置いておく必要は、ないはずですよ。
オフィスのデスク片付け 謎のモノ編
謎のモノがあるデスクって、何でしょう？（笑）
でも、案外多いのですよね。
一番謎が深いのは、空っぽの容器。
お土産にもらったキャンディーやチョコレートの小箱を、大事に保管していた前任者に、何故ごみを残して去ったのか？と問い詰めたくなる代物です（笑）
こういったものは、何も考えず即捨ててください（笑）
これ、今までいろいろな職場で働きましたが、必ずと言っていいほどあるのです。
菓子類の小箱（苦笑）
これって、自分の家や部屋にも言えることですが、明確な使い道が思い浮かばない菓子や食品の空箱は、何も考えずに処分しましょう。
どんなにきれいな細工がされていても、どんなに可愛いイラストが描かれていても、菓子の空箱であるということには変わりがありませんからね。
ましてや、他人の価値観で取っておいた菓子の箱など、私個人としてはごみを押し付けられたも同然なので、捨てることに未練など微塵もありません。
ごみは、さっさと処分して、次の片付けに移りましょう。
謎のモノとして次に多いのが、実は前任者が忘れていった三文判（印鑑）です。
これも、大体の職場でデスクの引き出しに転がっていることが多かったです。
三文判ですので、捨てても問題はないと思うのですが、一応本人が取りに来る可能性も考えて（同じ建物の中での異動であれば、その可能性は高いですし）総務・庶務などに預けるか、上司に預かってもらうのがいいと思います。
ただ、上司が面倒を抱えたくないタイプの人間だと、それはあなたが保管しておいて、と言ってくるので、これも期限を決めておいて、それまでに取りに来なかったら、捨てていいと思います。
よくよく考えたら、三文判なんてすぐに弁償できますしね。
もし、お気に入りの特殊な三文判だったら、大変な騒ぎに発展するかもしれないのですが、そんなことに巻き込まれた経験は一度もないので、捨てて大丈夫だと思います。
二次使用が心配な場合は、焼却するとか、厳重に包んでから捨てればいいです。
空箱や三文判以外にも、謎のモノが多い場合は、明らかにごみだとわかるモノは捨てて、自分では判断できないモノについては、袋や箱にひとまとめにして、邪魔にならないところに保管しておいてください。
もちろん、期限付きで（笑）
そして、期限が来ても思い出さないくらいどうでもいいモノになっていたら、そのときに捨ててください（笑）
デスク上と引き出しの整理術
自分が使いやすいデスクにするために、捨てるモノ、返すモノ、保管するモノ、使うモノを決めたら、保管するモノと使うモノをデスクに納めていきますよ。
まず、デスク上にペン立ては置かない方がいいです。
理由は、ペン立ての中が埃で汚くなるから。
たまに、ペンのインクが漏れて、それはそれは大惨事になることもありますから、インクが入っているペン類は、横向きに保管するのがおススメです。
保管場所は、大体引き出しの一番上が一般的ですが、自分が取り出しやすい引き出しであれば、何段目かはあまり重要視しなくていいと思っています。
次に、ファイル（紙類）の収納ですが、もし一番深い引き出しに背表紙を見せる状態で入れられるのであれば、全て引き出しに収納してください。
取り出し難さは、たしかにありますが、デスクの上に並べていても、他の資料を広げていると結局取り出し難い状況になりますから、それならばいつでも引き出せる場所に収納するほうが作業効率がいいはずです。
もし、ファイルが多すぎて引き出しの中だけで収納できない場合は、いちばん頻繁に取り出すファイルを机の上の右側か左側、とにかくデスクトップやラップトップの後ろにならない場所に収納します。
そして、2番目に使う頻度が高いファイルは、引き出しの手前に、そしてあまり使わないけど保管しておかなければいけないファイルや冊子は、カテゴリー分けをして引き出しの奥や机の上の取り出し難い場所に収納するのが、いちばん効率的に仕事ができる状況を作れると思います。
書類を「未処理」「処理済」のボックスに分けている場合は、特にデスク上にモノを置かない方がいいと思います。
ボックスを設置しているということは、その中の書類が直近で一番大事だということになるかと思うので、さほど重要ではないファイルと混ざらないようにしておかないと、紛失してしまう確率が高くなってしまいますからね。
引き出しの中の整理のコツは、使う頻度順に自分の身体に近い場所へ収納することを意識したらいいです。
これを意識しておくと、実はわざわざ引き出しの中を見なくても、モノが取り出せて便利なのですよね（笑）
しかし、アイテムが重複しているとこれができないので、それぞれ必要なモノは1つだけにしておくのが、いちばんいいと思います。
ところで、職場にロッカーがない場合が、少なからずあるかと思うのですが、そういう場合は、自分のデスクに私物を置く必要が出てきますよね。
通勤に必要なモノであったり、エチケットセットだったりは、必ず皆さん持っていますからね。
でも、私は毎回初めて座るデスクがモノで溢れていたら、ここまで綴ってきた方法や整理術で、引き出しの中に隙間をたくさん作ってきました（笑）
使わない資料や、必要のない文具や雑貨を机から排除すると、収納率が半分くらいになったりします。
収納率が半分になると、私物を入れるスペースも意外と広くなります。
さすがに大きなバッグは無理ですが、そこそこの大きさのショルダーバッグやトートバッグであれば、余裕で引き出しに入れられますから、ロッカーのない職場に就業することになったら、まずデスクの状態を整えて私物を入れる場所を作って下さい。
デスクを片付けて得る評価について
最後に、デスクの上や引き出しの中を片付けて整理整頓することで得る、他者からの評価について綴ります。
まず、私のデスクの引き出しを見た人全員の反応は
「すっごい、きれい～！」
です（笑）
得意げに言わせてもらいますが、引き出しを開けると誰が見ても、すぐに目的のモノが取り出せるようになっています。
一目見ただけで、何がどこにあるかがわかるように、それぞれのアイテムが完全に重ならないように収納しているからです。
これによって、私に対する評価は「きれい好き」か「神経質」のどちらかになります（笑）
次に、デスクの上に必要なモノ以外ない状態を見て、一部の人は「あいつ、仕事してない。暇そうにしている」と思うみたいです。
え、それって、デメリットじゃない？
と思われるかと思いますが、仕事はきちんとしているので、そんな評価は無視していました（笑）
どうも、よく仕事をしている人は、机の上にたくさんのファイルや資料を広げているモノだという先入観があるらしく、一定の年代の、特に男性はそういう目で見る人もいました。
私は昔から、電子ファイルが存在している資料に関しては、わざわざ印刷したモノを机に広げたりしなかったので、仕事をしてないような見た目だったのでしょうね。
ただ、机の上や引き出しの中が整理整頓されていると、仕事の効率が断然上がることは、ずっと実感していましたので、むしろ、余裕をもって仕事をすることができていました。
机の上、引き出しの中に余計なモノがないと、余計なことを考えないし、余計な動作をしなくて済むので、仕事も早く終わったりします。
更に、パソコンを扱う際にも、いろいろな便利技を覚えると、仕事効率が上がりますから、なおのこと仕事が早く終わるようになりましたよね。
だからなのか、しなくていい仕事を振られることも何度かあったので、これでは余計な仕事を押し付けられてしまうと思い、忙しいフリをすることも覚えました（苦笑）
今でこそ言えますが、本当に忙しいとき以外は、仕事のペースをコントロールしていて、たまに配分を間違えてめちゃくちゃ暇になってしまった日もありました（笑）
でも、毎日全力でフルタイムを使うなんてこと、絶対に無理ですからね。
仕事時間にこっそりと余裕を持たせたい人は、是非デスクの上と引き出しの中を片付けて整理整頓してみてください。
本日は、オフィスのデスク片付けと整理術について、私の経験をもとに綴りました。
参考にしていただける内容かは、正直わかりませんが、1つ言えることは、片付けて整理整頓している人を酷評する人は、滅多にいないということです。
よほど、人間性に問題がある人以外は、必ず褒めてくれるし人間的な評価も高くなると思います。
仕事に対しての直接評価にはなりにくい部分ですが、結果としてよい影響はあると思いますから、是非今年の仕事納めまでにデスクを片付けて、来年の仕事がスムーズに始められるようにしてはいかがでしょうか？
