色校正と印刷

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
娘の学校でPTAの広報委員をしています。広報部で「色校正と実際の色が違う」という話が出ました。
色校正とは、印刷の前にデータの不具合や色の調子を確認するためのものです。色校正は大きく分けると、本印刷と同じ印刷機で出力する「本機校正」、校正用の出力機で出力する「簡易校正」の２つがあります。「本機校正」のほうが精度も高いですが、費用も高くなるので、PTA広報誌などでは簡易校正のことが多いと思います。

▲出力方法が違うので、出力結果も違ってきます

そもそも印刷とはなかなか繊細なもので、同じ印刷機で同じデータを印刷したとしても、その時の湿度や温度によって色が変わってしまうことがあります。時折、1刷と2刷で微妙に色が違う書籍がありますが、それは印刷時の条件の違いなどで生じるのです。
同じ機械で印刷しても色が違ってしまうことがあるのですから、違う機械、違う印刷方式で印刷したら色が違ってしまうのも止むを得ないことでしょう。

最近は「本機校正」に近い出力が可能な簡易校正の機械もありますが、やはり「まったく同じ」とはいきません。
本来は本印刷の見本となる色味を色校正に期待しますが、現実にはあくまでも別のもの。全体の色味のバランスをみる、くらいに考えた方が良いでしょう。

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著作物を引用する

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
広報誌制作の際などに、他で発表されたもの…つまり著作物を引用するにはどうされていますか。
広報誌や社内報だけでなく、社史や年史、あるいはブログなどでもそうですが、「引用」であれば著作権者の許可なしで制作物に使用することができます。ただし、
・引用部分がそれ以外の部分に対して「従」の関係であること
・カギ括弧などで引用部分を明確にすること
などの条件があります。条件を満たしている場合でも何から引用したのかが分かるよう、引用元は明記しておく必要があります。
【出典：グラフィックディレクター 大里早苗ブログ】という具合ですね（引用されるくらいになれば嬉しいですねぇ）。

地図や図表、設計図などにも著作権があります。そういったものを掲載する場合は「引用」でなく「転載」となることが多く、著作権を保持しているところに許可を取る必要があります。
使用許可を取る必要があるのか、どこに許可をとったらいいのか…等々が不明な場合は、東京都知的財産総合センターに相談してみるのもいいかもしれません。

当社では著作物使用のための許可申請などのお手伝いも致します。お気軽にご相談ください。

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文字は色々。異体字にご注意

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
４月も半ばを過ぎ、新入社員の方々も会社に慣れた頃でしょうか。先輩社員さんたちは、配属された新入社員さんのお名前を覚えたでしょうか。
社内報などでも新入社員の紹介をするところが多く、当社で制作させていただいてる社内報でも４月号や５月号で新入社員のお名前を掲載しています。

お名前には読み方は同じでも文字が違う、ということがよくあります。特に注意が必要なのは「異体字」の場合です。
社内報などの掲載原稿は、基本的にはWordなどのテキストデータでいただきますが、あとから修正指示が入ることが多いのはこの「異体字」。パソコンで入力するとつい一番最初に出てくるものを選んでしまったり、これまでに見たことのある字で入力してしまったりしがちですが、小さい文字では見逃してしまうようなわずかな差異があったりします。

同じ読み方でも文字は色々。名前は正しい文字で覚えて欲しいですね。

修正指示が入った場合は当社でテキスト入力して直すのですが、直したつもりがまた間違える、ということも起きかねません。
お名前の間違いはとても失礼だと思いますので、修正の場合はいつも以上に注意して対応します。
御社の新入社員さんのお名前を、文字も含めて早く覚えてあげてくださいね！

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異動や昇進にご注意

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
通勤途中の公園では梅が満開、そろそろ桜に主役を譲りそうな気配もあります。

春は企業にとって異動や昇進が多い時期です。異動や昇進をするということは、所属や肩書きが変わるということになります。
社内報や広報誌を４月に発行する場合、原稿を作成したときとは所属や肩書きが変わっていることがあります。印刷入稿の前に異動や昇進がわかっていれば、発行時の肩書きに変更しておくと良いですね。入稿の段階でまだ公表されていない、あるいは原稿作成時のままいく、というような場合は「所属・肩書きは●月●日現在です」等の断り書きを入れておくのもひとつの方法です。

社史や年史など、時間のかかるものを制作しているときには、一層この点に注意する必要があります。必ずしも発行時の所属・肩書きにする必要はありませんが、いつ時点のものかは記載しておくとよいでしょう。いずれにしても肩書きについての方針を決定のうえ、入稿前に細部にわたって確認することが必要です。
会社のトップの方などは記名原稿や役員紹介というようなところだけでなく、奥付など「発行者」として名前が出ていることもあります。誰の名前で発行するかといったことにも注意を払う必要があります。

春。異動や昇進にご注意ください。

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事前資料の落とし穴

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
連日 大変な暑さですが、今日はまた「この夏一番」という暑さのようです。夏休み中は課題のための来館と思われる学生さんたちが社窓にたくさん見られましたが、今日は人影も少なく樹々が濃い影を落としています。

学校が夏休みに入る直前にPTA広報誌の第二弾を発行しました。休み前に配布できるよう慌ただしい制作となりましたが、なんとか間に合いました。今回は各学年のイベント紹介号ということで、３年生の修学旅行、２年生の職場体験、１年生の宿泊学習をとりあげました。
学校側から提供された資料はそれぞれのイベントの事前資料でしたが、これが実際とは異なる部分がありました。職場体験の受け入れ先が変わったり、宿泊学習のスローガンが変わっていたり…。それぞれの学年の広報委員が気づいたので、学校側に確認し正しい情報を掲載できましたが、事前資料は変更になる場合があるのですね。変更自体はやむを得ないことですから、掲載時に最新情報の確認をすべきところでしょう。

これは企業の広報誌や社内報にも言えることです。企画段階と実行段階では時間経過や状況により、内容が変わることは多々あります。また大きな組織でありがちなのが、広報部や総務などが把握している情報と、担当部署や現場の状況に差異が生じるということです。
広報誌や社内報に掲載する場合は、事前資料だけでなく現在の状況はどう変化しているのか、あるいは実際にはどう実行されたのか、といったことの確認が必要です。


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個人情報と広報誌

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
暦のうえでは入梅を迎えたものの、梅雨空の少ない６月の東京です。

今年度は娘の学校のPTA広報委員となり、先日第１回目の広報誌を発行しました。
これまでは「外のひと」として学校や企業の広報誌制作に関わってきましたが、今回は「中のひと」として制作に関わったわけです。

仕事として広報誌などを制作する際は、「この写真はお顔が分かるけれど掲載してかまいませんか？」「お名前出して大丈夫ですか？」といった確認を心がけています。ところが「中のひと」として関わった今回は、「へぇ、〇〇ちゃんは〇〇委員やってるのね」などと知り合いのおばさん目線で見てしまい、個人情報保護の観点が抜け落ちていました。
学校およびPTAとしては「ホームページや配布物への掲載にあたっては個人が特定できないように配慮します」としています。ということは、生徒会や〇〇委員の生徒さんだって勝手に記名で写真を掲載してはいけないのです。

これは企業においても同じことで、入社にあたって知り得た情報を広報誌や社内報に載せることは、本来の「利用目的」とは異なるため本人の許可なく行うことは不適切です。あらためて「利用目的」を説明した上で許可をとり掲載するのが本来です。

さて我が娘の学校のPTA広報誌。これは広報委員長が「名前を出す生徒さんには許可をとるべきかな」と気づいてくださり、各ご家庭の了承を得ての掲載となりました。
委員長、ありがとうございます！

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会報誌の御見積

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
今週は会報誌について２つのお問い合わせをいただきました。どちらも「A4で●ページ、●部印刷で見積を」というご依頼です。

会報誌と一言でいっても見積はなかなか難しいのです。サイズやページ数、印刷部数などのほかにも、制作側としては見積時に考慮したいことはいろいろあります。

・図版の有無
（グラフやフローチャート、イラストなどは作成しますか？）
業績報告のようなものですと、グラフやチャートなどで説明したほうが断然わかりやすくなります。子どもにまつわる会報誌だと、読むのは保護者だとしてもイラストなどを使って親しみやすさを出すとよいでしょう。一方で、クライアントさんからのテキスト原稿と写真で良いレイアウトができる場合もあります。それによって制作する側の労力はだいぶ違ってきます。
具体的に「グラフ●点、イラスト●点」とご依頼いただくのは難しいと思いますので、イメージに近い冊子などを見せていただけると御見積がしやすいです。

・発行のタイミング（年報、月報、季刊など）
年に１回の発行ですと、毎回新しい誌面を作ることが多くなります。毎月発行ですと、ある程度定型化して誌面作りができます。
定型化することでデザイン費を抑えることも可能ですし、クライアントさんが原稿作成をされる場合も文章量の見当がつき、毎月の編集作業が進めやすくなると思います。

・制作期間（数日or数週間？）
ページ数にもよりますが、数日で制作というのはなかなかタイトなスケジュールです。場合によっては夜間や休日作業も発生します。印刷通販を使う場合は、印刷期間が短いとかなり割高になりますので、スケジュールは余裕があるといいですね。

・配布方法（単独郵送か、何かと同梱か。それとも手渡し？）
会報誌は郵送される場合が多いと思います。その場合でも、A4サイズのものを折らずに送るのか、あるいは折って定型封筒に入れるのかによって、使用する用紙の選択が変わります。
定型封筒で送るなら、なるべく薄い用紙で重量を軽くしたほうが良いでしょう。ゆうメールのようなもので送る、あるいは商品などと同梱するのであれば、重量についての制限は多少ゆるくなります。送料によって用紙を選択することは、用紙代を含む印刷費に関係してきます。

ご予算があまりない場合でも、制作方法によってコストを抑えることも可能です。ぜひ一度ご相談ください。

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定期刊行物の落とし穴

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
当社では社内報や年報、ガイドブックなど、さまざまな定期刊行物の制作をさせていただいています。
定期刊行物でよくあるミスは「日付」です。

定期刊行物の場合、各コーナー毎にフォーマットを作成し毎号使用することがほとんどです。原稿を作られるお客様も、前号をベースに原稿を作られることでしょう。
社内報などでは毎号それなりに内容に変化があるので、前号をベースにしつつも内容は書き直し、「新しい原稿」としていただきます。
一方、大きな変化がない「団体規約書」「業界ガイドブック」などの場合、変更箇所のみをご連絡いただくことがあります。

ある団体様が出されている年刊のガイドブックは、会員住所などの変更はあるものの、説明的なページはあまり変更がありません。そのため「前年と同じ」と思われるページは特に修正のご指示がありません。
がしかし！日付の更新などが必要な場合があるのです。

最終ページに掲載している発行日。2015年への変更が必要です

このほかにも「●年●月現在」としての報告ページなど、内容が変わっていなくても日付の修正が必要な場合がありますし、消費税の変更等による金額の修正が必要な場合も出てきます。

当社ではそういった箇所も可能な限りチェックしてお客様に確認しながら制作を進めます。時として「変更無しでいいんだよ！」とウルサク思われているかもしれませんが、少しでもミスを防ぎたいという気持ちからです。どうぞご理解いただけますよう…。

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広報誌の制作15 色校正・印刷

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印刷所に回した印刷物は、多くの場合「色校正」を出してもらいます。これは文字どおり色を確認するものです。イメージどおりの濃度に出ているか、グラデーションがトーンジャンプなどせずにきれいに出ているか…など、色に関する確認をします。
もちろんデザイン会社でもカラー出力をして色を確認していますが、これはプリンターでの出力です。実際の印刷とはインクも違えば印刷方法も異なります。

最近は「デジタルコンセンサス」「カラープルーフ」などいくつか色校正の方法がありますが、本来は「本機校正」といわれる方法で校正を出したいところです。これが一番、実際の印刷に近いからです。ただ費用がかかるので、微妙な色具合を気にしないのであれば他の方法でもやむなし、ですね。
いずれにしてもこの段階で、レイアウト変更や原稿修正というほどの文字直しは避けたいものです。

色校正でOKとなったら実際の印刷に入り、指定の製本方式で綴じられて納品されます。
さて、思いどおりのものに仕上がっていますか?

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広報誌の制作14 校了・印刷入稿

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
さあ校了したらいよいよ入稿です。ここは通常デザイン会社で行われているので、クライアントさんはあまり気にされなくて大丈夫ですが、知っていていただけるといいですね。
入稿の仕方はデザイン会社や印刷会社によって、あるいは制作するものによって多少異なります。

Adobeのデザインソフトを使用しているデザイン会社さんが多いと思いますが、バージョンもいろいろあります。また、使用しているフォントを印刷会社さんが必ず持っているとも限りません。印刷会社さんが同じフォントを持っていないと、入稿データのフォントが置き換わってしまう、ひどいときはページ内から文字があふれたりすることもあるのでフォントの確認も必要です。

一方そういったことが起きにくいのがPDF入稿です。ただPDF入稿では、印刷会社さんでデータを修正することができません。色校正を出したあとに「もう少し明るく」とか「色を調整して」といった希望が出ても、印刷会社さんでの微調整ができないのです。
そういった違いも考慮して、印刷会社さんと打ち合せをしたうえで入稿データを作成します。

また「面付け」といって、製本仕様に基づいてページを配置することも必要です。最近ではほとんど印刷会社さんで面付けしてくれますが、確認のうえ入稿します。

▲そのまま印刷できるように「面付け」したトンボ付きのデータ。
　左が７ページ、右が２ページになるように配置している

私たちデザイン会社ではそういったことも考慮して入稿していますが、さて思ったとおりに印刷されてくるでしょうか。

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広報誌の制作13 再校・再校戻し

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
「初校」の確認で修正指示をいただいた量が少なければ、私どもの責任において校了＝校正を終了することもあります。しかし多くの場合は「初校」でそれなりの量の修正が発生するので、「再校」となります。

「再校」では修正箇所が正しく直っているかどうかはもちろん、直したことで新たな問題が起きていないか＝副作用がおきていないか、という確認も必要です。それらのチェックの中で再び修正箇所が見つかったら「再校戻し」として私どもで修正します。

それをまた確認し…とやっているといつまでも校了にならないうえ「副作用」の危険性も高まります。発行日も見据えながら校了しましょう。

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広報誌の制作12 初校・初校戻し

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
レイアウトが済んだら「初校」としてクライアントさんに提出し、ご確認いただきます。この確認を何度行うかというのは、クライアントさんのご希望によったりデザイン会社によったりします。

文字原稿の状態でしっかり校正をしても、レイアウトした状態では思わぬミスが見つかるものです。写真のキャプションと本文とで固有名詞が違っていたり、本文にあまり合わない写真を使っていたり。
写真が今ひとつで修正してほしいというのもこの段階で依頼されることが多いですね。「ヒゲを薄くして」「金髪を黒くして」「おでこのテカリを押さえて」といったご注文もありました（^^）

文字校正とともに見出しやキャプションとの整合性確認、写真や図版類の配置確認など、細かいチェックをして修正箇所をご指示いただく＝赤字を入れて戻していただくのが「初校戻し」です。本当は１回でチェックが終了し「再校」がないのがベターですが、なかなかそうはいきませんね。

昔と違って今は「パソコンで簡単に直せるでしょ」と思われるようで、何度も「戻し→修正」を繰り返されるクライアントさんもいらっしゃいます。それにより、今まで問題がなかったところに変な影響が出たり、修正したところが何かの拍子に前の状態に戻ったりという「副作用」もあります。

我々はもちろん、クライアントさんにもじっくりしっかりご確認いただいて一度に修正する、というのが良いものができる進め方だと思います。

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広報誌の制作11 レイアウト

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
広報誌の制作行程で、編集の次はいよいよレイアウトです。

内容に合わせて見出しのフォント（書体）を考えたり、誌面構成案にそって写真や図版を入れたりしていきます。特集記事は写真や見出しもインパクトのあるようにレイアウトし、読者の興味を惹きましょう。
中面に比べ誰の目にも触れる最終ページ、こちらも読者に伝えたい内容を配置し、組み方に変化をもたせるなどの工夫をするといいですね。

▲左が１ページ目。特集として写真も大きく扱っている。
　右は最終ページ。関係者トップの寄稿とお知らせなど。

ドラマなどで「出演者」をクレジットするときもいろいろ考慮されていますが、広報誌や社内報の記事のレイアウトもさまざまなことを考慮する必要があります。
記事の重要性や執筆者（寄稿者）の立場なども十分に考えたうえで、どのページにどのくらいのサイズで掲載するかを決めていきます。これは編集段階で考えておくことですが、デザインやレイアウトの仕方で重要性などを演出することも可能です。
固い内容で読みにくい場合は、イラストを入れたり図解して説明するなど、読み手の立場に伝えるための工夫もしたいですね。
当社ではそういったご提案も致しますので、どうぞご相談ください。

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広報誌の制作10 編集・校正

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
広報誌・社内報の原稿があがってきたら、いよいよ「編集・校正」という行程です。
・企画・編集会議の方針に沿った内容になっているか
・読み手に伝わる文章になっているか

ここで「読み手は誰か」ということをもう一度よく考えましょう。
広報誌として読者対象が広いのであれば、誰が読んでも分かるような書き方が必要です。専門用語や業界用語などの羅列では、多くの方に伝わる文章とは言えません。
社内報であれば専門用語や業界用語もある程度は良いでしょうし、専門的な内容も上手に取り上げたいですね。

用字用語の統一や誤字脱字のチェックも必要です。特に執筆者が複数になるときは、用語の使い方がバラバラになりがちなので注意が必要です。例えば……

「～して下さい」　「～してください」　
「お願い致します」　「お願いいたします」
「漫画」　「マンガ」　「まんが」

漢字、カタカナ、ひらがなの使い分けなど、編集部での決まりを作っておくと校正が楽になります。
大手新聞社などからも「用語の手引き」といった本が出ているので、自分たちの基準とするものを一冊選んでおくといいですよ。

原稿量は予定どおりでしたか。予定していたより多い場合、少ない場合、どちらもあるでしょう。
・多ければ不要な部分を割愛する。まとめ方を工夫し文章量を減らす
・不足するなら文章を足す。写真やイラスト、図版などで補う
というように、誌面構成も考慮しながら「わかりやすく」「読みやすく」まとめていきましょう。

当社では編集・校正も承ります。ご相談・ご質問はお気軽にどうぞ。

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広報誌の制作9 原稿量と締め切り

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
広報誌あるいは社内報を発行するために「企画・編集会議」で、どのような記事を掲載するかは決まりましたか。
それぞれの記事については「広報誌の制作ポイント ２」で述べたような手法を使いながら編集していきますが、企画段階で
・掲載ページ
・大まかな文字数
・原稿の締め切り日
などを決めておくことが必要です。

座談会やインタビューなどは、時にとして…いえ、必ずといっていいほど話が脱線しがちです(^^)。そこから思わぬ面白い記事が書けることもありますが、基本的には掲載したいテーマにのっとってまとめていきます。写真やグラフなど文字原稿以外に掲載するものがある場合は、その分も勘案して掲載量をイメージしてみましょう。
Ａ４冊子の１ページ程度しか掲載できないのに３時間も座談会をしては、ほとんどの内容をカットすることになり出席者の方々にも失礼ですよね。掲載ボリュームにあわせて座談会やインタビューもセッティングすると良いでしょう。

▲座談会ページの例。写真の分も考慮して原稿作成。

締め切りは
１、執筆者の締め切り
２、座談会、インタビューほか関係者チェックの締め切り
３、２のチェックを反映したレイアウト用原稿の締め切り
など、各段階の締め切りを決めておくといいですね。
もちろん寄稿を依頼するときも、文字数や締め切り日をきちんと伝えてお願いしましょう。

広報誌や社内報についてのご相談・ご質問はお気軽に。原稿作成時の目安となる文字数提案も致します。

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