事前資料の落とし穴

東京港区のデザイン会社 グラフィックメイトの大里早苗です。
連日 大変な暑さですが、今日はまた「この夏一番」という暑さのようです。夏休み中は課題のための来館と思われる学生さんたちが社窓にたくさん見られましたが、今日は人影も少なく樹々が濃い影を落としています。

学校が夏休みに入る直前にPTA広報誌の第二弾を発行しました。休み前に配布できるよう慌ただしい制作となりましたが、なんとか間に合いました。今回は各学年のイベント紹介号ということで、３年生の修学旅行、２年生の職場体験、１年生の宿泊学習をとりあげました。
学校側から提供された資料はそれぞれのイベントの事前資料でしたが、これが実際とは異なる部分がありました。職場体験の受け入れ先が変わったり、宿泊学習のスローガンが変わっていたり…。それぞれの学年の広報委員が気づいたので、学校側に確認し正しい情報を掲載できましたが、事前資料は変更になる場合があるのですね。変更自体はやむを得ないことですから、掲載時に最新情報の確認をすべきところでしょう。

これは企業の広報誌や社内報にも言えることです。企画段階と実行段階では時間経過や状況により、内容が変わることは多々あります。また大きな組織でありがちなのが、広報部や総務などが把握している情報と、担当部署や現場の状況に差異が生じるということです。
広報誌や社内報に掲載する場合は、事前資料だけでなく現在の状況はどう変化しているのか、あるいは実際にはどう実行されたのか、といったことの確認が必要です。


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