⑥ クラウドサービスの活用
IT化を始めたばかりの中小企業が取り入れやすいのが「クラウドサービス（クラウドコンピューティング）」です。
クラウドサービスとは、インターネット上のネットワークを介してアプリケーションを利用できる仕組みのことで、インターネットに接続できる環境であればすぐに導入できます。このクラウドサービスは低コストで短期間に導入できる特徴があります。クラウドサービスには、以下のようなメリットとデメリットがあります。
＜メリット＞
自社でサーバーや情報処理ソフトウェアを保有する必要がなく、初期投資を抑えられる。
・短期間で導入できる。
・常に最新のサービスを利用できる。
・メンテナンスするが必要ない。
・サービスの利用範囲を必要に応じて変更できる。
・システム開発のための人員を配置する必要がない。
・パソコンがあれば出張先や自宅からも利用できる。
＜デメリット＞
・インターネット環境に不具合が生じると業務が滞る。
・セキュリティ対策のレベルはサービス運営会社に委ねられている。
・自由にカスタマイズしにくい。
デメリットはあるものの、コスト削減や業務効率化という観点からすると、資金や人員に限りのある中小企業にとってクラウドサービスは魅力的なツールと言えます。
クラウドサービスにはさまざまな種類があるため、自社のどの業務に活用すべきかよく検討する必要があります。クラウドサービスが導入されている代表的な領域は以下のとおりです。
・文書管理
・スケジュール管理
・ワークフロー管理
・顧客情報管理
・財務会計管理
・販売管理
・在庫管理
・生産管理
・人事管理
・給与管理
クラウドサービスを導入すると、これまでの業務フローを多少変更しなければならないことがあります。
最初は経理担当者のみが使うサービスを導入し、少しずつ範囲を拡大するなど柔軟な対応も可能なため、自社の状況に応じて積極的に活用しましょう。
出典：Bizpedia編集部