現状と対策！！！

とーーーーーってもお久ブログです
ようやく、ようやく、ようやく・・・・

長ーい長ーい長ーい・・・七五三シーズンが落ち着きました（まだ七五三は１２月も数件残っていますが）

今年もきつかった～
ほぼ無休で出張着付けに奔走しておりました

そして、そんな中、前回のブログに書いたような恐ろしい失敗があり、その後はブログは後回しにお仕事の内容確認に集中していました

あの失敗以来、土日祝日に携帯電話が入ると「どきっっっ」としてます。
ご訪問漏れがないか、ハラハラ完全にトラウマですね

「失敗」が起こるという事は、必ず「現状」に問題があるのだと考えます
いわゆる「サイン」ですね。
良く大企業が大きなトラブルを起こした時に謝罪をしていますが、多分その前からちっちゃなサインが絶対出ていたはず。それを放置した結果大きなトラブルが起こるのだと思います

そのちっちゃなサインを見逃さず、きちんと対策を考える事が絶対に大事
そこで、私も現在の花＊小紋の現状と、今後ミスを起こさないべき対策を練ってみる事に・・・
かなり長文なので、出張着付けのお仕事に興味の無い方はスルーして下さい

さて、まずは現状から。
出張着付けのお仕事はオンシーズン、オフシーズンがあります。
卒業・入学シーズンの春と七五三シーズンの秋はご依頼が集中
そして、なんといっても七五三を迎える「１１月」は１年のうちの最大のピーク

半年前からご予約が入りだし、夏休み明けには土日祝日はほぼご予約
通常の月の約２倍のお客様が殺到します。
どうしても調整ができず、お断りするお客様もとても多く申し訳ない限りです。

そんな大混雑の状況の中、お客様への事務作業とスタッフさんへの連絡、当日の着付けのお仕事が入り乱れ、いつミスが起きてもおかしくないギリギリの状況。
そして、七五三は結婚式と違って天候が悪いと延期になります。
今年のように、週末が悪天候続きだとさらに、延期やキャンセルで事務作業が複雑になっていくのでした

「どうしたら」ミスが起きないような体制作りができるのか・・・・

一番簡単な方法はズバリお受けする仕事の数を減らす事ですが、お客様を困らせるような安易な手法は選ばないように最善策を考えねば

次に考えられるのは「いかに事務作業を減らすか」
お客様からお問い合わせがあり当日を迎えるまで、最低でも３回、お支度人数が多く変更の多いお客様だと２０回近くメールや電話でのやり取りがあります。
この作業が実は最も気を使い大変な部分です。
しかし、お客様が安心して当日を迎えるには、やはり省略できない部分
きめ細やかな対応が花＊小紋の売りなので、そこも削る訳にはいかないですね。
アルバイトをお願いしたい位の時もありますが、お願いするほどの量でもなく一時期だけ、そして内容も複雑なので、何とか自分で対応したいところ


さ～。どうしたものか・・・・

考えに考えに考えて、今できる対応策を練りだしました。

備忘録ファイルを作る

このお仕事はとにかく変更が多いんです。直前の内容や時間変更、延期などはしょっちゅうです。
今は、お客様にお送りする資料にメモをして対応しています。
ただ、ピーク時になると山積みになった資料の中から探すのが面倒でつい記入漏れ・・なんて事も起きやすくなります。
そこで、１件に１枚作成した備忘録だけのファイルを用意し、すぐに取り出せて何でもメモしていくようにしようと考えました。
変更漏れだけは絶対注意していかないと


連絡は早めに準備する

お客様への直前連絡は当日の2-3日前に行っています。週末はどうしてもスタッフ連絡や自分の準備でバタバタしてしまうので余裕のある時に、お客様へのメールやスタッフさんへのメールをまとめて下書きしておこうと考えました。
「あとは送信するだけ」の状況にしておけば、忙しい時にメール作成に時間を取られなくなり余裕がでるはず。
時間に余裕が出れば、お客様の過去のやり取りをじっくり再確認して間違いが起きにくくなりますね。

外出先での電話には出ない

お問い合わせや変更連絡はメールの場合と電話の場合があります。
外出中にかかってきた電話の場合、筆記用具やメモもない事が多く、どこかにちらっとメモしたり携帯に打ち込んで対応しています
忘れないように気を付けてはいるものの、やはりミスが起きやすい危ない状況ですね。
現在はは外出中でも、電話が取れる環境の場合は電話での対応をしていますが、今後は外出中の電話には出ないようにしようと考えました。
必要があれば必ず留守電に残しておいていただけるし、メールやHPのお問い合わせフォームもあるので無理に出てミスを犯すリスクより、確実に対応できる環境でお受けした方がよいと判断しました。
もちろん、留守電の内容次第では早急に折り返しの電話をさせて頂きます。
ただ、やはり電話は内容が「残らない」のが最大のデメリットなので、変更やキャンセルについてもメールでのやりとりが確実ですね。「言った」「言わない」という状況をつくらない事が大切


きちんと休む

性格的に頼まれると断れない
その為、無理してもご予約を何とか詰め込んでしまう傾向にあります。
今年も、１日２件までと決めていたのに、やはり３件入れてしまった事も多々ありました。
無理すると疲労がたまり、集中力がなくなりミスを起こす
１１月は疲れと寝不足で頭がぼーっとしていた事も多いので、ここは改善の余地ありですね

休むという事はお受けできるお客様の人数が減ってしまうという一番申し訳ない選択ではあるのですが・・・
ただ、無理をし過ぎて体調を崩したらどうにもならない
「無休」はやめて休息日は作ろうと決意。
せめて、午前中にびっちり仕事が入っていたら午後のご予約は入れず、家での休息と事務作業の時間に充てる。
心身に「余裕」が無くなるとミスが起きやすくなるので、ちゃんと休ませ頂こうと考えています。

といっても、そんなに大幅にお客様のお受けできる人数が減るわけではないのでご安心ください
１１月の午後のご依頼が少々お受けできなくなるかも・・・といった感じですかね。

お仕事が多すぎるという贅沢な悩み・・・というのは本当によくわかっているんです
いかに慎重に、丁寧に、確実に仕事をこなしていくか、これからもずーっと考えていきたいテーマですね。
「失敗は成功のモト」

がんばるぞ～～～

さて、本日のお写真はおすまし顔がキュートな７歳さん
将来の夢をこっそり聞くと「アイドル」と小声で教えてくれました
十分なれる可愛さ　将来、アイドルになって七五三の時の写真テレビに出して下さいね