みやけ司法書士・FP事務所のKOBE開業Diary 

神戸市北区で相続、成年後見、生前整理のご相談をお受けし、トータルで支援している司法書士、行政書士の事務所です。

「さがしもの」をなくすには

2020-03-16 10:00:00 | 効率化

こんにちは。

本日も、みやけ司法書士・FP事務所のブログにご訪問くださいまして、ありがとうございます。

当事務所のHPはこちら → https://www.miyake-hyogo.com/

生前整理(一般社団法人生前整理普及協会HP)についてはこちら→ https://seizenseiri.net/

 

突然ですが、時間には限りがあります。

1日24時間、これはどんな人にも平等です。

この限りある時間を大切にするために、無駄なことに時間を費やすことは避けたいものです。

 

この無駄な時間の最たるものは、「さがしもの」をすることではないでしょうか。

・いつも置いているところにあるはずの物がない。

・この前買った物がない。

・受け取ったはずのものがない。

といったこと、しばしばありませんか?

 

コクヨが、週に書類を5日以上検索する有職者を対象にした調査では、

1日のうち書類を探す時間はおおよそ20分であったとありました。

これを週5日勤務で、月4週、12か月で換算すると…、

なんと年80時間も探し物をしていることになるそうです

ということは、大なり小なり、

多くの人が「さがしもの」に多くの時間を費やしているということですね

 

あったはずのものが見当たらない…ということはあります。

特に、無意識でおいてしまったとき。

何気なく、その辺に「ぽんっ」と置いてしまったものは、

どこに置いたか分からなくなりがち。

この、「何気なく、ぽんっ」をしてしまうときの傾向としては、

・慌てているとき

・他のことを考えているとき

・疲れて、思考力が落ちているとき

などではないかと考えています。

かといって、四六時中、気を張って生活することは不可能です

 

このさがしものをなくすための対策としては、

・物を減らす

・物の置き場所をきちんと決める

といったことが、よく言われています。

 

物が減れば、探す対象が少なくなります。

そもそも、「さがしもの」は、「散らかっているもの」の中に紛れていたりするもの。

物自体が減ることで、散らかりにくくなりますし、

仮にぽんっと置いても、他のものと紛れません。

無意識にぽんっと置くときは、引き出しなどの奥の方に入れるわけではなく、

その辺にあるはずです。

 

そして、物の置き場所・定位置を決めておくことも大切。

置き場所が決まっていると、片付けることができます。

散らかってしまうのは、

・置くべき場所が決まっていなかったり、

・その場所に置くのが面倒だったり、

・置く場所がすでに他の物でいっぱいで、新たに入るスペースがなく、

その辺に「仮に」置いてしまうから。

 

となれば、必然的に取るべき対策が明らかになってきますね。

・置く場所が決まっていなければ、きちんと決める

・その場所に置くのが面倒であれば、面倒ではない方法を考える

(場所を変えたり、片付ける手順を検討するなど)

・置く場所のスペースが不足しているのであれば、

 新たなスペースを設けたり、入っている物を減らす

 

結論としては、

面倒な片付ける手間を省くには、まずは、物を減らすこと

ただ、物を減らすには、ある程度まとまった時間が必要ですから、

日々簡単にできることは、できるだけ「物を入れない」こと。

これなら、すぐにできそうです。

お金の節約にもなるし、一石二鳥ですね。

 

物を手放すことに関する投稿はこちら ↓ ↓ ↓

https://blog.goo.ne.jp/miyakeoffice/d/20200213

 

 

と、書きながら、日々実践に悩んでいる今日この頃です

 

本日も、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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 このほかにも、「生前整理」や「エンディングノート作成」に関することなど

 ご希望に応じてマンツーマンやグループでの講座も行います。

 内容や日程はご相談ください。(費用は内容や人数によって異なりますので、お問い合わせください。)

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To Doリストを活用してみたら

2019-11-28 10:00:00 | 効率化

こんにちは。

本日も、みやけ司法書士・FP事務所のブログにご訪問くださいまして、ありがとうございます。

 

日々、何とかして業務を効率化できないものかと考えています。

自分なりにいろいろ工夫しているのですが、少しでも無駄を省くためにも、

するべきことをまとめるために「To Doリスト」を作成しています。

これは、多くの方がされていますよね。

 

でも、十分に活用できていますか?

リストを作っても、見るのを忘れたり

外出時に持って出るのを忘れたり…していませんか

こんなおっちょこちょいは...いらっしゃいません...よね

(当事務所ではときどきある事件??ですが。)

 

というこで、アプリを活用することにしてみました。

スマホとパソコンの両方で使えるものであれば、同期すれば、両方から見ることができて便利です。

 

今、利用しているのは、マイクロソフトのアプリです。

https://products.office.com/ja-jp/microsoft-to-do-list-app?rtc=1

この画面のサンプルは英語ですが、ちゃんと日本語でできますから大丈夫ですよ

 

通知設定をすれば、アプリを開かなくても、スマホとパソコンの両方に、簡易な案内が表示されます。

この簡易な表示(ポップアップ機能)はとても助かります。

しばらくは覚えていても、バタバタしていたり、他の作業に取り掛かっていたら、

すっかりするべきことを忘れてしまっていることがあるので

 

ただ、この機能、

早めに設定していると、何度も出てくるので、それはそれでうっとおしいのですが。

 

例えば、ある用事があって外出するときに、持って出るべき資料があったとして、

気が付いたときに、すぐかばんに入れておけばいいのですが、

その書類が必要ではない外出のときにも、ずっと持ち歩くのは不安ですよね。

特に大事な書類であれば。

それで、肝心の外出をするときに持って出るのを忘れてしまうのです

 

でも、このポップアップ機能があることで、

外出時間のちょっと前に通知設定をしておけば、パソコン、スマホの両方で確認できます。

パソコンの電源を落としてしまっても、スマホがあるから大丈夫

 

手書きの方が早いと思って、ノートに手書きをしていた時もありましたが、

つい面倒で、ノートをチェックしなかったら、案の定忘れてしまうということもあったので、

そういう意味ではとても助かっています。

 

また、繰り返し機能があるので、

2日とか、一週間とか、一か月といった設定をしておけば、

終了した時点で、その該当日に自動でタスクが入りますので、何度も同じ入力する必要はありません。

 

タスクをジャンル分けすることもできますよ。

仕事とプライベートと、それぞれ別にタスク表をつくることができますし、

ジャンル分けしても、「今後の予定」として、日付ごとに自動で並びます。

そのため、作成はジャンルごと、チェックは日付ごとという風に活用しています。

 

この他にも、Googleなどいろいろなアプリがありますので、

興味のある方は、チェックしてみてくださいね。

 

本日も、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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ショートカットキーが覚えられない!

2019-08-26 10:00:00 | 効率化

こんにちは。

本日も、みやけ司法書士・FP事務所のブログにご訪問くださいまして、ありがとうございます。

 

以前、このブログでも業務の効率化について書かせていただいたことがありました。

働き方改革が叫ばれ続ける昨今、

多くの企業や官公庁で、新たな働き方が模索されているところだと思います。



とはいえ、私たちのような個人事業主は...というと、多くは資金力もなく、

新たな設備を導入するにも限界があります

(もちろん資金力のあるところはたくさんあると思いますが)



となれば、長時間労働をするか、何とか工夫をするしかありません。

個人事業主や小規模な会社の最大のメリットは、フットワークの軽いところ。

私の場合、思いつきでやって、ダメならやめて...と気軽に試すことができます。

というか、ほとんど思いつきばかりです



とりあえず、ショートカットキーを使いこなせたら、効率的だろうなと思いました。

(ショートカットキーについては、個人がすることなので、企業規模は関係ありませんね。)



これなら、外でノートパソコンを使うときに、マウスを忘れても大丈夫です。

でも、なかなか覚えられません

とりあえずは、よく使うキーを中心にチャレンジしていますが、

いちいち本を開くのも面倒なので、書き出してパソコンにでも貼っておこうと思っています


まだ、始めたばかりですが、簡単なものをいくつか覚えたら、少し便利かもと感じています

引き続き、がんばります

 

本日も、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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 ショート講座 ※この講座は1回で終了し、継続するものではありません。

●「今から始める生前整理 ~相続の現場から考える幸せなエンディングとは~」

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いかに効率化すべきか考えてみる

2019-04-15 10:00:00 | 効率化

こんにちは。

本日も、みやけ司法書士・FP事務所のブログにご訪問くださいまして、ありがとうございます。

 

突然ですが、最近、いかに物事を効率的に行うかを考えています

特に、仕事

効率化するために一般的に言われているのは、

todoリストを作る

スキマ時間をうまく活用する

人に任せることのできる仕事は任せる

自分の中でも締切を作る

仕事に要する時間を設定して、一日のスケジュールを立てる

などなど、ありますね。

でも、結局はしなくていい作業はしなくてすむシステムにすることなのかなあ、と思います。

それをした上での、効果ですよね

 

では、しなくていい作業とは何なのか。

探し物をなくすモノ、データともに。

同じことを書いたり、入力しない。

入力の手間を省く。

まとめてできることはまとめてする。

何かのついでにする。(そのためのは、何をすべきなのか明確にしておくことが必要。)

ということで、机周りの物の配置、書類保存方法の見直し、書類の定型化、入力の効率化を考えているところです

といっても、試行錯誤しながらなので、なかなか進まないのですが。

せめてもということで、入力の効率化を目指して、エクセルを使いこなそうと、勉強中です



また、音声入力も積極的に利用することにしました

今のところは、専らグーグルを利用しています。

パソコンでのグーグルの音声入力は、グーグルドキュメントしか使えないため、

他の書類にコピペしなくてはならず、少し面倒ではあるのですが

でも、Windowsの音声入力が全く聞き取ってくれないので、仕方ありません

今後の改善に期待します

 

今回、いろいろと作業していく中で学んだことは、「ひと手間」を惜しまないこと。

たとえ面倒でも、ひと手間をかけることで、今後が円滑になる。

お片付けも、そういうこと...なのでしょうね。

 

本日も、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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