2019年のふりかえり (2) －OutlookとSkypeの機能活用－

　仕事をするうえで、メールでの情報のやり取りは欠かせません。

　メールのテキストで書かれたものがオフィシャルなものとは思っていませんが、会社対会社としてはずいぶん軽い扱いの文書を受け取ることで雑務に追われることも少なくありません。

　ですが、メール自体は連絡ツールとしては便利ですし、上手に使うことも仕事スキルのひとつであるのは疑いようがありません。

　会社で使わているのは、OutlookとSkypeです。

　Skypeは、ネット会議と応答可否の相互確認に使います。
　今年一年もたくさんの外出があり、対面での会議も多くありました。
　一方で、外出を省略して、Skypeでのネット会議で済ませたこともありました。
　ネット会議は、基本的には音声ですが、必要に応じてカメラを使用したり、画面共有機能を使用したりすることができます。
　今年は、これらの機能を積極的に使いこなして、アウトプットを増やすことができたと思います。
　滋賀との会議のときに、カメラで映しながら部品の使われ方を互いに確認したケースがありました。
　このときは、問題の本質的な部分を見誤っていたことが分かり、方向修正することができました。

▼ノートPC（画像は加工してあります）



　Outlookは、メールとスケジュール管理に使っています。

　Outlookは自動返信機能があるので、外出で不在のときにはこの機能を積極的に使うようになりました。これは、メールでの一方的なお願いに対してのお断りの意味合いがあります。
　スケジュール管理も同様で、社内でスケジュールは相互に閲覧可能になっているので、前後のスケジュールを確認してもらえるようにしてあります。

　今年スキルアップできたのは、メールの下書きを準備できることが増えたこと、かな。

　定型化できていることや、ある程度予測できることをあらかじめ準備しておいて、タイミングをみきわめて発信するような先取り型の処理が少しはできるようになりました。
　発信するうえでは、関係者の意見聴取と同意や客観的証拠がないと独りよがりのメールになってしまいかねません。
　メールの下書きなんてたいそうなことではないのですが、そのための段取りがうまくいくようになりました。

　「根回し」と「地ならし」と「ウラ取り」。　
　そこに心を砕いてきた2019年でした。

▼追記(2019.12/24)

　Outlookの機能で最近積極的に活用しているのがもう一つありました。
　それは、フラグの設定とアラームの設定です。

　どういうものかというと、受信または発信したメールに日時を設定したフラグを立てて、アラームを立てることです。
　Outlook側で締め切りの日時設定を仕込んでおいて、うっかりを防ぐようにしています。
　またOutlookのスケジュール管理でもアラームを設定して、アポの忘れを防ぐようにしています。

　これの最大のメリットは、納期や約束を忘れないこと…ではなくて、納期や約束をのことで頭のなかがいっぱいにならずに、ほかのことを進められることです。