会議は時間の無駄 （その2）

（続き）

仕組みには各社毎の色が出ます。

会社の方針などに基づいて作られている為、同じものは無いと思います。

他社でうまく行っている仕組みを取り入れても、うまくいかない事が多いと思います。

会議の進行方法については、基本はあります。

参加者、進行者ともに関係する事を書いていきますね。

会議招集に際し、最初に伝える事は5W1Hです。

①いつ行われるのか？（朝　or　昼　or　夜）

会議がいつ行われるのか？これは重要な内容です。参加者はそれにより、その日のスケジュールが決まってきます）

②どこで行われるのか？（インサイト　or 　オフサイト）

会議は社内で行うものと思っているかもしれませんが、アイデア出しの会議の場合は場所も重要な要素です。

良いアイデアは会議では生まれないとも言われています。ですから、それを逆手に取り「アイデア出し旅行会」等を企画しても良いかもしれません。

③参加者は誰か？

他に誰が参加しているのか？参加している人によって、会議の雰囲気が変わりますし、時間をコミットする上でも重要な要素となります。

あらためて明記される事で、意識も変わるものです。

④目的は何か？（何を達成したいのか？）

改善なのか？新しい事業についてなのか？

アイデア出しなのか？検討する会議なのか？決める会議なのか？

事前に周知する事で、参加の心構えが変わってきます。

⑤いつまでに決めるのか？（今日　or　今月　or　来月）

どのような会議なのか？

（出し、検討、決定）にもよりますが、いつまでに決めるのかによって参加者の準備の質やコミットも変わってきます。

⑥どのような方法で決めるのか？（合議制　or　周知集約法　or　反対意見集約法）

会議は報告する場だった会社の場合拍子抜けするかもしれません。

会議は決める場でもあるのです。言いかえれば、決定の責任者が意見を聞きたいからプロジェクトを発動する事なんです。

また決め方ですから、完全に多数決で行っても良いと思いますし、過半数で決定でも良いと思います。

これを最初に明確にしておく事です。

意外に声に出されていない事のように感じます。

以上を参加者全員でシェアしておきたいものです。

次に会議のスキームについて説明しておきます。

まずアイデア出しをする会議の場合です。

準備（自分の意見をまとめておく）、チェックイン（good ＆　new）、各自の意見を発表、興味がある意見に対して掘り下げる質問、グルーピング。

次に検討する会議の場合です。

準備（自分の意見をまとめておく、議案に関係する資料集め）、チェックイン（good ＆　new）、各自の見解を発表、絞り込み。

最後に決める会議の場合です。

準備（自分の意見をまとめておく）、チェックイン（good ＆　new）、各自の見解を発表、決定。

さあここまで会議の仕組みについて説明をさせていただきました。

一番難しいとされるのが、ファシリテートなんです。

（続く）