草加市役所第二庁舎に設置されている証明写真機のマイナンバーカード申請機能が、写真機設置会社のミスによる不具合で大幅に遅れる問題について、市役所資産活用課に行っている調査事項の中間報告がありました。
証明写真機によるオンライン申請の流れは、市民が証明写真機で申請し、㈱プラザクリエイト（以下、プラザ社）が設置した写真機から申請データがＪ－ＬＩＳ（ジェイリス：地方公共団体情報システム機構）へ送信されます。受信後、Ｊ－ＬＩＳがカード発行作業をおこない、完成したカードを市役所に送付。市役所は、完成したカードの交付作業を行います。
そのため、市役所とプラザ社との契約関係は、プラザ社が市から場所を借りて証明写真機を設置しているだけの関係です。自動販売機と一緒です。つまり、市は今回の問題の行政処分を行えず、その役割はＪ－ＬＩＳが担うものとの認識に立って、Ｊ－ＬＩＳへの確認を市担当課に依頼しました。
ところが、Ｊ－ＬＩＳからの回答は、①Ｊ－ＬＩＳとプラザ社との契約はあくまでも技術情報に関する守秘義務のみである、②そのため、今回の問題では、当該守秘義務に違反していないので処分には該当しない、③Ｊ－ＬＩＳの業務は受理した申請に基づいてマイナンバーカードの審査・発行を行うことであり、Ｊ－ＬＩＳ到達前のトラブルについては契約関係になく、監督権限もないため、今回の業務上の問題についての監視等権限はＪ－ＬＩＳにないという趣旨の回答でした。マイナンバーカードの発行遅延により生じた市民への損害に対して、責任がどこにあるのか分からないという怪奇現象がおきています。
引き続き、問題の調査を進めていきます。
＜問題の概要＞
草加市役所第二庁舎（1階）にある証明写真機で行ったマイナンバーカードの申請について、設置会社のプラザ社が、発行業務を担うＪ－ＬＩＳに送るべき申請データを送信せず、プラザ社のサーバーに滞留したままとなっていました。未送信だった期間は今年4月1日から5月13日までの約1か月半で、申請者193人に影響が生じました。申請者（市民）から市に問い合わせがあり発覚。滞留していたデータは5月14日に送信されましたが、カード交付申請受付までの期間が通常より最大１カ月半程度も遅れたとのことです。（申請受付から実際にカードが交付されるまでには更に時間を要します）
※問題の詳細は→佐藤憲和ブログ【証明写真機の設置会社ミスでマイナンバー手続き大幅遅延／草加市】
証明写真機によるオンライン申請の流れは、市民が証明写真機で申請し、㈱プラザクリエイト（以下、プラザ社）が設置した写真機から申請データがＪ－ＬＩＳ（ジェイリス：地方公共団体情報システム機構）へ送信されます。受信後、Ｊ－ＬＩＳがカード発行作業をおこない、完成したカードを市役所に送付。市役所は、完成したカードの交付作業を行います。
そのため、市役所とプラザ社との契約関係は、プラザ社が市から場所を借りて証明写真機を設置しているだけの関係です。自動販売機と一緒です。つまり、市は今回の問題の行政処分を行えず、その役割はＪ－ＬＩＳが担うものとの認識に立って、Ｊ－ＬＩＳへの確認を市担当課に依頼しました。
ところが、Ｊ－ＬＩＳからの回答は、①Ｊ－ＬＩＳとプラザ社との契約はあくまでも技術情報に関する守秘義務のみである、②そのため、今回の問題では、当該守秘義務に違反していないので処分には該当しない、③Ｊ－ＬＩＳの業務は受理した申請に基づいてマイナンバーカードの審査・発行を行うことであり、Ｊ－ＬＩＳ到達前のトラブルについては契約関係になく、監督権限もないため、今回の業務上の問題についての監視等権限はＪ－ＬＩＳにないという趣旨の回答でした。マイナンバーカードの発行遅延により生じた市民への損害に対して、責任がどこにあるのか分からないという怪奇現象がおきています。
引き続き、問題の調査を進めていきます。
＜問題の概要＞
草加市役所第二庁舎（1階）にある証明写真機で行ったマイナンバーカードの申請について、設置会社のプラザ社が、発行業務を担うＪ－ＬＩＳに送るべき申請データを送信せず、プラザ社のサーバーに滞留したままとなっていました。未送信だった期間は今年4月1日から5月13日までの約1か月半で、申請者193人に影響が生じました。申請者（市民）から市に問い合わせがあり発覚。滞留していたデータは5月14日に送信されましたが、カード交付申請受付までの期間が通常より最大１カ月半程度も遅れたとのことです。（申請受付から実際にカードが交付されるまでには更に時間を要します）
※問題の詳細は→佐藤憲和ブログ【証明写真機の設置会社ミスでマイナンバー手続き大幅遅延／草加市】
プラザ社から申請者193人への詫び文と詫び金で手打ちに、となるのでしょう。
自治体にできることは、、、装置の設置会社にサーバをきちんと運用する能力(経営状態を含む)があるか否かの「審査基準」を設けて、定期的に(事業者への立ち入り検査を含む)審査し続けること、くらいかと(自治体が数多抱える外部との関係という点を重視すれば、他の事でも起きうる事でしょう)。
ちなみに、当方も写真撮影機を使って、マイナンバーカードの申請をしました(随分と昔の話です)。サーバへのデータ滞留を気にも留めずに。。。他の自治体にとっても貴重なケースになると思います。
おっしゃる通りプラザ社の責任であることは間違いありません。ただ、その責任についての処分などを判断する行政として責任者が不在なのです。
行政サービスの一部を民間が担うなかで、そのサービスに対するチェックや監視する行政サイドの責任者が誰かわからない。というような状況です。
契約で縛りを掛ける方法も、法令で縛りを掛ける方法もありうるでしょう。
ただ……どちらにしても、信頼性を要求すればするほど、コストに跳ね跳ね返ってきます(IT周りで顕著に)。そのコストを誰が被るのか、という問題も出てきます。
(もし写真機の会社さんが「大量の申請を扱う」事態を想定していたのならば、そもそも申請サービスを提供しなかったのかもしれません。)
責任関係を明確化することは、極めて重要です。
ただ、どこまで信頼性を求めるか、裏を返せば、どこで信頼性を諦めるか、という視点も大切かと(保険・海商で、リスクとコストのパランスを叩き込まれた事を思い出しました)。
(Ｊ－ＬＩＳへのデータ送信完了を申請者に知らせる仕組みがあれば、事態は変わっていたのかな、とも思います。)
残念ながら現状は、設置会社の対応にどんな問題があったのかを調査し改善策を見出す行政サイドの責任者が不明なのです。
また、今回は市役所内の写真機でしたが、仮にこれが民間施設に設置されている他の写真機で起きていたら、市は一切把握することすらできません。ですが、市民からの問い合わせや対応は市役所窓口に来ます。市が何の情報も掴めない上に「わかりません」などと返答することもできない訳です。
自治体に責任を問いているのではなく、自治体が責任を持てない危機管理の現状について問題のあぶり出しと改善策を自治体職員と探っているのです。
おっしゃるようなリスクとコストのバランスの議論は非常に重要ですが、それ以前の問題なのです…